個人業務改善方法

レス12

（トピ主 3 ）

😭

だいすけ

2015年03月05日 23:26

仕事

つまらないトピックを開いていただき、誠にありがとうございます。 1日に受信するメールの量の確認＆返信に当方のキャパが追い付かず、業務が回らなくなってしまっているので改善策についてご相談させてください。まずは、当方の情報から失礼いたします。　1入社5年目（男性）・営業担当　21日に受領するメール(Outlookのみ利用可能)：　　　→平均約120通/日（業務に関係ないもの除く）　3メール受信時間帯：　　　→深夜 … 米州からのメール　　　→昼間 … 国内客先＆社内業務メール　　　→夕方 … 欧州＆中東からのメール　4日々の業務処理所用時間（メール処理関連除く）：　　　→平均約3時間/日　5打ち合わせ時間：　　　→平均約1時間/日　6業務についての相談を受ける時間　　　→0.5～1時間/日何かをしている間にパラパラとメールを受信する日々。メールの受信状況が気になり、一つの業務に対する集中力が散漫になってしまうことも多々あります。他にもレポート＆プレゼン作成、市場分析、客先情報分析などやりたいことも山ほどあり、日々それができなかった自分にフラストレーションが溜り、次の日からの業務に引きずってしまう。この悪循環を断ち切る為にメールの処理速度を上げる方法、集中できる環境づくりの方法、その他当方へ対する喝。人生経験豊富な皆様からの忌憚ないご意見をいただければ光栄です。何とか今の状況を抜け出して成長したいのです！皆様、どうぞよろしくお願いいたします。

トピ内ID：2417195453

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ヒトを使えないタイプ？？

通りすがり

2015年03月06日 13:00

３地方から各４０通で計１２０通とでもいった感じでしょうか。４０通って多くないですか？なんで遠方からそんなに大量のメールが届くのでしょうか？現地に判断能力を有する管理者がいないのでしょうか？そんな遠距離コントロールで本当に大丈夫ですか？現地を良く知る人に現地は任せて、その方からの報告だけにしたら？

トピ内ID：0038553997

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受信メールを全部消しちゃう！

😉

しいぼる

2015年03月06日 13:00

私の大先輩の方法です。本当にびっくりなのですが、朝一番、溜まった受信メールを全部消しちゃうそうです。先輩曰く、「大事なメールに返信してなければ、もう一度送ってきたり、電話かかってきたりするやろ。」消してから午前中にほかの仕事を片付けるそうです。だいすけさんは＜レポート＆プレゼン作成、市場分析、客先情報分析などやりたいことも山ほどあるようですから、午前中にこのいくつかを片付けましょう。「昼飯喰ってからメール見れば本当に重要で返信が必要なメールが来とるから、それを処理する。」先輩によれば、メールの大多数は見なくても大丈夫だったり、他の受信者でも回答できる内容。本当に自分が返信なきゃいけないメールなんて多くない、というのです。「そんな細かいのまでいちいち全部対応しとったらきりないやろ。」本当に必要なメールを処理したあとでもまだ２時か３時。残った時間でお客様に会ったり、市場を直接見に行った方がよっぽど有意義、というのが先輩の考え方。ええ。常に営業成績はトップクラスですよ。こんな方法もあるということで、ご参考まで。

トピ内ID：6919846312

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権限委譲と分掌

テキトー男

2015年03月06日 13:00

ご自分の能力(できる事)や嗜好(やりたい事)ではなく、権限と効率を基準にした業務範囲にしましょう。海外からのメールに対応する権限を有する職位の人が、自らプレゼンを作成しているのは組織として不自然に感じます。

トピ内ID：0087340204

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あなた宛（To）は何通ですか

🙂

おっちゃん

2015年03月06日 14:29

一日120通って、全部あなた宛ではないでしょう。ccは斜め読みにして、何もアクションしないようにしていますか。

トピ内ID：1460927185

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ご参考に

にら

2015年03月06日 14:29

将来有望な方ですな。「やりたい事ができない→フラストレーション」は断ち切るべし。何でも前倒しにすればすがすがしいもんです。当方、メイルは１日５００通ほど来ます。出張も打ち合わせもよくあります。私のやってる事を列挙します。★：効果大・★「後にまわして質が上がる仕事はない」と肝に銘じる。→メイルは読んだら即返信。（偉い人に送付する際は少し寝かせる。）・メイルを読まない時間を作る。時には会議室などにこもる。・朝誰よりもはやく出社。帰りは誰よりも早く帰る。・「急がないけど大事な仕事」をやる時間を確保。・★重要でないつまり「経営に直結しない仕事」は思い切って手を抜く。最悪「いやー！すみません」で済ませる。・conclusion first。・無駄な会議では、ノートの余白に課題や勉強中の語学単語等をあらかじめ書いておき勉強や思考に当てるとばれにくい。・考える時間を増やす。量稽古。考えた量で速さと深さが変わる。・リベラルアーツを勉強。５年後に効く。・電話/メイル/F2Fの使い分け赤羽雄二氏の「速さは全てを解決する」は参考になります。

トピ内ID：6113538593

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上司に相談してみた？

クリオネッタ

2015年03月06日 15:30

トピ主さんは会社員なんですよね？他の同僚や先輩、または同業他社の人はどうしているんですか？普通に考えれば１日１２０件のメール対応（＋他業務）はキャパオーバーで個人でどうにかできるレベルでは無いですよね。・アシスタント（一次対応）をつける。・業務を分担する。・メール対応する時間、それ以外の時間を別ける。・即レスが必要なものは電話。みたいにするしか無いと思うんですが。

トピ内ID：8133701737

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参考までに。

🐴

おうま

2015年03月06日 17:30

私も各国からのメール、社内メールを300通ほど処理しています。現職経験あり、最大500通まで処理したことがあります。部下が増えたので、全ｃｃが多い会社です。 9-10:30 ・朝いちばん　物流関係、税関や役所のもの、上層部からのメール　最優先（ほかのメールはみない）・朝にばん　前日にリストアップしてあった「宿題３件」（この返事きてるかな、きたら次のアクション・・・というもの）だけを抽出（検索）しその結果をいて、やるべき準備にかかる。例　輸出するもの、手続き書類をつくる、経理や上司に出す、営業資料をつくる、依頼者に渡す、など。処理に時間がかかるものほどここでGOをかける時間が早いほうがよいです。・作業　急ぐｘ重要な仕事、　精度が必要な仕事、厄介、あるいはリミットが厳しい（経理に出す等）作業週５回のうち２回はどんなに忙しくても会議が入ったと思い強制作業にしています・メール確認（１）ここでその他のメールを見る。また方面は北米ときめています（まだ先方が夕方で連絡がとれる）

トピ内ID：3461056900

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つづきです

🐴

おうま

2015年03月06日 17:30

10：30-12：00 ・作業　　急がないｘ重要な仕事、時間がかかる仕事（分割して作業） 13：00-14：30 ・作業　　重要でないｘ急ぐ仕事、急がないｘ重要でないｘ仕事、　何かでおしてあとにずれると厄介な作業 14：30-16：00　メール(2)　欧州方面対応と作業 16：00-16：30　予備タイム　普段あとまわしになっていた仕事、ペンディング、人への督促、 16：30-17：00　お仕事クロージング（笑）への準備・・・明日の仕事、来週の仕事の計画ほか、曜日や週、月で仕事の割り振り。あらかじめ予備日の設定、心持早めに仕上げる、100点ではなく70点を目指す、特定の打ち合わせや相談は専用時間を設定しておきそこに誘導する、のが自分のコツです。部署や社風、仕事にもよるので、簡単ではないと思いますが、まず重要な仕事（20％）を選別を。切り捨てる仕事、他人がやれる仕事、効率化も大事です。何よりメールをみる時間を減らすことです。相手とも話し合って減らせるといいですね。

トピ内ID：3461056900

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小技ですが。。。。

🐴

おうま

2015年03月06日 17:30

根本解決ではないですが・メールの返信フォーマットをつくる。草稿にいれたモデルをコピーして使う。・関係者と相談して、作業フローやアクションをすこしでも簡便化。メールでもらっているものをフォーマットでもらってそのまま他部署に流せるようにする。英和併記の書類にして、加工の手間を省く。・outlookのアクション機能を最大限使う。基本の例文をいれてさらに決まった上司に転送、などがワンボタンでできる。・漢字辞書に文言（英語・日本語）を短縮よみで覚えさせる。「あり」で　ありがとうございます。御礼申し上げます。　Thank you for your..... 　 We appreciate　等。変換で選ぶ。・署名機能を例文パターンとして使う。相手により使い分け、Hello から前文末文名前までいれる。返信書く際はまず署名を呼び出し、間に中身だけいれる（それも漢字辞書から）・先手をうって欲しい情報明細と期日を定期的に伝え、無駄なやりとりが少なくなるようにする。・個別案件のメールを、支障ないものはまとめる。納期管理であれば、1件ずるではなく、注残全部をテーブルで管理。

トピ内ID：3461056900

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ご返答いただきありがとうございます。1

😀

だいすけトピ主

2015年03月07日 11:09

トピ主のだいすけです。こんなにもたくさんのご返答をいただけるとは思ってもおりませんでした。皆様、誠にありがとうございます。ここにトピックを立てて本当に正解でした。おうま様までのご返答を確認いたしましたので、ご返答させて頂きます。なお、「当方宛て（To）は何件ほどか」という、大切な点に触れておらず申し訳ございませんでした。当方宛てのメールは全てで40件/日程度です。また、米州、及び、欧州&中東からのメールは、合計30件/日程度（内、当方宛て10件程度）です。こうして考えてみると、CCメールに振り回されていることを自覚致しました… ＞通りすがり様恥ずかしながら、ご指摘通りの「ヒトと使えないタイプの人間」です…。客先からは当方に直接メールが入り、CCで現地事務所となっております。現地事務所での取りまとめをお願いすることも考えてまいります。＞しいぼる様全削除ですか！国内のメールについては適応可能かも、と考えています。そして何より、しいぼる様からも先輩様からも感じられる、明るくポジティブな姿勢を見習いたいです！当方、考え込んで、一人で抱え込んでしまう人間なもので… 続きます

トピ内ID：2417195453

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ご返答いただきありがとうございます2

😀

だいすけトピ主

2015年03月07日 11:09

＞テキトー男様人員が少なく営業担当者が何でもこなす、という流れがあります。不勉強で組織論に疎く、少し混乱しております。＞おっちゃん様 CCのメールにもかなり反応してしまっておりました。お客さんからのメールの内容から何か隠れた問題がないか探ったり、発注の傾向から在庫管理にメスを入れられないか、新たな商機はないか、等々ひとりで考えてしまっておりました。「ヒトを使えないタイプの人間」というのがここにも出てしまっているように感じます。こういった意識の課内での共有を図りたいです。＞にら様「将来有望な方」、とおっしゃっていただき本当にありがとうございます。純粋に嬉しいです。にら様は経営者（に近い？）方かと勝手に想像いたしておりますが、後輩をモチベートしてくださる素敵な方だと感じております。アドバイスいただいた点、即活用させて頂きます。赤羽雄二氏の書籍は、明日か明後日には自宅に届く予定です。また、リベラルアーツとは何か、というのも調べてもみます。「将来有望」にはまだ程遠いですが、コメントをいただきましたことで、「将来有望になる為に頑張りたい」と強く考えております！

トピ内ID：2417195453

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ご返答いただきありがとうございます3

😀

だいすけトピ主

2015年03月07日 11:09

＞クリオネッタ様一度、上司に相談致しましたが、何も変わりませんでした。これ以上口にしてしまうと、愚痴になってしまいますので割愛させて頂きます。しかし、120件のうち当方宛てのメールの数を整理してみるとこなせない数でもないと考えております。おっしゃる通り、メール対応する時間とそうでない時間を分けることや、今まで以上に積極的な電話の活用は、即取り入れたいと思います。＞おうま様当方の業務所要時間を加味していただいたスケジューリングをいただき、誠にありがとうございます。これをベースに、まずは1日のシミュレーションを土日でやってみようかと思います。当方のことを全てお見通しのようで、少し怖い感じがしますが（笑）。神は細部に宿るとも言いますし、トヨタ式カイゼンも現場の小さなステップ見直しの積み重ねであるとも聞きますので、日々のスケジューリングの見直しや、ご教示いただきました小技を積極的に取り入れていきたいと考えております。

トピ内ID：2417195453

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