私用外出の許容範囲など

皆様のご意見をお聞きかせください。

弊社は従業員１０名強の零細企業です。
うち、総務は私を含めて女性が一名です。
この総務の女性についてですが、実父が軽い要介護状態のため、どうしても休みがち、または、勤務時間中に私用外出をしなければならないのです。
それ自体は、この時代なので多少目をつむっております。
もちろん、給与から欠勤分を差し引いたりしておりません。

事前に休みが分かれば私のスケジュールも調整できるのですが、急に私用で出なければならないときに、私のスケジュールと重なった場合、どのようにすればうまく収まるのでしょうか？

総務二人が事務所にいなくなるのは、会社としては業務に支障をきたします。
何とかしてあげたいと思いたいのですが、普段の勤務態度などから、そう思えないので、そこをどうすればよいのか非常に悩んでおります。

他の会社でそのような方はおられますか？
おられたら、どのように運用されているかご教示願います。