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スキル不足の新入りの方への業務引継ぎについて

レス11
(トピ主 1
041
io
仕事
こんにちは。 6月下旬、新しい事務員=Aさんが部署に入って来ました。 パート求人をみて来てくださったのですが、 どうやら、スキル不足の様でご本人が辛そうです。 部長が面接をしたのですが、 面接では、そこまでのすり合わせがなかったそうです。 私は事務をしており、業務拡大に向け 私と同じ仕事をして頂くので 仕事の説明をしています。 Aさんの前職は、 パソコンソフトを使った仕事ではなかったそうです。 この仕事がパソコンメインなので辛そうです。 今のところ 社員紹介 仕事流れ 社内申請書類の書き方 業務や取引先説明 など教えて まだパソコンはあまり使っていないのですが、 「ここまで求められていたなら、ちょっと場違いでした」 「なぜ私を雇ったのかしら?」 「私、この先、出来なそうです。ごめんなさい」 など辛そうです。辞めてしまいそうです。 なんとか、励まそうにも、無理強い出来ないです。 だからと言って、「何もしないで良いよ」とも言えず。 元は部長が面接でAさんのスキルを計らなかった為の結果なので 面接と話が違う状況ですし、 気の毒に思います。 無理に励ませないし、 でも、このまま何もしないのも進まないですし、 どのように進めて行けば良いか悩みます。 なんでもやります!と言う感じなら大丈夫だと思うのですが、 自分には出来ないと思い込み、モチベーション上がらず 辛そうです。 パソコンを使うので、かなり道のりが遠いです。 他にも雑務があり過ぎます。 仕事を覚えて頂かないと Aさんの分を私がやらなくてはいけなくなります。 それは、私が辛いです。 ゆっくり教えるしかないけど、 仕事嫌になっちゃうかなーと どこから教えて行けば良いか悩みます。 私しか事務がいないので 上司は自分に関係ないとして、動きません。 引継ぎのアドバイスお願いします。

トピ内ID:9501554501

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褒める

041
らら
最初からいろいろなことを専門用語や社内用語を交えて口だけで一気に説明をしてしまったのでしょうか? 一つずつ仕事を与えていって、自分でできるようになったら、次の仕事を与えるようにしていってはどうでしょうか? 一つの仕事を覚えることにより、仕事のラインや背景が見えてくると思うのですが。 丁寧に教えて、できれば社内の事務規定など目に見えるものを用意するとわかりやすいと思います。 パソコンはソフトを使うだけなら、教えれば誰でもできると思います。 そんなに相手を見くびることはないでしょう。 何度も繰り返し練習してみれば良いと思います。 コミュニケーションをよくとって、一つできたら褒めて成功体験をたくさん味わっていけば、やる気も上がって、より覚えてくれると思います。 どこから教えていけばいいのか、というと一番やってほしいことから教えるのがいいと思います。 雑用など後でいいです。 昨年専業主婦歴15年のパソコン未経験の人を一年かけて仕事ができるようにした経験から、仕事が楽しいと思えるようにさせることは大事だと思いました。

トピ内ID:1006984785

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どんなにトピ主さんが腐心しても

041
しんがりの崖
その新人さんの様子だと、トピ主さんがどう教えても続かないのでは? 逆に早めに辞めてもらって、他のやる気のある方を雇われた方が賢明だと思います。 面接した部長に、次回はスキルを見てもらうようにお願いが出来ないのですか? それか人を見る目がある方が一緒に面接するとか…… うちの部署の毎年の短期バイト採用を、 総務の課長がすると、しょうもないのばっかり採用して、 使い物にならないので、みんなで腹を立てていますが。 偶に、非正規ですが、バイトに働いてもらう業務のエキスパートの人が、 一緒に面接する時は、めっちゃいい人を引き当てるのです。 人を見る目がある人間が、面接にはいた方がいいですよ。

トピ内ID:5651067768

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同じ経験を二度しました。

🎶
まお
結論からいうと1日でも早く、基本スキル不足で「今後この会社の仕事をまわしていけない、交替が必要」と上司に伝えましょう。 私が、ではなく、会社に(貴方がたに)損や労苦がある、というスタンスにしましょう。 しぶった場合、一度本人と面談してもらってください。 正社員退職時、派遣に引き継ぎました(会社が倒れそうだったのです) 賃金条件が悪かったため、スキル不足の方がいらっしゃいました。 また現職では、新規パートを雇いましたが、特定分野の技能はあったが、基本的な社会人資質やパソコン技能に不足あり。 結局仕事はできないと上司に通告して、できる特定スキルのこと「のみ」やってもらっています。 繰り返しますが、すぐ上司に報告して、交替してもらってください。解決はそれしかないです。 わたしは4週引き継ぎの予定が、人員交替で2週になり、相手の方は結局苦労されました。 数か月後、人づてに聞くと、やはり後任の方もすぐやめられたそうです。

トピ内ID:5574188940

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全体像から説明しようとしないで

🐱
けいご
具体的な作業の指示より先に、仕事の流れや取引先説明などをするから、 「いろんなことをいっぱい言われてる!」 とパニックになるんですよ。 パソコンがメインならパソコンの方から教えたらいいじゃないですか。 そのとき、「この作業は○○を○○するのに必要なので~」とか説明せず、 (説明すると、「○○を○○ってどういうこと?わからない…どうしよう!」と焦ってしまう) 「この紙を渡されたら、この欄を見てください。次にパソコン上のこのアイコンをクリックして下さい。この画面にこの数字を入力してください。全部入力したら、保存を押して下さい。」 と、ただ作業だけを指示して下さい。 で、ひとつずつできることを増やしてゆく。 ビジネス書にも「なぜこの仕事をやるのか説明して納得してもらうといい」などとあったり 社員の人は業務のおおまかな流れや、作業の理由から説明したがりますが、 私はそれで「なるほど~!」と思って仕事が進むようになったことは一度もありません。 「そんなことより、今目の前の画面に何を入力するのかを教えてくれ!!」 と思いますし、そうしてくれる人の下についたら飛躍的にできるようになりました。

トピ内ID:1204818038

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ありがとうございます

041
io トピ主
らら様 ありがとうございます。 褒める。 参考にさせて頂きます。 褒めるのは、上達の近道ですね。 的確に褒めないと難しいですけどね。 褒められたから、それに甘んじてダラけだしました。 しんがりの崖様 ありがとうございます。 私の本心は同じです。 面接経験の乏しい上司の判断力の無さが全ての始まりです。 きっと笑顔だったから、合格になったのだと思うです。 でも、しっかり仕事して頂かないと、私に回って来てしまうので、 困るのです。 あまり、社会人常識もない(社外の方に「お疲れ様です」とメールする、メールに絵文字など)ので、 悩みます。 まお様 ありがとうございます。 やはり、そうですよね。 引き継ぎや、これから先の繁忙期の頃にどこまで自立しているか、 予想すると、今の新入りさんでは難しいです。 何となく、伝えてみたけど、人事的な事(面接とか初めて)や 事務の事がわからない上司には 全く勘が働かない様で、 辞めて頂く発想がないみたいです。

トピ内ID:9501554501

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ありがとうございます

041
io
けいこ様 ありがとうございます。 そうですね。 簡単な事から始めてみました。 教えるのは、難しいですね。 例えば、簡単な作業として、申請書を作成して、提出していただこうとしました。 作成の説明 ↓ 作成 ↓ 確認 ↓ 提出 としようとしましたが、 説明の途中で作業をはじめてしまったり、 作成の途中で、 何かご自身の作業 (?他の作業のメモを書き加えだしたり、 スマホでメールし出したり トイレだったり)に移行してしまい、 提出までに至らなかったり、 なかなか進みません。 辛そうにしていたので、 量を減らして、ペースを落として 優しく教える事を心がけていたら、 なんだか、仕事を舐めだした感じがします。 塩梅が難しいです。

トピ内ID:5443681370

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上司に報告相談しましょう。

041
通りすがり
>上司は自分に関係ないとして、動きません。 当たり前です。それはあなたの職責です。 あなたがちゃんと判断しましょう。 新人さんに任せられないと本当に思うなら、上司にそう報告しましょう。 そうすれば上司がボールを受け取って、どうすべきか判断します。 あなたが新人に任せたいと思うなら、して貰いたいことを明確にしましょう。 この投稿文からして、要領を得ない文脈で、これでは新人は大変だろうと感じました。 最初は原理の解説は不要です。やり方と、結果の検算方法だけで十分でしょう。 なにが来たら、なにをする。その場合、結果がどうなっていれば問題なし。結果が違ったらやり直せ、で。 あと、新人の先任者に対する”無理です、できません”発言は御お世辞と単なる甘えが大半です。 真に受けてはいけません。 出来なければ辞めてもらうとちゃんと断言してあげましょう。 実際、出来なければそうなります。

トピ内ID:6088965131

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人を指導するって難しい!

041
らら
うわぁ、人それぞれですねー。 私の時はうまくいったのは、専業主婦歴15年で1年半くらい前から仕事を探し始めて40社くらい断られている人で、後がない状態の人だから、必死だったようです。 同じことを最低3回は説明して、毎回詳細なメモを取っておられて、ものすごく頑張っていました。 前にやったことを忘れてしまうので、何度も同じ説明をしてもらうことを悪いと思っていました。 たぶん見るからにトロい感じなので、採用されたのは奇跡で、たまたま応募人数が2名と少なく一人がドタキャンしたから、採用になったのです。 どんなにできないひとでも、事務は絶対できるはず、だって決まったルールがある仕事だから。 褒めるって難しいけど、とりあえず自分でもできる!と思って仕事を舐めだした感じですね。 ほんの少しですが、前進したのかなと思います。 塩梅は難しいです。

トピ内ID:1006984785

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お疲れ様です

041
まりえ
良く新人教育をしている人が「新入りが覚えない」とコボしますが、アリバイを残していない方が多いです。 アリバイというかエビデンスというか、何を教えたのかという記録が無いのです。 だから周囲も、教える方が悪いのか、覚える方が悪いのか判断出来ないので、「頑張ってねー」とスルーするしかない。 マニュアルやメールやメモなど、客観的に分かる記録に残し、これだけ教えたのに覚えないダメな新入りさんですという証拠を出せば、上司も判断するのです。 それに、その人が辞める事になっても、上司が面接したら、またスキル不足の人を採用してしまうのでは? パソコンを使える人を採用して下さい!と伝えて、上司がそこは注意してくれたとしても、「パソコンは使えるが、どうも会話が噛み合わない」みたいな人が来てしまうかもしれません。 だから、辞めて貰うのか、化けそうだから教え込んでみるのか、教える方も考えねばならぬ所は有ります。

トピ内ID:0686917006

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私も同じ経験をしました。

041
パイオニア
私もトピ主さんと同じ環境でしたのでわかります。 上司は我関せずで事務は私ひとり。 ものすごくストレスでしたよ~! でもまだ1ヶ月弱ならもう少し様子を見てもよいかも? 半年くらいは猶予をつけてみては? でもわかりますよ!トピ主さんの本心。 「やる気がないなら辞めろ!」ですよね(笑) 仕事に来てるんだからね。スキルと見合わないと思うなら 辞めるのが得策だよね。 でもそれを言えないのが辛いところ(笑) 上司も頼りにならないんだもんね。 私は1年たって私の方が辞めましたけど(笑) 私ばかり大変になる繁忙期前に。 今はとても良い職場環境のところに転職できて幸せです。 前の会社は当然、私が辞めたあとはすごく大変みたいです。 それは上司が我関せずとしたことがすべての発端だと 思っています。これで上司も気づくはず。 アドバイスになってなくてすみません。 とにかくトピ主さんを応援しています!

トピ内ID:2560445935

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同じ境遇です。

041
わさび
トピ主様 毎日お疲れさまです。 私も現在同じような立場です。 専業主婦を長くやっていた方で、パソコンのスキルがまるでない方でした。 パソコンを教えるところから始めなければならなくて、苦労しております。 パソコン必須の職場なのに、どうしてこういう方を雇ったのだろう? とすぐに考えてしまいます。 トピ主さんと違うのは、私が教えている方は自己肯定感が高いのか、「仕事ができている」と思い込んでいることです。 私がさんざんフォローしたり、代わりに処理してきてしまったので、こんなことになってしまいました。 自分の仕事がきつくなるのを分かっていても、私が引き受けてきてしまったので、本当に後悔しています。 私は業務引き継ぎに完全に失敗してしまったので、アドバイスはできませんが、うまく乗り切っていただきたいなと思い、レスを書きました。 私も戻れるなら、ちゃんと上司に報告したいです。 雇った方の責任だと思うからです。 仕事が回らなくて困るのは、トピ主さんじゃなくて会社のほうですよね。 実際に困った状態にならないと、まわりは動いてくれないし、考えてもくれない、というのが私の実感です。

トピ内ID:0397216037

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