ミスばかりの事務員

レス24

（トピ主 1 ）

ぴんこ

2013年12月24日 23:54

仕事

半年前に、職場に新しい事務スタッフが入りました。毎日頑張ってくれているのですが、半年経った今でも、ミスがかなり多いのです。こちらが教える際は熱心にメモを取り、実際そのメモを見ながら仕事をしています。また、一度したミスを繰り返すということはあまりないように思います。それでも、「今度はこっちか！」という感じでミスがあります。ミスは単純な計算ミスやうっかりミス、確認モレが原因のようで、多い時は１日に２～３回あったりします。本人も都度反省しているようで、あまり強く叱ったりしづらいのですが、そろそろミスをなくしてほしいというのが本音です。そこで質問なのですが、新しい職場でミスがなくなるのはいつ頃でしょう？いつ頃までがミス許容期間でしょうか？

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チェックリストを作らせては

🙂

おっちゃん

2013年12月25日 15:28

「頑張る」ではなく、具体的にミスを減らす努力をさせた方がいいと思います。

トピ内ID：2126080821

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別視点からですが。

反省

2013年12月25日 15:28

私のことかと思いました。私の場合、とんでもなく忙しい職場で、時間と闘っています。半年近く勤めて感じたことは、同僚たちは同じミスをしても自分たちで直す術を知っっているのです。なので目立つのが私のミスですね。もちろん気をつけてはいるのですが、とにかく追い立てられるのです。酷いのは他人のミスもまず私が疑われること。反論する時間ももったいないので黙って被ることも度々。ミスの修正方法を教えてもらえないのでキツイです。先週は同僚のミス修正の間違い（二重ミス）が大きな問題になりましたが、修正した本人は知らんぷりしてました。何度も聞かれました。「何をしたんだ！」と。マニュアルも整備されてなく、人によって処理もまちまち。挙げ句は見たこともない書類をなくしたと騒がれる。。。答えになってないですが、何かの参考まで。

トピ内ID：9705466803

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わからない

ハンナ

2013年12月25日 16:43

私は、自慢じゃないですが５言われて１０理解するタイプ。ただし、とってもミスが多い職場がありました。上司が、気分屋で、叱り方が威圧的で嫌味ったらしくて怖くて怖くて。そこだけはミスが多かったです。萎縮しちゃってミスが怖くなり、更にミスをしてしまうという悪循環に陥ってしまったことがあります。トピ主さんが、そういう人だということではありません。むしろ文章から推測すると、とても良い方だと思います。ただ、（自分で言うのもナンですが）子供のころから利発でオールマイティなタイプだったのに、上司や職場の環境で萎縮して失敗を繰り返す事を経験してびっくりしました。もしかしたら、その事務員さんも自分を責めて萎縮している可能性もあるかもしれません。もしくは、これも私の経験ですが、家庭環境に問題を抱えており、なかなか仕事に集中できない人もいました。一度、職場以外の所で話し合いを持ってみたらいかがですか？何かトピ主さんの見えてない部分が見えるかもしれません。

トピ内ID：1172511627

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３ヶ月ですね

🙂

かつ

2013年12月25日 16:43

許容期間は３ヶ月ですね。３ヶ月過ぎてもミスがあるようでしたら使えませんね、異動してもらった方が良いでしょう。

トピ内ID：2570978632

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もう少し寛大に

🐱

ぷーにゃん

2013年12月25日 16:43

トピ主さんは入社してミス一つ無い状態だったのでしょうか？自分を振り返り、どういう状態だったのか？と思えば怒れないと思いますよミスを少なくするためのアドバイスなどしてあげればいいと思うし計算なら、スピードを求めてないから慌てないで計算してねこれが終わっても間違えてないかもう一度見直してねってな感じでアドバイスをすればいいと思います入社半年、ミスが多いのは本人が悪いか又は、周囲の雰囲気が慌てさせるかだと思いますよ人間ですから失敗無くやれる人なんていませんと言う前提で考えた方が楽ですよだからと言ってミスして叱らないってのはその人が反省しにくいのでミスを見つけたら軽く叱るが「そろそろミスをなくしてほしい」と言う気持ちはあまり持たない方がいいと私は思います

トピ内ID：8677354891

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一通りのミスを経験してから、

柿

2013年12月25日 17:29

ミスは無くなってくると思います。失敗しないと覚えられないタイプなのかも。

トピ内ID：5638572962

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ミスはあるものと思え

よしこ

2013年12月25日 18:58

単純な計算ミスやうっかりミス、確認モレが原因のミスならばダブルチェックで簡単に見つかりますよね。新人さん一人で仕事を完結させるといった割り振りではなく、新人さんには、入力・資料作成・コピーなどの仕事をしてもらい、最後に別のベテランさんがチェック駄目だしをすれば仕事的には差し障りないと思います。ミスする人は必ずミスします。ミスを見逃さない組織づくりをお勧めします。

トピ内ID：7294682187

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ミスするほうも辛い。

🐤

mayu

2013年12月26日 10:46

半年経ったらミスも減らないとダメなんじゃないかな。でもミスする方も周りに迷惑かけて辛いと思うんですよね。本人もその都度反省してると言うことですし。うっかりミスは本人の「ちゃんと確認しよう」っていう意識が芽生えないとなくならないと思います。どんなに気をつけている人でもうっかりすることがありますし。本人に同じミス、うっかりミスをしないよう意識付けをさせればいいのではないでしょうか。半年経ってるということですし、少し厳しく注意すれば本人の自覚が変わると思います。

トピ内ID：8722875850

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こればっかりは人それぞれ

😑

喜望峰の崖

2013年12月26日 20:08

ミスの程度にもよると思いますが、絶対に許容できないミスもあり。下手したら新聞沙汰って感じの(苦笑)。世の中、新人だからと許されるミスばかりではありません。ミスしない人は、初めからそんなにミスしないし。する人は、何年経ってもミスしまくります。大体、三日で「あれ？」、二週間で「ううん」、一ヶ月で「むむむ」、三か月ではっきり、「ミスしない人」「いつまでもミスしまくる人」と振り分けていって。半年以上経ったら、「仕事出来る人」「大丈夫な人」「仕事できない人」と分類してしまいます。そして「仕事できない人」の伝票は、目を皿にして確認しています。うちの「仕事できない人」に分類されるのは、既に五十代・アラ還の人達が多く、何を言っても通じないし、逆に理解する能力が日々退化していってます。しかし若い人ならば、まだ脳が若い分もう一年しっかり教えたら、使い物になる場合もあります。それでもダメならば「出来ない人」と割り切って、フォローするしかないと思います。悲しいですが、怒っても諭しても、出来ない人は出来ないのです(涙)。

トピ内ID：8976992384

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人間ですもの

☁

korin

2013年12月26日 22:30

ミスの回数は分かりましたが、要は確認不足で起こるミスですよね。それは人間なのでベテラン管理職でも入力ミスなんてしょっちゅうありますよ。ロボットじゃないんですから。ミスが気になるのでしたら、他の方に仕事のチェックして貰って二重確認して対策してはいかがでしょうか？新卒だと入社して２年経ってもミスばかりする人も居ますし、こればかりは本人の気質だと思います。

トピ内ID：1814174041

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叱ってもミスはなくならない

ドラゴン＋

2013年12月26日 22:30

そこまで多いなら、うっかりさんだけでない原因があるのかもしれませんよ？細かく複雑な作業なのにマニュアルがないとか、本人が仕事の流れを理解していないために要領を得ずミスするとか、慌ただしかったり急かされたり萎縮するような環境からミスに繋がる可能性もあるでしょう。もしそうなら原因を取り除くとともに、リストなど本人がミスを確認しやすくてミスしにくくなるような対策をとられる方がいいと思います。叱るだけより、効果は期待できます。

トピ内ID：6479889328

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ミスのエキスパート

ばんせー

2013年12月27日 10:44

私も新しい事務スタッフさんと似たような感じでした。私が経験していないミスは無い！と豪語出来ちゃうくらいです。視点を変えると、長年続けているとできるミスが無くなってしまいます。自分が痛い目を見た箇所ですから、ここがこうだからこういうミスをするという仕組みが分かります。一度ですんなりできる人には気づきにくいミスポイントが分かるので、よりミスをしにくいシステムへの変更や後輩へのきめ細かい指導ができるようになります。サポートにイライラするかもしれませんが大器晩成型と思って生暖かく見守ってあげて欲しいなぁと切に願います。

トピ内ID：2766786075

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なんと華やかな職場

どんがめ

2013年12月27日 16:36

…ってトピじゃなかったのね。ま、男としてはそんな"ミス○○"が大勢いればうれしい反面、必ずしも居心地が良いばかりではないですからね。さて、新人のミスは"バグ取り"だと考えましょう。PC入力作業ひとつでも、「書式の何処に何を入力するか」を教わったとしても、必ずミスはあります。ベテランは「不適切な入力がされた時にどうなるか、どうしなければいけないか」を既に学習し、「そうならないように入力する」ルーチンを自分の中に作り上げてしまっています。落とし穴が何処にあるか覚えたから踏まないだけで、落とし穴を埋めたわけではないです。不慣れな人間が必ずある期間存在するのであれば、システムを改善していくのが大局的に見て効率を上げます。システムも、機械も、設計者が思いもしない事を初心者は必ずやらかします。「何をやらかすか、どうすれば防げるか」を収集、分析して対策を講じなければ何年先になっても同じ事の繰り返しです。またそうやってベテランがもはや目にすることのなくなったような不具合への対応を身をもって覚えるのも、意味のあることでもあります。前向きに考えましょう。

トピ内ID：5890385819

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６か月

🐧

ふーちゃん

2013年12月28日 13:01

同じ失敗を繰り返すのではなく、新しいことを失敗するのですね？私の場合は、引継ぎがとても簡単だったのに、当然わかったいるだろうと思われストレスを感じました。はじめは暇だったのですが、４か月目くらいから大きな仕事が次々にはいってきて経験者が一度さらっと説明したことを次は一人でやってと言われ、新しいやり方についていくのにやっとでした。失敗を確認する方法は失敗してみないとわからないのだと思いますよ。１年は長い目で見てあげてください。

トピ内ID：2726661000

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トピ主です

ぴんこトピ主

2013年12月28日 15:28

皆さま、レスありがとうございます。「なるほど」と思えるご意見ばかりで、とても参考になります。いくつかあった、教える側に問題あり、とのご意見ですが、これは確かにその通りだと思います。マニュアルなどがなく、すべて口頭での説明。加えて、忙しい職場なので、不明点もなかなか聞きづらいのだろうとは思っております。もちろん皆、聞かれたら嫌がったりせず（優しく、と言えると思います）教えておりますが、何せ常にバタバタしているので、声をかけやすい雰囲気とは言い難いです。また、ご本人も毎日のミスの繰り返しで、萎縮しているのがわかります。最近では声をかけられるとミスがあったかとビクビクしているようです。上記の通り、こちらも申し訳ない気持ちが多々ありますし、人柄はとてもいい方なので、できればこのまま続けてもらいたいです。ただ、自分の新人時代が昔すぎて、どのくらいで仕事をこなせるようになったか忘れてしまっておりましたので、こちらで許容期間を伺ってみました。まずはできる限りのフォロー体制を整え、ほんの少しだけ厳しめに叱りつつ、見守りたいと思います。

トピ内ID：8450872944

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ミスが起きないようにするシステムをしましょう。

会社員

2013年12月29日 11:55

1、計算ミスの対応単純計算のミスは電卓計算ですか。それならパソコンのエクセルを活用しましょう。（基礎テキストを見ながら算式を整えれば、後はそのマス（セル）に数字を入力するだけで勝手に計算してくれます。メリット1、＋－などの入力も不要なので、入力ミスも減ります。メリット2、検算が楽。入力した数字は表示されたままなので、数字を付け合せれば検算不要です。（電卓でやっていた合わない際の2、３回繰り返す検算作業は不要です。）メリット3、計算途中で一時中断した際も、入力した数字が表示されているので最初から再度やり直す必要がありません。 2、確認もれなどの間違い事務スタッフに何を求めているか（速さなのか・正確さなのか）を明示していますか。作業中に電話応対や離席して後、間違うなら、トピ主が対処法を考える。確認作業後も間違いが多いなら、一度持ってきた書類をトピ主が読む前に、その場で本人に書類を指でなぞりながら確認させる。それでだめなら、指なぞりに小声での音読で確認させる。（その間トピ主は緊張させないよう他の仕事をする。）

トピ内ID：1831263356

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ミスしても確認してもらえるっていう甘え

😝

jyojyo

2013年12月29日 13:00

があると、ついチェックしてくれる人に頼ってしまうので、今回は確認しないから、あなたがきちんとしてね、って言って責任感を持たせてみてはどうでしょうか？そこで、自分がしたことをもう一度、確認する癖ができたり、慎重さができてきたら、たぶん、そうしたミスは少なくなると思います。たぶん。。。。

トピ内ID：5848023017

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相性がいいのが一番だよ

😀

エンゼルパイ

2014年01月06日 23:12

人柄がいいんですよね。それって最高じゃないですか。マニュアルがないなら、目の前でささっとワードでもうった簡単なマニュアルもどきを渡しながら説明すればどうですか？私は説明するときは、ワードにちゃちゃっとうって、それを渡してました。そうすると「はい。書いたからこのとおりやってみて。いまから一緒にやるよ」といいながらやれば簡単に教えられるし。きっちりとしたマニュアルとかはつくるの大変だけど、簡略化して渡せば簡単だと思う。再度きかれたら、「ワードで渡したやつ、読み返せばわかるから自分でやろうね。一緒にやったじゃん」と言えば時間の節約だし。「あなたが忘れても、紙に書いてあるから大丈夫だよ」といえば安心なんじゃないかな。性格がいい人が一番だと思いますよ。仕事の覚えがよくても、根性悪がきたら本当に大変だし相性ってものがありますから。

トピ内ID：9526870361

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とにかく気持ちをゆったりさせてあげる。

🐱

maya

2014年01月09日 17:27

両方の立場にたったことがあります。現在も新人育成中です。いまは相手なら「部分的にでも褒める・認める」「まずハードルを低くする」　「工夫や背景を本人に促す（言い訳にきこえるけど理解してもらいたがりが多い）」　「どうなってもいいように腹をくくる」「ここは大丈夫、わたしが責任もつから間違ってもいいよ」を心がけています。

トピ内ID：7923334008

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つづきです。

🐱

maya

2014年01月09日 17:27

いまの20代には、とにかく褒める・共感、です。「ここまでの部分はちゃんとやれるようになってるし、ダイジョブ」「これやってもらってるから、こっちスゴク助かってるよ」「この部分はあってるし、ちゃんとやれてる、いいやり方が正しい結果になってるね」「じゃぁ・・・あとはこの部分は間違った理由・要因は考え付く？　間違ってもいいから挙げてみて　本人が一番わかるから教えてもらえると、私もそれに対応して適切な方策を引っ張り出せるからありがたいよ」「全体のうちこの部分ができてたら合格合格。80点だから大丈夫。あと20点ここができれば最高！　だけど大事なことは5回中5回80点取れるように頑張って。」「いまから100点になったら私の立場がないよ・笑」「前より格段にできてる」「最初の半年そこらでできたらスーパーOLよ」「新しいことを習得している途中だから新しいミスがでるのよ。同じことを繰り返さないのがエライ。そのうち応用できるよ」「私も最初同じこと（ミス）やったよ」

トピ内ID：7923334008

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つづきです

🐱

maya

2014年01月09日 17:27

ミスは、難易度で3段階ぐらいにわけて対応します。「このミスは病院でいえば死人まではいかない（たとえ話）から大丈夫」「うーん　これ、入院レベルだから、次回からはできれば回避したいね　後始末にすごく時間かかってるでしょ？　もったいないよ」「これはちょっと指切ったぐらい、なんとかなる。それより前に進んで処理するほうが大事。お客様に影響しないからなんとかなるレベルね。２年目ぐらいになったらなくせれたらいいよ」やれなくてよい、という余地も残してあげる「これは・・・難しいからまだミスあって当然。ゲームでいえば難しいステージね。3年目までに5回中3、4回　うまくやれるようになったら中堅ね。」「自分で落とし穴に気づくからそれに適合した方策をたてたらいい」昔は貴方に近い考えで、もっと厳しくしていた。怖い職場を経験して辛かったから教育方針をかえた。自発的に動いてくださってる。感謝しこの方の素晴らしいところを活かしてあげたいと思っている。親が「指導者が悪い」といった意味がわかりだした。人間はコンピュータではない。気持ちと精神がオペレーションに影響。

トピ内ID：7923334008

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びっくり！

にゃおす先輩

2014年01月15日 17:29

自分のことかと思いました（笑）私も半年になるんですが、未だにミスをしてはみなさんに迷惑ばかりかけています… 新人の立場からすれば、暖かい目で見ていただきたいなぁなんて思ってます。ただ、ミスする方はミスして当たり前とは思っていません。少しずつでもミスをなくして、早くみなさんに追いつきたいって日々思ってます。そこを理解してあげて、決して見捨てないであげてくださいね。

トピ内ID：5292240115

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ウチの新人は、同じミスを繰り返します

😣

通りすがりですが

2014年01月19日 19:28

私も指導担当として、どうしたものかと悩んでおりましたので、大変参考になりました。トピ主さん、ありがとうございます。書類作成時の手順とチェックポイントを記入したマニュアル(例えば「A欄とB欄の数値は必ず一致するはず」等の記載有り。PC入力画面のハードコピーや、伝票のコピー付きです)も渡して、初めての仕事を任せる際は2回側に付いて指導して、間違えた際は、何故ミスが発生したのか一緒に考えて…等、毎日かなりの時間を指導とフォローに割いておりますが、採用から9カ月以上が経過しても、未だに安心して任せられる仕事が有りません。結果、仕事量も少ないです。単純な集計だけでも、1枚の書類の中に5カ所は間違いが有り、修正部分を丸で囲んで「5カ所の修正をお願いします」と言って返しても、ほとんどの場合で修正もれが有る、と言った具合です。このようなミスが、半日で3回以上は有ります。

トピ内ID：8516605414

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ウチの新人は、同じミスを繰り返します(続きです)

😣

通りすがりですが

2014年01月19日 19:28

今までにも沢山の新人を指導して来て、それぞれ個性や能力差は有りましたが、数ヶ月で立派な戦力に育ってくれました。部署は離れた今でも、みんな私を慕ってくれています。しかし、今年度の新人さんは…ここまで同じミスを繰り返すような人は見たことが無く、万策尽き果てた感が有ります。最近では、本人の口から「自分は学生時代、大変に優秀だった」とか「大学では、返還しなくて良い奨学金を貰っていた」等の、自慢話が多く聞かれるようになったので、彼女にとっても、仕事で成果が出せない現状は不本意なのかな、と気に掛かっては居るのですが…。こちらの方がノイローゼになりそうなので、そろそろ見捨てようかな…。

トピ内ID：8516605414

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