派遣秘書、とんでもない失敗をしました

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もも

2015年03月10日 17:13

仕事

秘書７年目ですがタイトルの通り、秘書業務の基本であるスケジュール管理で大失敗しました。現在３名の役員を担当しており、その内２名が参加する社内会議だったのですが、２名のうち１名はきちんと会議を伝えていたにもかかわらず、もう１名の役員に伝え忘れ、共有スケジュール帳にも書き忘れるという大失態を犯しました。このミスが発覚したが会議10分前。オフィスと会議場所まで移動に30分ほどかかりるため、役員本人と事務局にお詫びし、電話会議での参加など検討しましたが、役員から「もう欠席でいい」と言われ結局欠席されました。今回の会議はオブザーバーではありますが、発言はかなり影響力が強く、これまでの会議は全て出席していました。今までこんな最低な失敗したことがないため、非常にショックでしたが、言い訳のしようがなく、完全に私の職務怠慢です。一方の役員にはスケジュールを入れていたにもかかわらず、なぜもう一方の役員のスケジュールが入っていないことに気がつかなかったのか。秘書としてありえないことだらけで、気が緩んでいたとしか言いようがありません。お叱りもあるとは思いますが、今回伺いたいのは私が派遣社員だということです。正社員であれば直属の上司に報告すべきだとは思いますが、派遣社員の場合、どのように動くの正解なのでしょうか。前職は正社員で派遣として働くことが今回初めてのため、こういう時のルールがわかりません。今回は取り急ぎ、役員と会議事務局にお詫びの上、派遣元の担当者にミスとその原因、次回からの対処法についてメールにて連絡し、「派遣先の人事には担当者からお詫びを入れるので、次回からは気を付けてください」と返信がきました。派遣社員の場合、程度にもよるかとは思いますが、明らかに多くの関係者に迷惑をかけたミスに対して、皆さまどのように対処・報告しているのでしょうか。

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大したことないでしょ

猫三味線

2015年03月11日 16:32

その対応で完璧じゃないですか？終わったことは仕方がないのです。まさかお詫びの印に指をつめるわけにいかないでしょ。

トピ内ID：8261361727

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ま、いいんじゃね？

通りすがり

2015年03月11日 16:32

＞今回は取り急ぎ、役員と会議事務局にお詫びの上、派遣元の担当者にミスとその原因、次回からの対処法についてメールにて連絡それで十分です。まぁ、あえて言うなら、次回からの対処法まで一度に出すのはまずいですが。まずお詫びして、相手の反応を伺ってから次回からの対処法で締めればｏｋでしょ。所詮、派遣です。よほどに重要なら社内の人間で管理します。稀なミスなら問題ありません。むしろ、過剰に反応するからあなたは派遣どまりではないかとも思います。過剰品質は不要な時代なのです。オーバーアクションはうっとうしがられます。

トピ内ID：7801255059

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指揮命令者

派遣歴15年超

2015年03月11日 16:32

こんにちは。ミス…全くしない人はこの世にいないので… 私も自問自答しながら仕事してきて、派遣生活15年以上です。契約書に指揮命令者（うろ覚え）の項目、ありませんか？そこに載っている方が、上司に相当するかと。または、派遣初日に面倒を見てくださった方、社員さんから「こちらの方に指示もらってください」と紹介されたかたが上司にあたるかと思います。

トピ内ID：9526067515

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派遣なら指揮命令者がいるはずです

💋

サンタナ

2015年03月11日 16:32

なので指揮命令者（上司）に報告すればいいと思いますよ。

トピ内ID：6039432043

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そこまで深刻か？という印象…

🐴

通りすがり。

2015年03月11日 16:32

タイトルの通りです。発言力があってもオブザーバーだし… って秘書の仕事を知らない私だから言える事でしょうけど（汗確かに大きなミスではありますが個人的には派遣元にまで報告する必要はなかったような気もします。派遣先の指揮命令者は知ってるでしょうし（指揮命令者がいないって事はないですよね？）次の更新をするかしないかという判断になるだけではないでしょうか。指揮命令者から派遣元にも報告するように指示を出されたら当然報告はしますけどね。以前の職場で私より数か月前に入った派遣さんが月末の支払、数千万！！を忘れるって大失態を犯しました。この時でも本人が派遣元に報告するって事はありませんでした。当然更新はしてもらえないので更新をしない理由としてその話をされたようですけど。と、そんな訳で猛省はもちろんですが同じミスをしない対策等考えてるのならそれを報告すれば充分なのではないでしょうか。

トピ内ID：5330211427

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お互い頑張りましょう

🐤

あひる

2015年03月11日 17:30

秘書歴まもなく10年のアラフォーです。そのうち4年は派遣で社長秘書をしていました。現在所属している部署はどちらになりますでしょうか？私なら秘書室所属なら室長と、総務部なら部長と、事業部門付なら部門長とともに再度謝りに行き、今後同じようなミスをしないための防衛策について伝えると思います。そして、派遣会社には多分連絡しないと思います。トピ主さんはこのような事態の中、電話会議の提案も行うなど、その場でできる最大限のことはされています。派遣会社にも連絡しており、大変誠実な方だと思います。事後の対応としてプラスするならば、会議終了後なるべく早いタイミングで事務局から担当役員への内容説明を打診するかなと思いました(まぁ自分がミスしているので、なかなか頼みにくいですが)。この件で一時的に役員の信頼を失ってしまったかもしれませんが、対社外でなかっただけよかったとしましょう。これだけ反省と後悔のある失敗は、多分もう繰り返すことはありません。お互い秘書業務、頑張りましょう。私も初心にかえり、業務を遂行したいと思います。

トピ内ID：3611486672

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申し訳ありません

派遣歴15年超

2015年03月11日 17:30

3月10日の昼間にレスしましたが、頓珍漢な回答になっていました。失礼しました。多くの関係者に迷惑をかけた場合の対処、ですね？報告は、指示を出された社員さんに速やかに。お詫びは、実害を被った方、フォローしていただいた方全員に。正社員時代と同じです。派遣元には報告してないですねーしてる派遣社員、いないんじゃないでしょうか？する人は、派遣先の偉いヒトじゃない？されるときは、ズバリ契約中途解除の可能性が高いと思います。

トピ内ID：9526067515

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？？

✨

ぱぴこ

2015年03月11日 17:30

指揮命令権者いないの？あなたのタイムカードを管理してる人は誰？派遣社員だからってどこかのチームに所属してるでしょ。

トピ内ID：4783407594

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「とんでもない失敗」が継続しているのでは

のとてす

2015年03月11日 17:30

派遣会社や就業先にもよるかもしれませんが、就業時に「守秘義務」ってありませんか。投稿の中に問題があるとしたら堂々と派遣会社に流してしまっている点が気になります。 >ミスとその原因、次回からの対処法何らかの業務上の秘密が入っている可能性が高そうなのですが…。正解は知らないか無いとは思うのですが、就業先と派遣先は人の斡旋しかしていないのだから、内部の情報はは知らせる必要はないように思います。 >今回伺いたいのは私が派遣社員だということです。派遣社員が問題を起こさないようにしたいなら、正規雇用した社員を使えばよいので派遣先の問題です。投稿に書いてあるトピ主さんの失敗(スケジュール登録ミス) については、個人的な失敗であるとして謝れば済む程度の問題だと思います。 (人命が失われたり、大きな金額的損害は発生していないようなので) 派遣会社に報告したから守秘義務違反でどうのこうのということは実際には発生しないと思うのですが、今回の投稿内容は職場の人が読んだら特定できないのかとかいう点が気になります。これは誠意とかではカバーできないです。

トピ内ID：0979682098

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元秘書です

元秘書

2015年03月11日 18:58

私は外資系だったのですが、一人で３人の秘書って考えられません。利害がぶつかることありませんか。スケジュールミスですが、いくら謝ってももとにはもどせないので、自分への教訓をきもに命じて次にすすみましょう。私ならこれ以上ことをあらだてません。

トピ内ID：2042687948

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どうして？

😑

他言無用

2015年03月11日 23:30

派遣でのお勤めとのこと派遣会社に報告はされたのでしょうか？できる限りの対応をされているようなのでいいんじゃないでしょうか。ただ、こういうことをネットに書き込むのはよくない関係者はすぐにわかり、特定されてしまいますよ守秘義務を忘れてはいけません。

トピ内ID：7925358630

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大丈夫

🙂

タイ子

2015年03月12日 11:03

秘書として働いた事はないのですか、トピ主さんは失敗後にするべき事をしました。大丈夫です。派遣先と派遣元の話はもうおまかせして、あまりミスを引きずらないようにしたらいいと思います。大丈夫！頑張ってください。

トピ内ID：9975820831

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契約更新なしで

🐤

立つ鳥後を濁さず

2015年03月12日 11:03

謝ったり下手に動かない方がマシ。ひっそり辞めたほうが貴方も派遣元もダメージが少ない。

トピ内ID：9899968572

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報告すべき人には既に報告していると思う

都民男子

2015年03月12日 11:03

ミスは誰にでもあるし、人の上に立つ器量のある人であればこそ、そういったことに理解はあるはず。今回のミスに関して報告すべきところには既に報告を済ませているようですし、再発防止に関してもご自分で考え、その内容を伝えるべき人に伝えているように見えます。（再発防止案はご自分で事務局に直接伝えてもよかったかもしれません）派遣社員としての対応も、私にはこれ以上のことは必要ないというか、こういったときにすべきことを自分で理解し、対応したように思えます。ミスなきパフォーマンス、常日頃からミスを防止する姿勢はもちろんですが、ミスをした時のリカバリや取り組み方も、周囲からの信頼を得るに大切なこと。もしトピ主さんが私の勤務先に派遣社員として働いていらしたら、私は「あたりの方に来ていただけた」と感じるような気がしています。過度に委縮せず、どうかこれまで通りの姿勢で働いてください。

トピ内ID：5313118409

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一番に上司へ連絡

モナコ

2015年03月12日 11:03

元人事、元派遣会社勤務、元派遣社員です。直属の上司には連絡しましたか？役員と事務局に連絡、同時に秘書の取りまとめをしている上司にも早急に連絡して下さい！大きなミスがあった場合、上司からも役員及び事務局へ謝罪を入れることで事態が良い方に向かうこともありますし、少なくとも上司は部下の大きなミスは把握しておくべきです。契約書にも明記してあると思いますが、職場での指揮命令権は上司にあるのですからね。上司に連絡せず派遣元へ連絡したのなら、まずかったですね。派遣元から人事へ連絡がいったなら、人事から上司へも連絡が行ったでしょうから。その時上司は「え？聞いてない！そんな重大なミスを自分に報告しないの？」と驚き怒りを感じるでしょう。部下がミスしたことに加えて、自分に報告しない＝管理出来ていないということを露呈しているわけで、大恥かいたわけですから。ケアレスミスしないことも大事ですが、秘書ってこういう人間関係や気遣いの部分がとても大事です。いくら事務作業が出来ても、報告経路やパワーバランスに戸惑うような人は、本来あまり秘書業務に向いていません。普段は大丈夫ですか？頑張って下さいね。

トピ内ID：8288136369

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そういう仕事したことないけど

😑

あのー

2015年03月12日 09:59

最近の企業、大きな所でも、役員１名に付きではないんですね。正社員の秘書さんとかは居ないのでしょうか？そういう時代なんですか。。。厳しいですね。

トピ内ID：3442991962

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秘書としてすべきこと

芙蓉

2015年03月12日 11:03

秘書です。ミスをするとさーっと顔が青ざめますよね。わかります。お疲れ様でございました。派遣先でのミスですが、派遣先の上司、派遣先の関係者への謝罪で充分だと思いますよ。派遣元へは報告はしたとのことそれ以上は必要ないかな。更新を切ると判断されたならそれでおしまい。逆にあまりことを荒立てない方がいいと思いますよ。今回の対応で大丈夫だと思います。それより一点気になるのが、よく掲示板で社内に関しての相談を見ることがあります。たわいもない話なら良いのですが、こんなこと相談してコンプライアンス大丈夫かな～と思う相談も多く見受けられます。主様の仕事は何よりもコンプライアンスを気を付けなくてはならないこと。私の会社で秘書が掲示板で社内のことを相談しているのがわかったらかなりまずいです。ことの大小問わず。信頼が失われるという意味でね。特に私の業界はそういったことにピリピリしている業界ですので。ですから主さんが今後気にしなくてはならないのは不用意に社外の人間に匿名問わず社内の出来事を漏らさないことに気を付けることだと思いますよ。多分フェイクも入れているでしょうけどね。

トピ内ID：4280198540

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指揮命令者は？

🐱

そら

2015年03月12日 11:03

就業条件明示書の指揮命令者はどなたになっていますか？派遣の場合、指揮命令者の指示にしたがい業務にあたることになっているので、こちらの方にも報告済みでしたら、派遣として今回のお詫びと報告をする先としては十分だと思います。 3名の役員は一人で担当されているのでしょうか。秘書担当の社員さんはいませんか？もしくは同じような立場の秘書さんは？秘書として(正社員、派遣関係なく)、足りなくても出過ぎても役員のご迷惑にならないかと迷うことはあります。会社の文化や習慣にもよると思うので、今の対応で良いか周りの方に相談してみてはどうでしょう。私も派遣秘書です。ももさんは誠実に仕事に向き合っている方と感じました。がんばってくださいね。

トピ内ID：4034234914

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部署の上司にも報告を

へたれ管理職

2015年03月12日 11:03

製造業の技術屋なので秘書業務には疎いですが、秘書にとって上司にあたる人は、担当する役員といわゆる部署（秘書課）上司の二人いるのだと思います。したがって、派遣社員であろうが正社員であろうが、両方に報告する義務があると考えます。部署の上司にしてみれば、派遣元営業からトピ主さんのミスについて報告＆お詫びを受けたら、最初は意味が分からないだろうし、わかってからはとてもショックだと思います。当該役員からだったら、もっともっとショックでしょう。また、秘書は対人折衝業務ですので、個人のスキルがものをいう面が大きいのかもしれませんが、トピ主が起こしたミスを他の秘書が起こさないとは限りません。再発防止の水平展開は上司の権限でしょうから、その点からも報告はしたほうがいいと思います。

トピ内ID：5639103727

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必要以上に気にしなくて良いですよ

🙂

大企業の社員

2015年03月12日 12:06

気の緩み？が招いた大変な事態のようですね。もちろん言い訳の出来ない重大な失態であり、有ってはならない事態では有りますが、、決して聞いた事も無いほど深刻なミスでもないかと思います。私も一部上場企業の役員に近い立場にいますが、この様なケースが無い訳ではありません。今回は明らかに言い訳の出来ないミスとも言えますが、貴方のようにしっかりと反省して次に活かしてくれたら何の問題もないと、私だったら考えます。（続きます）

トピ内ID：0150785769

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今後に活かしましょう！

🙂

大企業の社員です

2015年03月12日 12:06

あなたはとてもしっかりした方のようですし、とても反省されておられますからこの件で今後必要以上に気になさる必要は無いと思います。「派遣社員の秘書だから」というご質問ですが、既に自社（派遣元）の担当者の方へ正直に経緯や顛末から今後の反省まで含めてご報告済みのようですし、その方からも派遣先の企業の人事へ謝りを入れているようですからこれで十分かと思います。ご自身の気が済まないようでしたら、更に今回ご迷惑をお掛けした関係者（役員本人、事務局、秘書室関係者）へ簡単な（けれど謝意が充分に伝わる内容で）謝罪をおこなえばそれで充分です。（メールだけでなく直接口頭でも。ただ貴方のような方ならもう既にこれは済ませていらっしゃるかも知れませんね）これがお取引先との会合や会食など社外の方との約束だったら、と考えたら今回の事は社内の会議ですから、逆にラッキー。（は、言いすぎですかね？！）今回の事を良い教訓として今後に活かしましょう。良い経験をしたと思って気を引き締めれば良いかと思います。滅入る必要はありません。頑張れ！

トピ内ID：0150785769

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ミスが続いていないなら、大したことじゃない

😠

経営者

2015年03月12日 13:00

　派遣だって同じですよ。派遣先には指揮命令系統に従い、報告お詫びをする。派遣なので、派遣元にも連絡をし、担当者から、派遣先へお詫びしてもらう。それだけです。　秘書に派遣を使うこと自体私は反対です。なぜなら機密事項に多く関わるからです。従って、秘書を派遣ですめそうとする会社にとって、それくらいのミスは、大したことはないという感想です。　その程度のミスで派遣契約の解除をするなら、正社員でやれという感じです。仮に同じミスを正社員の秘書がしても、首にはなりません。注意と指導をされるだけです。ミスが頻発すれば別ですけどね。

トピ内ID：0503385576

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大げさな気が

匿名

2015年03月12日 15:32

速やかに指揮命令者に報告し指示を仰げばいいかと。派遣元へ報告するほどとは思えません。 1人でやればミスはあります。派遣元は派遣してしまった後は常識的な範囲で仕事していれば特に問題にしない。

トピ内ID：0926194929

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仕事の内部事情に関わる相談投稿は避けた方が良いのでは？

ミント

2015年03月12日 16:29

もちろん「働く」という相談カテゴリがあるぐらいなので、仕事に絡む投稿はよく見かけるのですが、トピ主さんの内容って、担当する役員人数も具体的だし、該当する会議の重要度まで記述されてますよね？多分、真面目な方で、この度のミスを自己嫌悪しながら、対処策を求めて投稿なさったのでしょうが、守秘義務もあることですし、派遣会社の営業担当さんに電話するなり相談した方が適切だと思います（メールで返信来ても不安なら電話!!）。

トピ内ID：8584510149

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個人的に真っ青になるのはわかるけど

まるこ

2015年03月12日 16:29

騒ぎすぎるとトピ主さんの印象がますます悪くなる可能性もあります。というか、トピ文を読む限り、落ち着きのない秘書さんだなというイメージですね。真摯にお詫びして対応策も考えたなら、後は粛々と仕事するだけです。

トピ内ID：1955774538

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派遣先に管理者がいます

🐱

黒猫

2015年03月12日 16:29

派遣会社はあなたの勤怠管理や職務指示はしません。従い就業先の管理者に報告、指示を仰ぎましょう。重大クレームである場合、派遣元に報告と是正指示が行く可能性もあるので、そちらにも顛末を報告しましょう。場合によっては派遣元コーディネーターや然るべきポジションの方と一緒に、派遣先の然るべき方々にお詫びするという事もあるかもしれません。

トピ内ID：7276941828

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私もいまは派遣で秘書です。

🐴

社長秘書

2015年03月12日 17:27

主さんと同じ私もいま派遣で社長秘書をしております。前職までは１０年以上上場大手で社長秘書をしてきました、結婚を機に仕事量を減らすため派遣で働いています。　派遣で秘書するの難しいですよね、どこまで入り込めばいいのか、いつも悩みます。今回は取り急ぎ、役員と会議事務局にお詫びの上、派遣元の担当者にミスとその原因、次回からの対処法についてメールにて連絡これで十分だと思います、主さんが事情あって今は派遣で働いているなら本当に割り切らないと潰れますよ、私はお給料も前職の半分くらいになってしまったのでなにかあっても「派遣で求められてるから」とぐっと抑えるように（仕事の量を）しています。　ミスは誰にでもあります、ボスたちもしばらくしたら忘れます。どうか今度は同じミスはしないでおこうと今日の悔しさを胸に頑張ってください！

トピ内ID：4242997445

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そこまでできていれば十分

派遣先リーダ経験者

2015年03月12日 17:27

派遣先のリーダを経験していたものです。多くの方がおっしゃってみえるように、派遣先管理台帳に記載されている指揮命令者（多くは上司に相当）に報告が必要です。ただ客先の関係者にも詫びを入れているし、派遣元にも連絡されているのでここまでできていれば問題無いと思うどころか、派遣者としての対応は十分と考えます。経験で言えば客先で同じ派遣元のメンバーが、たまたま客先の社員を同じ方向ということもあって、車で送って行った時に事故を起こしたことがありました。幸い怪我もなく、大した事故ではなかったのですが、本人及び代表者の私から派遣元に報告を入れました。勿論営業が客先に謝りに行きました。事故を起こした当事者（派遣者）及びリーダである私の二人の始末書を要求され派遣元の事業部長席に出頭しろとの指示があり、事業部長から注意を受けた経験があります。指揮命令者及び派遣元担当者に連絡、詫びを入れておけば問題ないと思います。派遣は客先の評価が全て技術料や派遣期間等に影響します。今回の対応で問題あればそこに影響します。

トピ内ID：0596614711

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対したこと無い失敗ですね

役員秘書

2015年03月13日 13:00

そんなちっぽけな？と思いました。ちなみに、今って、大手でも普通に役員秘書雇ってますよ、派遣で。時代は変わりました。私も派遣で役員秘書ですが、正直一人しか担当してないと暇ですよ。役員本人は忙しいですが。。。

トピ内ID：2019026793

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