挨拶のタイミングがわからない

20代の女です。 社会人として恥ずかしい内容の質問だと思いますが、上手くできず悩んでいるので質問させて下さい。 初投稿なので、読みにくい文章でしたらすみません。 病院の受付事務の仕事をしています。 勤務している病院では、同僚や先輩の家族の方が受診することがたまにあります。 自分が受付業務をしていて確実に顔を合わせる時は、「いつもお世話になっております」等、挨拶するのですが、自分が受付担当ではなく裏で別の業務をしている時等、自分から相手の元へ出向いて行かなければ挨拶できない時にどうすればよいのかわからなくなります。 裏にいても棚で仕切られているだけなので、姿は見えなくても受付の話し声に気づいて、来院したばかりの時に挨拶できる時もあります。 しかし、その段階を逃してしまうと、しばらく気づかずタイミングを逃してしまい、挨拶しそびれてしまう時があります。 後からでも挨拶すればと思うのですが、診察だったり治療中だったりは難しいですし、来院してからだいぶ時間が経ってからとか、帰り際に唐突に挨拶しに行ったら変かなと思ってしまったりします。 他のスタッフがどのように挨拶しているか見る機会もあまりなく、前職では同僚本人から紹介された時以外は、同僚の家族に会う機会もなかったので、対応に悩んでいます。 皆さんは直接対面した時でなくても、同僚や先輩の家族が来てると分かったら、挨拶しに行きますか？ その場合はどのようなタイミングで、どういう言葉で挨拶していますか？ こんなことも分からず恥ずかしいのですが、ご教示頂ければ幸いです。