秘書として働くことに。とても不安です

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（トピ主 1 ）

🙂

秘書子

2015年01月16日 15:31

仕事

皆様こんにちは。
いつも楽しく拝見しております。
２０代主婦　派遣秘書子です。

先日、派遣会社から某大手企業の紹介を受けました。
社員のころ、総務部所属で秘書のアシスタント業務もこなしていました。
それもあって派遣会社さんは紹介してくださったのだと思います。

職場見学に行って、私の職務表を見ると、【総務／秘書業務】となっていました　汗
先方へは大体５：５で総務経理事務：秘書業務　をしており、スケジュール管理には携わっていないと申し上げました。
先方の業務内容は以前したことがあるようなものも多くスケジュール管理をこなせばあとは大丈夫かな・・・！と思い派遣営業担当さんには是非と言って自宅へ帰宅致しました。
（正直いつまでも働かずにいるのは不安でしかありませんのでいち早く仕事を決めたい思いもありました）

当日営業担当者さんから電話があり、「先方が是非と言っている。本部長にお話してgoサインがでたら採用となり、週明けから勤務してもらう。」
という、内々定（？）のようなかたちでご連絡をいただきました

とにかく不安でいっぱいですが、秘書への憧れがあります。

私がサポートさせていただく本部長様は打ち合わせが一日に８～１０本常にあるそうで、とにかくスケジュール管理が大変なようです（わたしの業務８割がスケジュール管理になるとのこと）
わたしの前任の方はスケジュール管理が苦手で体調を悪くされて双方合意のもと契約終了されたそうです、、今回しばらくは社員さんが私の横についてサポートをしてくださるそうなのですが、事前知識を得て、備えておきたいと思っています！これだけは準備しておいた方が良い！！というものですとか、スケジュール管理のコツ等、なんでも良いので教えていただけないでしょうか。

ご回答おまちしております！

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大丈夫です

ぽみ

2015年01月19日 12:01

こんにちは。まずは、内定おめでとうございます！なかなか就けないポストです。本当によかったですね。よい社会経験と成長につながる、絶好のチャンスですね！ぜひとも楽しみつつ、頑張ってお仕事なさってくださいませね。私も研究所で秘書をしております。とは申しましても私の場合、ひとつのプロジェクトの予算管理から研究に必要な諸事項の契約、出張や物品購入の手続き、研究員の雇用手続きなど、チームに必要な事務全てをひとりで行っております。予算も次年度の分を、雇用する研究員のお給料・社会保険料等も含め、1円違わぬところまで計上します。雇用の手続きも、すべて私が致します。ひとつでも間違いがありますと、旅費（海外の場合は数十万円）も支給されませんし、雇用も不可能になってしまい、大変なことになってしまいますので、大変重い立場だと日々実感しております。ですが、年度末にプロジェクトがすべて正しく執行されたことを確認できたときのよろこびは、言葉にできないほどです。よいチームに恵まれていることもあり、とても楽しいです。続きます。

トピ内ID：9786923071

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続きです

ぽみ

2015年01月19日 12:01

「秘書業務」にはさまざまな形態があると思われますが、上司とマンツーマンの場合は大変やりがいがありつつ、重い責任・上司との相性等、難しいことが多々あることも事実です。私の前任の方は、上司との相性の問題で異動となりました。まずは、教えてくださる社員の方、そしてご担当の上司の方、関係各所のみなさまとよい人間関係を築いてくださいね。文面から、秘書子さんはきっと全く問題なく、気持ちの良いおつきあいがおできになると思いますよよいチームにこそ、よい結果がもたらされると私は思っております。その潤滑油の役割を果たすのが秘書と思われます。上司となる方だけでなく、上司の方と接点がある方々や関係各所のみなさまと、気持ちの良いおつきあいができるとよいですね。お会いした際の雑談から、業務についての行き違いが発覚するなどということもありましたので、ちょっとした情報も大切です。

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続きです2

ぽ

2015年01月19日 12:01

また、お約束のお日取りの変更の理由（上司の体調不良や社内の問題）等、口外しない方がよいことなども多々あるかと思われます。秘書検定のテキスト（1級）にそのような内容について、心得が記載されておりましたのでご一読いただくのもよいのではないかと思われます。もし既に取得済みでしたら、申し訳ありません。私はこの業務に携わってから、秘書検定とビジネス文書検定の1級、準CBSを取得致しました。CBSは現在学習中です。そしてスケジュール管理ですが、便利なソフト・アプリが多々ございますので、そうしたツールをご活用いただいてもよいのではないかと思われます。他の方とも共有できますので、間違いや連絡ミスが防げることと思います。今では携帯もありますので、上司を捕まえやすい時代です。上司の行動パターンを先読みし、本部長さんを上手にサポートしてさしあげてくださいませね。

トピ内ID：3116176842

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続きです3

ぽみ

2015年01月19日 12:01

スケジュール管理は難しいことはひとつもありません。ですが、簡単なようで難しいことのお願いです。もしお土産をいただいたなどありましたら、必ずメール等で御礼を、そして次回連絡を取る際にも、ひとこと感想を添えるようにしてくださいね。これは、おつきあいファイルを作成し、いただきもの、面談のキャンセル、その方の会社の動向など、次回連絡を取る際触れるべきことを記しておき、その方と連絡を取る際に必ずチェックするとよいと思われます。もし急に予定が変更になるなど、先方にお伝えしなくてはならない用件が発生した場合、可能性であっても迷わず戸惑わず、瞬時にお電話でその旨をご連絡なさってくださいね。そのような場合のために、おつきあいのある方々の連絡先（通常時連絡すべき秘書さん、緊急時のご本人の携帯など）を一覧にして、いざという際にすぐに動きが取れるようにしておくとよいと思われます。秘書は上司の、そして会社の広告塔です。秘書子さんの手腕で、上司と会社の株をあげちゃってくださいね！そしてみなさんに可愛がってもらっちゃってください。

トピ内ID：3116176842

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優先順位を早めに把握すること

🐤

ミルクティ

2015年01月19日 12:01

秘書業務を20年ほどやっている者です。私の上司は役職が2つあるので、別の部屋にもう一人秘書がいますが、スケジュール管理は私しかできません。もう一方の秘書を通じて面会の申し込みや会議の出席依頼が届いた場合も、私が調整して決めています。それは私が優先順位を把握しているからです。同じ日時に上司の出席すべき用事が重なった場合は、原則は早く予約が入ったほうを優先しますが、後からもっと重要だったり、緊急だったり、代理がきかない用件が入ったりします。そのような場合は、最初の予約を変更するなどの調整が当然必要になります。すべて上司に直接お伺いを立てていたのではなんのための秘書なのかわかりません。最終的には上司に了解はとりますが、どれを優先して、無理な場合は誰を代理に立てるかなど、判断の下準備は私がやります。社員さんにはできるだけ早めに、上司にとっての優先度の高い用件や相手を教えてもらい、続けざまに打ち合わせを入れない（上司が少し休憩できるように）などの配慮をすることが重要だと思います。

トピ内ID：3299418951

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あなたの性格次第です

元本部長・副社長

2015年01月19日 15:41

一部上場企業の本部長・副社長を12年務めて定年退職しました。その間社員は２年で仕事のロテーションをするという会社の規定で、５名の秘書の方にお世話になりました。打ち合わせは毎日10件以上ありました。スケジュール管理はコンピューターを使って行うので、コンピューターを使う事に不安が無く、几帳面な性格なら問題ありません。但し、100％正確でないと困るので、いい加減な性格、コンピューター入力がミスだらけ、90％の仕事でまあいいかと満足して詰めの甘い人には向きません。入力した後は徹底的に確認してください。それが苦手では務まりません。どちらかと言うと理系の人に向いているかも。スケジュールに競合の起きた時など、気軽に聞けるよう、本部長とのコミュニケーションも大事ですが、きっちりと仕事をすれば自ずと頼られるようになります

トピ内ID：8556552071

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秘書ではありませんが・・・

🐱

綾織り

2015年01月20日 16:46

・急な予定が入って、前にその時間にも予定が入っていたら、どちらを優先するか、本部長と相談する。・予定が決まったり、変更が決まったらすぐに、スケジュール表を訂正しておく。変更の際は、キャンセルになる可能性もある為、念のため、変更前の予定を二本線で消すなり、して、わかるように残しておく。・予定はとにかく、本部長の意志で決めること。「優先順位が高そう」「重要そう」と思って、自分で勝手に予定を変更したりキャンセルしたりしない。・予定のキャンセルなどの際、面会相手などが決まっていれば、すぐに電話等で連絡し、詫びることを忘れずに。その際は、次回面会の際の相手の都合の良い時間帯などを優先する。・予定近くになっても、本部長が動き出しそうになければ、それとなく、「そろそろ、○○のお時間のようですが・・・」と声をかける。「○○の予定が入っていますので、準備してください」などとは言わない。など・・・、秘書技能検定の教本の内容に書かれていることに過ぎませんが、こういったことを心がけてみられてはいかがでしょうか。もし、秘書技能検定をお持ちでないなら、その勉強をされるのも一つの手です。

トピ内ID：8486373401

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お礼

🐤

秘書子トピ主

2015年01月28日 12:18

皆様、ご回答ありがとうございます！お一人お一人、温かく親切なご回答に勇気付けられました！お返事を、と思いつつ、仕事で緊張しっぱなしなので家に帰るとヘトヘトでした。なんとか一週間乗り切り、二週間目です。とにかく間違えないよう、常務やボスに失礼がないよう緊張感を持ち続けて働いているので会社では気が休まりませんですが、やり甲斐を感じやはり天職では？！なんて、一週間しか勤めていない新米が思っています。このままの気持ちで許される限り長くボスにお仕えするつもりです…！

トピ内ID：0877217894

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