配布作業について

各拠点、各部署とは、どのくらいの数でしょうか？ 2500部を、何部ずつ分けるのか？拠点や部署ごとに数が違うのか？ そういうことがわからないと、トピ主さんの処理が遅すぎということもあり、とても1人でこなせる量でないということもあり、解決の案は出ません。 文章が要領を得ないところを見ると、トピ主さんに問題ありそうな気がします。

メール便で送れるようなものなら、プリントアウトした紙でしょうか。 それなら印刷せずに、各拠点にメールするか、共有フォルダを置いて各拠点でプリントアウトしてもらったらどうでしょう。

メールに添付してください。

飛躍的な時短方法なんて、ないんじゃないかな。 郵便局みたいに、郵便番号のようなコードと自動仕分けの機会を導入できる訳でもないでしょうし。 個人的には、2500通を3時間で仕訳けたって、早い方だと思いますよ。 どうしても時短したいなら、AIの導入を待ちましょう。

》Nab様 コメントありがとうございます。 質問の仕方が悪かったそうですみません。 拠点は17事業所で、部署は正確な数字は 数えていませんが、100部署以上はあると思います。 流れは 1事前準備として、部署別の配布リスト(名前、部署名、拠点)を作成 2納品された配布物を配布リストに見ながら、部署毎に仕分ける　 3仕分済の配布物に配布リストを添付して、社内便メールで送る （拠点は宅配で送る） →部署の方で従業員へ配布してもらう 4余った配布物は在庫保管（不足が発生した時に配布） という風に作業しています。 配布リストに則って仕分していることで、 時間が掛かっている状態です。 こんな感じでよろしかったでしょうか？ 不足あればご指摘ください。 》しずく様 コメントありがとうございます。 配布物の内容は健保の雑誌、社内報等の冊子、 健康キットです。全従業員に渡すものです。 仕分けた配布物に部署の方で配布してもらうように 配布リストを添付しています。 あまりも数が多くて驚いて、一緒に働いている社員に 相談してみたのですが、いい案が出ていない状態です。 》のん様 コメントありがとうございます。 メールで添付はしていませんが、配布物を部署の方で 従業員へ配布してもらうように配布リストを載せて送っています。

印刷物なら業者から拠点に直送してもらえばよいのではないでしょうか。 業者　→　本社　→　仕分け　→　拠点 ではなく、業者さんに、拠点Aには300部、拠点Bには150部と部数と拠点の住所だけ指示すれば、個人情報が漏れる恐れもないでしょう。 分納扱いになるので、若干費用はかかるでしょうが、大したコストアップにはならないと思います。実際は仕分け後の送付に費用がかかっているわけですからね。 社内報のような印刷物化と思いますが、今時はpdfでメール送付にしたり、社員用のHPから閲覧してもらったりしているところもあります。印刷した紙でないといけない、という先入観は捨てて、基本から対処してもらってはいかがでしょうか。 また、100部をひと箱というように分かりやすい包装形態にして、箱単位で送るというのも一つの手ですよね。

そうであれば、３時間かかる仕事なのでしょう。 ３時間未満なのであれば、前任者に方法を聞いたらいいと思います。 そして、短時間で処理したとして、それが評価されるなら。 ＞配布物は2500部で、各拠点、部署別に仕分けてメール便へ入れています。 そのような作業を完了するのに3時間も掛かってしまいました。 ＞配布物の仕分け、発送業務 2500部が同じものなのか、さまざまなものがトピさんのもとに集まって2500通を分配すのか、でも異なると思います。 トピさんが現在とっている方法を示したほうが、改善策が見えるかもしれません。

Nab様　しずく様　のん様　ポメラニー様 コメントありがとうございます。 説明足らずすみません。 配布物の内容は紙でなく、 健保の雑誌、社内報等の冊子、健康キットで 全従業員に渡します。 ※全従業員への配布は必須だそうです。 拠点は17事業所で、部署は正確な数字は数えていませんが、 100部署以上はあると思います。 流れは 1事前準備として、部署別の配布リスト(名前、部署名、拠点)を作成 2納品された配布物を配布リストに見ながら、部署毎に仕分ける　 3仕分済の配布物に配布リストを添付して、社内便メールで送る (拠点は宅配で送る） →届いた配布物は現場の部署の方で従業員へ配布してもらう 4余った配布物は在庫保管（不足が出たときに配布） 職場で働いている社員に相談しましたが、いい案が出てこない状態です。 こんな回答でよろしかったでしょうか？ 不足あればご指摘ください。 宜しくお願い致します。

17事業所の総務部へ規定の数を印刷所から直接送ってもらう 契約に変更するのはどうでしょう。 あまった分はトピ主さんの部署に送付し、トピ主さんの部署で在庫保管。 事業所で足りない分が発生したら、トピ主さんの部署から発送。 配布リストは、トピ主さんがメールで一斉送信。 よーするに、各事業所の総務部に仕分け＆配布を丸投げするということです。 2500部を仕分け、梱包、発送するのは大変ですが、 100～200部を仕分けて社内の部署に配布するのは、 恐らくそれほど困難ではないのでは？ もし拠点が、各部署への郵便物は郵便室みたいなところで一括保管していて、 各部署の人がそこへ郵便物を取りに行く形式だったら、 社内報を配布するときは拠点の総務の人がその箱へ規定数を入れるだけでいいから そんなに難しくないのでは。 トピ主さんの会社が小規模だったときには、拠点も部署も数か所で、 本社総務部？が一括して仕分＆配布してあげる形式でも問題なかったんだろうけど、 組織が大きくなって2500部となると大変ですよね。

トピ主さんのレスを拝読しました。 配布する物や宛先の多さから言って、３時間で処理できれば、早い方だと思います。作業の時だけ人員を増やしてもらうとか、人手が必要かと思います。

トピ主様、レスありがとうございます。 業務の中で、実際に人の手を動かしてやらなければいけない仕事はどうしてもなくならないものです。 健康診断キットということは、健保（ですよね？）からキットが一括で届いて、それを担当者（トピ主さん）が部署単位に仕分けて送っているんですよね。 予算が降りれば、健保から送られてきたキットを業者に渡して、仕分けてもらうのも良いでしょうが、それは不可能とのこと。 または、現在はトピ主さんが全仕分けをやっているのだと思われますが、例えば「自分の事業所の分は自分で仕分けてね」と、17事業所にそれぞれの部署の分を一括しておくってしまう。 でもこれは単に、自分の業務を事業所の担当者に移動させているだけなので、根本的な解決ではないし、各事業所の担当者からは苦情がくるでしょうね。いきなりの業務増強は、最悪のケースとして、社員に健康キットが配布されない事業所が出てくるという可能性も引き起こします（無いとは思いますが）。 個人的な考えですが…、3時間～半日程度で終わるなら、当方なら自分でやってしまいます。初めのうちは部署の数の多さに苦痛を感じると思いますが、すぐに慣れると思います。 当方は現在は退職している人間ですが、自分の机で電話や来客の対応をしながら仕事をしていると、忙しい時は頭が変になってしまいそうになったので、たまに作業室で自分のペースで配布物の仕分けをすることはリフレッシュになりました。 人事や総務などの売り上げに直接つながらない部署は予算が降りにくいし、削減される時は真っ先にされる部署ですよね。 総務や人事がなきゃ会社としての機能が麻痺するんだぞ！と思いながらやってたのは、今となっては楽しい思い出です。余談が長すぎて失礼しました。

その作業を何人でやることになっているのでしょう。 それによって分業できること、並行作業できることが違ってくるのですが。 トピ主さんお一人でやると想定すると。。。 1事前準備として、部署別の配布リスト(名前、部署名、拠点)を作成 　これは人事が管理している従業員データであっという間に作れますよね？　 　元データがあればどう多く見積もっても30分でできるでしょう。 　後工程を考えると、拠点別ー＞部署別にしてあるといいですね。 2納品された配布物を配布リストに見ながら、部署毎に仕分ける 　この拠点内の部署別は拠点に頼めませんか？ 　トピ主さんは拠点ごとの数を間違えずにセット。リストは部署毎で、拠点合計をつける。 　それならば、トピ主さんは１７事業所分の振り分けですみます。

健保の雑誌や社内報なんて同じものを全員配布じゃないんでしょうか。個別照合の必要なんかなく、単に事業所の人数ごとに分けたらいいだけではと疑問に思いました。 健康キットというのが人によってどの程度内容が異なるのか分かりませんが、たとえば35歳以上の職員のみ対象などの項目があるのならこちらでは各事業所の対象人数だけ把握できていればいいし、単に人数分まとめて送ればいいのでは？ あと、たとえば健診結果のように個別性のあるものであれば、氏名欄に最初から事業所名と部署名、あるいはその略語だけでも表示するようにしておけませんか。そうすればリいちいち照合して仕分けなんかしなくても、配布物の氏名欄だけ見て事業所ごと、部署ごとにぽんぽん仕分けできると思いますが。