秘書業務を買って出る後輩

あなたの仕事を、違う部署の人間に任せるっての？ あなたの職掌範囲どうなっているのかな？ 自分の仕事をやり遂げる責任をうききさんはどう思っているのかな？ トップの人があなたを信用して任せた秘書の仕事を、その事情も知らずに首を突っ込みたいだけの後輩にあなたが勝手に下請けに出すことに、何の正義があるんですか？ その後輩が大事なお客さんにもし粗相したらどうするの？ あなたの粗相ならそのトップが責任をとる、っていうかトップはそういう事態を引き受ける覚悟であなたに仕事を任せてるんだろうけど（そこまでの自覚はないだろうが、仕事を任せるとはそういうことだ）粗相をしたのがその後輩だったら、それをトップのひとは呑み込めるのかね。 あなたが問いかけていたのにこっちからたくさん聞いてしまいましたね。でも上記を考えれば答えは自然と出るでしょう。「こちらのお客様の対応は秘書部で行います。粗相があってはなりませんので」 二言目は言わなくてもいいけど、これでいいんです。

　普通に、「これは、秘書である私の仕事なの。お手伝いは結構よ。あなたは庶務。机に戻って自分の仕事してね。」と、ハッキリ言ったらどうですか？ 　あなたが、中途半端にニコニコしながら、「でも、悪いわ～。」や、「ありがとう。助かったわ。」と言っているからじゃありませんか？ 　妥協しないで、キッパリ断ればいいのに。それでもしつこいなら、庶務の上司に迷惑だと言いつければいいし。 　その後輩から、なめられてますよ。あなたが寿退職でもしたら、あなたの席を狙っているんでしょうか？

秘書を憧れる女性は多いですよね。 トピ主様は、自分の希望で秘書業務の立場に付いたのか、適性を見込まれて付いたのか不明ですが、憧れてやってみたいと思っているのですし、上司がやらせては駄目だと禁止させているわけではないのだから、若いのだからやらせていいのではないでしょうか。 上客との関係に支障がでる状況になったら、上から言ってきますから。 私は若い頃に一度秘書。。。というか、先生と呼ばれる方々の事務員になりましたが、事務所のレベルがそれなりなのでそれなりに求められました。 正直、企業でも専門職でも、本当の秘書は「男性」です。女性はその雑用にすぎません。本当に男性顔負けに秘書を熟している人もいますが、殆どの女性は飾りです。 私は、そこの事務所に入るとき、私と同時にそこの事務所が誘っていた能力の高いバイリンガル女性がいました。バイリンなので前職の派遣先の素晴らしいこと。更に本当の意味での派遣をしていたので時給が半端なく高く、地位と名誉の専門事務所をとるか実力で勝ち取るお金のいい派遣をとるかで迷った挙句、彼女は派遣を選びました。 若い頃にそういう女性を見たので、秘書がいいとは正直思えません。あくまでも上司の陰であり、上司の手足であり、自分の言動が上司の行動にいい風に反映されたとしても、自分の名前が浮上したら秘書失格です。 あくまでも上司の陰なのですから。しかも女性だから雑務でしかないのです。 トピ主様が、秘書業務に適性があり、周りの組織と上司を繋いで組織をスムーズに動かせる適性があることで今の職種についているのならば、後輩の女の子にはやりたいのだからやらせて、本当の秘書業務を少しずつトピ主様自身が彼女の目の前で見せていけばいいと思いますよ。 その姿を見て気が付くと思います。 その先は彼女が考えて選ぶことだと思いますよ。

業務分担の決定権はどなたにあるのでしょうか？やりたいからやるって、後輩に仕事の分担の決定権はないです。トピ主さんがリーダーシップを取れるタイプなら、仕事に差し障りがある時点でお断りをして、トピ主がやる。後輩が勝手にしてしまったらトピ主またはトピ主上司から注意するだけのこと。シンプルな話ですよ。

トップの秘書、秘書室長をしていました。 後輩にハッキリと出しゃばらないようにきつく言いましょう。 案内、お茶出し、送迎等は雑用ではありません。 それに雑用かどうかは後輩が判断することではありません。 秘書業務はたとえ重役であっても知られては困ることも多いはず。 憧れ（?）や親切（?）で手伝うことではありません。 お願いするにしても断るにしても、社内での高い交渉力は秘書にとって必要な能力です。 優しく伝えて分かってもらうのが一番いいのですが、嫌われてもひるまずに。 秘書は社員にとって言われたくないことをたくさん言わなくてはならない仕事ですよ。

取引上の秘密がどこに転がっているかわかりません。 ちょっとした世間話の中の一言、送迎の車の行き先、というかいつ誰が来たかという情報から何かを嗅ぎつける人だっているはずです。 「関係者」以外は極力関わらないようにするのが、会社としての責任だと思います。 そのへんの意識が甘いから「私がやりまーす」とかその後輩は言うわけで、 そんなユルい人には特に関わってきてほしくないものです。 外で「秘書業務もやってるのー」とか自慢しがてら、見聞きしたことをペラペラしゃべっていないという保障はありません。

そうなら、貴女が決めること。 違うなら、責任者が決めること。 貴女に、任せられている業務範囲なら、やはり、貴女が決めること。 そう思いますが、どうなんですか？

ちょっと言い方が甘いのだと思います。 ＞三年目の庶務の後輩が雑務を先輩にさせては申し訳ないと買って出ます。 申し訳ないのではなく、私の仕事なのでしている。 あなたは庶務なのだから私の担当に手を出さないでほしい。 ＞結果的に妥協して一部はお願いするようにしていますが、そこまで気を遣う必要があるのか疑問に感じるときがあります。 妥協しなくていいんです。 業務が違うこと、 あなたの接遇で粗相があった場合に困る、 また、接遇は雑務ではない秘書としての重要な仕事だ、 と言えばいい。 ですが、彼女に任せて何か問題があるのですか？ やりたいという意欲を買わない理由はなんなんでしょうか？

その後輩さん、親切で手伝っていません。 貴女のポジションを狙うか、トップに覚えをよくしたい野心と下心からの行動です。 客観性がないから、自分の在り方（出しゃばり・空気の読めなさ・相手の意を組むより自己主張と我欲優先）が秘書にまるで適さない事に気がついていません。 周りを見れない、読めない彼女が粗相したら、貴女の責任になり兼ねません。 自分の立ち位置すら見えない彼女がやらかす前に、しっかりお断りしましょう。 と、秘書関係の部署と机を並べている自分は感じました。 彼女は先ずは自分の与えられた仕職務に集中した方が良いかと。 憧れの業務に目移りしているより、職務を果たして信頼と実績を積む方が彼女の為かと愚考します。

レスをして頂いた皆様、本当にありがとうございました。自分のもともとの認識が間違いではないことを再認識できましたので、大変心丈夫に思います。 今の会社(帰国後の中途入社です)は従業員５００名程度の中小企業で、スタッフ部門の職務分掌は大企業に較べると明確ではありません。そして、上司は庶務の後輩と同じ課長ですが、一般的な秘書業務に詳しい人ではない上に、秘書に頼むべきことを何度か庶務に頼み(本件についてのときもありました)部長から注意を受けていらっしゃいます。従って、業務については必要があれば、部長にも課長にもかんで頂いている…というのが現状です。 今後は、秘書がした方がいいと思うことについては、強めに、秘書がやると庶務の後輩に告げ、地道に見えないところの秘書業務を積み上げて、安定した信頼を得られるように努力していきたいと思います。本当にありがとうございました。

トップはその状況ご存知なんですか？ どの段階でお茶を出すのかわかりませんが、 トップが入ってからなら黙認なんでしょうか。 一部ってお茶出しだけですか？ お茶出しもそうですけど、 知らない間に秘書にだけ明かしたはずの 相手、送迎先、限られた人にしか使わない店とか、 庶務の彼女に知られてしまうと。 心穏やかではいられませんね。 わざわざ秘書を置く意味がない。 秘書の担当業務と言いつつ、 >トップの接遇は１００パーセントが秘書の担当かと言われたらそうとは言い切れないところがある というダブルスタンダードな状況だと、 やりたい人はどうぞという話でもあり、 解決しないと思います。 言い切れる形にすることが必要なのでは。 あなた以外の社員にも トップの接遇全体秘書の役割で、 善意でも手出しをするなと 明確にしてもらわなくては。 トップに関わることだから止めてほしいんでしょう？ トップを持ち出さずに話を収めるのは 難しいのではないでしょうか。 主さんで 今以上の断り文句も言えなくはないし、 そうして収まりそうなら言うべきですけど… 得策ではないと思います。 そういう行動を取る方は、 なんというか、執念が想像を超えてきます。 個人単位でどれだけ強く出てもやめません。 上司が弱いと上司が動いてもやめません。 …もう、楽しいんですもん。 最終的にはトップに言ってもらわないと ダメなのかもしれません。 とりあえず一度上司に相談した方が良いと思います。 私は、主さんレベルで打てる手は 全て打っていると思います。 それで解決がついてないんだから、 どのみち主さん一人で解決は無理です。 主さんの記した秘書像を前提にすると、 トップ層が誰も現状を知らないなら、 何で早く言わないんだって お叱りがくる話だと思いますよ。

重ねてのお礼になりますが、ありがとうございました。全ての？に対する回答を含む文章にならなかったことをお詫び申し上げながら、失礼させていただきます。