エクセルで作成した請求書の検算について

レス66

（トピ主 10 ）

☀

エクセル

2016年06月02日 10:20

仕事

　私の会社は会計ソフトなどは導入せず、エクセルで請求書作成をしています。エクセルで販売数×単価、消費税、小計、合計など計算式で自動に出ます。これは、検算の必要はあるでしょうか？実際に、エクセルで、お仕事されている方、一般的な使用方法など、お考えを教えていただきたいのです。私の会社では、一応すべての項目を検算しています。　キーボードにちょっと触れただけで数式が消えてしまうこともあるし、ということでお客様のお金にもかかわるので確実に、との考えです。　しかし、顧客が増えたらどうなるんだろう、数式コピーをもう一度実行する、など、計算機以外で早く確実に作成できないか、考えています。お願いします。

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確認は必要だと思う

🐶

ぽち

2016年06月02日 21:58

ウチの会社もエクセルで作成していますよ他の社員は計算式を信用して確認しませんが、私は一応全部確認しています（私が客先にメールや郵送をする担当です）結構間違いが多いんですよね式が消えてたり、行を追加して計算式に追加した行の分を含んでいなかったり。。。紙ベースしかない場合は自分で電卓をたたきますけど、データベースで送られてきた場合は計算結果のところでF2を押して計算範囲を確認したりしています

トピ内ID：3336389538

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基本的に

🐶

ワンコ

2016年06月02日 22:30

バックアップはとっていないんでしょうか？危険ですね。 PCクラッシュは突然起こるので必ず別の媒体にバックアップを取るのが基本です。勤め先ではホスト二台で一台は完全バックアップ用です。個人的に家庭ではメモリースティックにバックアップし、クラッシュに備えます。環境設定によりますが、エクセルファイルをダブルで持ち、都度更新、別媒体にも都度更新で救えるでしょう。

トピ内ID：7986172413

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そろばん　電卓も併用している

🐤

ひよこぴよ

2016年06月02日 23:34

「エクセル」などの表計算ソフトがいかに便利とは言え、その計算式を入力するのは人ですし、表が複雑になってくると複写ミスで計算式が変わってしまったり、ずれてしまったりして別の行・列の計算をしていた　ということが私も過去に体験しています。それで「そろばん　電卓」も併用していました。あるとき(もう20年前ですが)同僚が、「そんなことしなくても　こうすれば簡単に検算できるよ　これはパソコン書にも載っていないよ　俺がパソコン操作中に偶然見つけたんだよ・・・」現在、私(59・男)はもう退職しましたけれど小学生時代から「金銭出納簿」をつけていますし、趣味で気象観測を続け今年で52年になりますが、それらの計算・検算にパソコンを使うようになりました。検算には現在でも電卓を使用しています。パソコン書にも載っていない「技法」などは、私もたまたま先週パソコンスクールに入学しようか迷っていてスクールの教官と立ち話して私の体験を話しましたら、教官も、「パソコン書に載っていない方法は大量にあります　私たち教える側でも　こんなことができるのかと毎日　新発見ですよ」とおっしゃられていました。

トピ内ID：8525879088

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してません

麦茶

2016年06月02日 23:34

私も請求書をエクセルで作ってますが、検算はしていません。二度手間ですから。計算式は、消えないように保護かけましょう。それで問題解決です。

トピ内ID：5151627750

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システムとして

🙂

ささ

2016年06月03日 11:08

システムとして確立しちゃえば、検算はしないなぁ。コピー機出すのに本当に出るか疑わないでしょ？メールがちゃんと届いたか毎朝試しに送信してますか？電話機がちゃんと接続されるかテスト通話してますか？ってもので。もちろん数式部分への変更が効かない様にロックはかけますけど。入力部分を限定すると言う事で。であれば、後は入力部分をチェックするだけで過程は毎回確認しない。

トピ内ID：6570070476

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必要な場合もある

🙂

おっちゃん

2016年06月03日 12:16

当社では、物流等の経費を按分して、単価決定する場合がありますが、そういう場合、小数点以下の処理次第でエクセルで自動計算しても、１円単位で合わなくなる場合があるので、検算します。

トピ内ID：7025885112

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レスします

青空

2016年06月03日 12:16

エクセルで毎回同じ計算をさせるなら、 1.　計算式の部分にロックをかけて変えられないようにする 2.　マクロを使うの方法があると思います。　計算機で検算をした事はありません。

トピ内ID：1331356647

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検算する

🙂

りく

2016年06月03日 13:01

単なるベタうちなら検算します。もしくは数式部分以外の編集不可になるようエクセルに編集制限をかけます。顧客が触れればソフトを入れればよいだけの話です。

トピ内ID：1192464222

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電卓で検算するって事？

マンゴー

2016年06月03日 13:01

エクセルで見積書とか作ってます。電卓で検算なんてしません。エクセルの計算式が正しければ、電卓より正確ですから。なので、金額の欄は必ず計算式を確認します。セルを見れば、計算式が必ず表示されるので、そこを見れば確認出来ますよね。何の為に電卓で検算する必要が？仮にキーボードに触れて数字が消えても、作業を一つ手前に戻せば良いだけの事。どうしても不安なら、小まめに保存をするとか対策すれば。エクセルに詳しい人にもう少し教えて貰い、会社の人を納得させたら？

トピ内ID：6715839823

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え？数式が消えるなんて防止できるはず

匿名

2016年06月03日 13:01

実際にどんなものを作っているか知りませんが単純なものなんですよね。せいぜい販売数だけか、販売数と単価を入力するだけですよね？だったら、計算式の入ったセルを保護して書き込みできなくすればいいだけ。数値を入力するセル以外を保護していないことが何よりの問題ではないかな？別にデータベース管理していない単なる伝票なんでしょ？

トピ内ID：8565450293

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しない

ひるあんどん

2016年06月03日 13:01

男性です。デバッグして最終的に確認の取れたシートなら、入力データに対して検算なんかしないですね。検算の結果、Excelが間違えていたってことがありましたか？入力間違いや元々の計算式に間違いはあっても、浮動小数点以上だけで事足りる請求書なら検算結果と同じでは無かったですか？ >>キーボードにちょっと触れただけで数式が消えてしまうこともあるそれは「そのような事態を想定」してシートを作成していないからです。入力できる領域、逆に言えば入力させたくない領域を保護状態にすれば済む話ではないでしょうか？行や列の構成が顧客毎に違ったり、都度書式をコピーが必要な作りなら、シートそのものの作りを見直すべきだと思いますよ。

トピ内ID：0986783067

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セルに保護をかける

😑

え？！

2016年06月03日 13:01

タイトルの通りです。最初に完璧な計算式を作ります。何度も色々なパターンを入力してチェックする。問題ない式が出来たら、数式のあるセルはすべて保護をかけて変更できないようにします。これが一般的な使い方です。もちろん、変更できてしまうセルはちゃんとチェックしますよ。他の方法として・・・数値を入力するシートと、計算するシートを別にすることです。そうすれば、触らずにすむので式をいじってしまう可能性はゼロです。もちろん、計算するシートにはシート保護をかけます。

トピ内ID：8038689136

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よほど心配な時は

💰

ショムー

2016年06月03日 15:35

Ctrl+Shift+`（アンサングラーヴ）キーでセルに入力してある数式が全部表示されますよ。抜けがないか、数式の消えているセルがないかは一目でわかります。あとはVBAなり、シートを分けるなり、ピボットテーブルなりを工夫して、触るセルをなるべく減らす事でしょうか。 Excelソフトの勉強をされるのが一番近道だと思います。

トピ内ID：5096094152

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ロックをかける

🙂

EXCEL好き

2016年06月03日 15:35

単純な掛け算と足し算なら計算ミスを心配する必要はありません。注意すべきは、掛け算の小数点以下の扱いです。ROUND関数できちんと四捨五入しておかないと、セル表示のみかけは整数でも実際は違うということがあります。合計が変わってしまいます。計算式など変更されたくないセルにロックをかけて変更不可にしておくと、計算式がうっかり消えたりはしません。各セルの書式設定「保護」タブには通常「ロックする」にチェックが入っています。単価や数量を入れるセルのロックをはずしておいて、シート保護をかけると、それ以外のセルを変更できなくなります。ＶＢＡを利用してボタンをクリックすると計算するプログラムが働く、というやり方もあります。これをもし選択する場合の注意点を書いておきますと、四捨五入の扱いが、セルに入力されたROUND関数とＶＢＡのROUND関数で違います。わたしはこの違いをしらなくて、合計に１円の違いが出て悩んだことがあります。計算結果を一致させるやり方はありますので、もしプログラムを組むことになったら、やり方を知っている人に作ってもらってください。

トピ内ID：2134008887

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検算は必要です

夢子

2016年06月03日 15:35

関数やピボを組み合わせ、マクロを修正し、自動化ツールを作る仕事をしていました。今はただのＯＬです。わかる人が作って、それを自分で使っているだけなら問題ありません。しかし、引き継いだ資料は絶対に検算が必要です。計算式に保護を掛けても何をしても、必ずやらかす人がいるんです。全部計算しろとは言いませんが、合計が予定額と合っているかくらいは確認するべきだと思います。つい先日も、自動化ツールに頼って中身を確認しなかった人が、違うお客さんのデータで作成したもので提出し、大問題になりました。データを右から左に流すだけでは、こういう間違いに気づけません。私も最初は、自動化ツールがあるんだからそれでいいじゃん、二度手間だよと思っていました。弄る隙も無いくらい、関数でガチガチに固めました。でも、それでも悪意なく壊す人が多いこと。所詮は人間が作った物です、あまり過信しない方がいいですよ。特に請求書なんて、金額が違ったらこれ以上は一円も払わないってお客も居ますからね。

トピ内ID：1301482608

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後悔先に立たずと申します

🐱

猫信者

2016年06月03日 16:36

検算は絶対に必要です。特にエクセルで遣ってゐれば、ちょっとした入力ミスで簡単に数式が変わることがあります。総額を感覚的に押さえるだけでも効果があります。単価が低くても、個数が多ければ多額の計算ミスにつながります。

トピ内ID：3030716526

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シートの保護は？

ぽち

2016年06月03日 16:36

自分だけが使うシートならいざ知らず、大勢が使いまわすのに必要なセル以外を編集できないようにロック掛けてないの？一番確実で基本中の基本ですよ。

トピ内ID：2084047757

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PDFで

🙂

えっ

2016年06月03日 16:36

出来上がった表は一度PDFにして保存しておきます。念のために。

トピ内ID：1788570036

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保護

🙂

えっちゃん

2016年06月03日 17:12

入力セルと自動計算セルをきっちり区別しておき消えては困る自動計算セルにはすべて保護をかけてます。

トピ内ID：9570323921

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検算は必ずします。

🐤

ヒミコとオロチ

2016年06月03日 19:47

結構慣れた人でも間違いは起こります。トピ主の状況であれば、先ず、計算式の対象範囲を確認、単価に更新が反映されているかを確認、個数の和を確認、合計を確認、といった感じでしょうか。全部確認しても５分もかかりません。 Sumの検算であれば、対象範囲を範囲選択すれば右下に合計値が表示されるのでお試しを。よく使うのであれば… １．価格表を作成型番(通し番号)、製品名、単価で価格表を作成。２．フォーマットとして計算シートを作成型番で製品名と単価をVlookupかIndexで引っ張るように、金額と合計金額にも数式を仕込む。販売/見積り個数だけ空白にしておいたシートをフォーマットとして作成。(行を多めに) ここまで予め準備。自分以外の人が作業したり、そそっかしいなら個数の部分だけセルのロックを外してシートの保護も。３．使う時にフォーマットシートをシートごとコピーシート名が書かれているタブを右クリックし、シートのコピー４.新しいシートで作業シート名を適宜変更してから、新しいシートで作業。使わなかった行を削除する等、体裁を整え検算。こんな感じで作業すると思います。

トピ内ID：9948652176

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していません。

🐶

おばさん

2016年06月03日 19:47

参照元トレースをすればいいのでは？数式コピーをもう一度実行、の意味がわかりませんがテンプレートはないのでしょうか…

トピ内ID：4973085170

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確認の方法が違うと思う。

🙂

やりかたいろいろ

2016年06月03日 21:45

私は完ぺきにできたエクセルを再計算することはしません。数式が完璧ならそこはもう保護をかけるので数式が狂うことはないものとしますから。ただ、確認はします。請求元データって売上管理とかの各種資料用に利用されていませんか? そちらに請求金額って出ていませんか? つまり、別管理の集計と請求書とを突き合わせることで確認をするんです。私ならそれと合っていれば終わりです。というか、顧客コードを入力すると請求元データから請求書式にデータを読み込んでくる形に作るからいちいち入力しなおしすることってないです。トピ主さんはどういった運用の仕方をしているんでしょう? 効率の良い確認方法は運用の仕方にもよると思います。

トピ内ID：7255638411

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実際、式参照がズレていたことあります。後小数点の扱い注意

😢

夕凪

2016年06月04日 10:46

足し算程度だと、足すセルをマウスで選択すると合計が、表の下枠右の部分に出ます。（デフォルトでは、平均とデータの数と合計が出ます。）また、エクセルには参照式トレースという機能があります。印刷前にこれを使えば参照のズレ等のミスを防げると思います。担当としては、適当な数字を入力し式自体が正しいのは毎回検証すべきです。ＶＢＡが出来れば、毎回、自動的に式コピーからした方がより良いです。でも上記検証は必要です。後、消費税等、小数点が出る場合、切り捨て、切り上げ、四捨五入等、および扱う小数点以下の桁数も、セルや式（round等関数を使います）に設定が必要です。エクセルは、表示されない小数点以下も自動的に計算するので、見た目の（表示される）数字と合計が合わない場合があります。

トピ内ID：4243375004

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意味わからん

泥熊

2016年06月04日 11:50

エクセル作表した時に計算式のチェックしてロックかければ必要無いでしょうそれでも危なければマクロで入力形式作って終わりです検算の意味が分かりません　 FAXやメール送って電話で届いてるか確認する会社には必要かもしれませんが…

トピ内ID：1673515904

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監督官庁に出す報告書では

🙂

おむすび5656

2016年06月04日 11:50

表集計ならば、縦横合計をそれぞれ別に総計して結果が同じであることを確認していました。もう少し込み入った式ならば、同じ結果を求める別の数式を作成して検算機能を持たせることは可能です。ただし、入力値に誤りがあるのは検知できません。入力結果を印刷あるいは画面で別な人がチェックする、別な人が入力した結果と比較するなどを考える必要がありますね。電卓時代は、ロールペーパーで計算過程をつけていました。今のハンディ電卓だと検算記録が残りませんよね。

トピ内ID：0406036148

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ありがとうございます（トピ主です）

☀

エクセルトピ主

2016年06月05日 15:18

　トピ主です。皆さま色々教えてくださってありがとうございます。　　大変参考になり、やる気が出てきました。結局、我が社のエクセルは完璧とは程遠い、ということが分かりました。　　数式は前任者が作成し、　1.単価表シートからVLOOKUPで単価を引いてくる（違うことがある）。　2.使用日数がその月の日数　31日、30日、と自動で出る（違うときがある）。　3.返品される可能性の数式が含まれるため、　単なる個数×単価ではなく、もし返品されたら単価×個数から返品数×個数を引いて、残りの日数をかける、など結構複雑な関数が入っているため、計算結果があっているか関数表示ではわかりにくい。　4.合計欄は、サム合計で見れても、上の欄に総合計、うち消費税など同じ内容の再掲が多く、つい消費税合計など、計算したくなる。色々不安になるのは、エクセルが信用できないからだと、当たり前のことに気づきました。確かに行挿入で合計が足されなかったり、本当に色々あります。VLOOKUPの単価すら1つ1つ確認しています。検算以前の問題、だったわけですね。　

トピ内ID：2379765184

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検算、確認は必須

♨

大福

2016年06月05日 17:24

たとえ完全無欠のマクロを組もうが、バグ・トラブルが０のツールを購入しようが、ヒューマンエラーで入力した桁数が１桁間違っていたら、請求金額がエラいことになります。１個１００円のモノを１００個購入したら１０，０００円＋消費税。『０』を一つ多めに入れてしまったら『１００，０００円＋消費税』。結果を必ず確認するのが、お仕事の大前提です。たとえ顧客が数倍～数十倍に増えたとしても検算・確認は必須ですよ。 >計算機以外で早く確実に作成できないか、考えています。Ａさんがそうした仕掛けを考えたのなら、Ｂさんにはその結果をチェックする仕掛けを考えてもらいます。同じＡさんにチェックを任せてはいけません。必ず別人がチェックすることで計算の正確性が検証できるのです。たとえ人件費がかかっても、チェックミスによる青天井の請求・支払いでカイシャが潰れるよりはマシです。

トピ内ID：4572635683

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必要

🙂

どーにもこーにも

2016年06月07日 14:37

見積項目変わって、総ページ数も変わったりするので、計算式も微調整いるし。実際ちょいちょい間違うんで。

トピ内ID：1866866511

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Excelが悪いんじゃないですよ

🐤

ヒミコとオロチ

2016年06月07日 15:17

トピ主さんの追加レスの解決方法はあるのですが、このような課題は小町向きではありません。文字数制限でキチンと説明しきれないので。専門の掲示板に投稿される事をお勧めします。それと、ちょっと読んでいて気になったのですが。前任者の作ったモノに不満があるなら、トピ主さんの責任で修正したり作り直せば良いだけです。私は派遣なので色々な方が作った計算シートを見てきましたが、完璧なモノなんてほとんど無かったし、完璧であっても使う時には、検算/確認作業は怠りません。どんなに凄腕さんが作ったとしても価格表の更新をしなければ誤った金額を返してくるのは当然です。状況の変化に応じて保守ができなければ、どんな素晴らしいモノでも、いずれ使い物にならなくなります。悪気はないのでしょうが、トピ主さんの書き方では前任者さんがカワイソウだと感じました。

トピ内ID：9948652176

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基本的にですが

🐱

会苦競る

2016年06月07日 18:46

エクセルといえどもマクロを使って集計している以上、それは一つのアプリということになりますから、設定が正しければ検算は不要です。私の場合には、事前検証をきちんとやってから変更できないようにロックをかけておきます。ある程度の知識があるならわかると思いますが、セルに入れてよい数値を日本のお金の計算なら整数だけに制限するとか、外貨なら最小単位以下の端数の累積誤差をどうするかとか、数値のところに文字を入れてしまったなんてお粗末が無いようにするなど、意外と配慮しなければならないことは多いです。ちなみに、それが何を使って出力されたものであれ、紙にプリントアウトされたものだけ渡されたときは検算します。

トピ内ID：0046647633

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