伝言で「電話があった事お伝え下さい」

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ゆきゆき

2006年06月28日 09:28

仕事

最近、派遣で某メーカーに勤めはじめた３０代女性です。
主な仕事のひとつに電話応対があるのですが
（大抵、私が最初に受けて繋ぐ役目）
社員が不在で繋げない場合、
「○×社の△△様から電話がありました」（相手が電話があったと伝えて欲しいと言う場合）
「○×社の△△様が折り返し電話をいただきたい」（相手が折り返しの電話が必要と言った場合）
で、言われたとおりにメモを渡しています。

ある日、取引先のＡさんからＢさん宛てに電話があり
Ｂさんが休憩で席を外していたので
「電話があった事を伝えて欲しい」と言われたので
Ｂさんにそのまま伝えたのですが、
「了解しました」と言ったきり、Ａさん宛てに電話も何もしませんでした。

私の常識のなかでは、不在時に電話がかかってきた場合、
折り返しじゃなくても念のためかけなおすのが普通と思っていましたが、
ここの会社のかた達は、皆さん先方からまた電話がかかるのを待っている感じなのです。

私は、結婚して少しＯＬとしてブランクが空いてしまったので自信がないのですが、
ビジネスマナー的には、本当のところどうなのでしょうか？

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相手によるのでは？

よりこ

2006年06月28日 19:36

相手が他社の営業だったら、かけ直さないですね。こちらは用はない訳ですし。今やっている仕事に関連して、相手とやり取るする用件が思い浮かぶ場合はかけ直しますけど。

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メールじゃないですか？

とうきび

2006年06月28日 20:40

電話があったら、確かにコールバックが一般的だと思うけど、なにかメールのほうが都合のよい事情があったのでは？込み入った数字の説明が必要とか、相手が会議の予定だとわかっていたとか。

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折り返し…は？

鎧姫

2006年06月28日 20:46

ちょっと、状況がよくわからないのですが、担当者が離席中だったとき「戻りましたら折り返し電話させますので…」だとか、場合によっては「私でよろしければ承りますが」などは言わないんですか？電話の相手がどういう関係の取引先かわからないので、なんともいえませんがこちらは特に話すことはなかった、とか相手がいつも出先だとか、その辺の事情はどうなのでしょうか？その方以外の人はどうしてるんですか？マナーとされるものはありますが臨機応変もあると思いますが。

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うーん

もも

2006年06月28日 21:02

ＯＬとして働き出して２０年、考えたこともなかったのですが・・・「電話があったとお伝えください」と言うときは、これから自分が出かけるので電話をくれても困るときとか、「○○だったら電話します」ともともとの話ができているときですね。電話があったと伝えてもらうだけで「○○なんだな」とわかるはずですから。返事がほしいときはこちらの電話番号も必ず伝えます。

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時と場合と当人同士の関係

Lala

2006年06月28日 22:36

に、よると思いますよ。電話をかけてこられた方がお客様だったらすぐ折り返す必要があるかもしれませんが、お客様でも忙しい方だったら、すぐ折り返すことが逆に迷惑になるかもしれませんしね。また、折り返されると向こうが逆に恐縮してしまう用件かもしれませんし･･･。そういうのは当人同士が一番よく分かってると思うので、当人の判断でいいのではないかと思います。ウチの上司は「また電話します、と伝えて下さい」と先方が言ってるにも関わらず「かけてみようっと♪」と折り返してしまい、先方が不在だったりして余計面倒なことになってます･･･(暇なオッサンなんですよ･･･)。

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文句を言われなければ

rika

2006年06月29日 00:30

細々とビジネス常識はあると思いますが、実際のところはそのAさんとBさんの間柄次第でもあります。「電話があった」ということだけで何か伝わることもあるので、それだけ伝えてくれと言う人もいて、受けた側もそれが分かっているので敢えて折り返しをしない、ということも結構あります。本当に折り返しが必要であればそう言いますね。「電話があったとお伝えください」の真意は「一応、この時間にお電話しましたよ」というシルシのようなものです。再度Aさんから掛かってくるのを待って「あ、お電話頂いてましたね」と言うか、Bさんがかけ直すかは内容次第です。トピ主さんは言われたことを正確に伝えれば良いわけですが、気になるようでしたら「戻りましたら折り返しご連絡差し上げましょうか？」と念を押したら良いかと思われます。

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「折り返し」ではないので

匿名おとこ

2006年06月29日 01:50

掛けなおすかどうかは、受けた側の判断によると思います。必須であれば「ご連絡いただきたい」と言いますから。私の場合は、急ぎでない場合、自分が外勤や会議の予定がある場合（でもちょっとは時間がある）、そしてメールやFAXなどで用件を伝えていて念押しの場合にはよく「電話があったことだけお伝えください」と言いますし、折り返しの連絡は必須とは思っていませんよ。もし、直接連絡をつける必要があれば後からまた電話しますしね。ちなみに私の場合、「こちらからまた連絡する」といわれた場合でも「電話があり、また連絡するとのことだった」旨のメモを置くようにしているのですが、これは変ですかね。そこここで流儀がありますし、相手方との慣例もありますから、あまり「ビジネスマナー」を振りかざすのはスマートでない気がしますが。

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私もその言い方が気になる

わかるなぁ

2006年06月29日 09:30

そうそう「電話があったことをお伝えください」と言う人いますよね。この台詞の前に「今外出先からですので、またこちらから掛け直します」か、「またこちらから掛け直しますので」とつけば、あぁそうですか、じゃあ掛け直してください、よろしくねと思います。そう言う前置きが無い場合は、正直（この人は本当は掛け直して欲しいけど、遠慮して言わないのか？）なんて考えてしまうので、不在だったら「折り返し連絡ください」ってはっきり言って欲しいなーと思います。あと最近たまーにあるのが「○○さんはご不在ですか･･･では、先ほどメールを送っておきましたので、メールを見たら連絡をいただけるようにご伝言お願いできますか？」です。 FAXならともかく、メールは見れば分かるんだから、なんでいちいちそんな伝言を伝えなきゃいけないんだろう、何の為のメールだよとゲンナリします。

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適宜

そうねー

2006年06月29日 11:09

適宜判断する、ということでしょう。私の場合、「電話があったことお伝えください」と伝言を受取った場合は緊急性が低いと判断し急ぎの仕事から片付けていきます。同じ人から「電話があったことお伝えください」が２度、３度あったときはもちろんすぐに折り返しますが。また、上記伝言の場合、メールで用件が届いておりメールで回答して終わりの場合もあります。同僚さんの中でもこうした内情やプライオリティがあるのでは？ちなみに、緊急性の低い用件はメールで済ます、が私の働いている会社の暗黙の了解です。電話だと相手の時間も奪うことになりますから。

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外回りの人は折り返しの電話を受けられない

さきち

2006年06月29日 11:43

タイトルオンリーでもいいような話ですが、外回りの営業の人はいろいろな会社を回っていますから、ある顧客を訪問しているときに別の顧客からの電話を受けるわけにはいきません。それがわかっているからあなたの同僚も連絡待ちをしているのです。もちろん電話があったときには話を進められるよう資料などの準備を整えておきながら。

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マナーだけど

勤続２４年

2006年06月29日 12:15

Ａさんに「Ｂさんからお電話ありました」と伝えた場合。ＡさんはＢさんから電話がかかってくる心当たりがあれば、こちらからかけ直すと思います。これは、何か急ぎの用件などでその前に電話やメールでのやりとりがあった場合ですね。特に心当たりの用件がない場合は「またかかってくるだろう」くらいに思って、かけ直すことをしない人は私の周りにもたくさんいます。私もこちらからかけ直すのがマナーと思ってはいます。でも、もらった電話すべてにこちらからかけ直していたら、他の仕事が手につかない場合もありますから、それぞれ優先順位をつけて対応してるのだと思います。あと、不景気で会社の売り上げが思わしくなかった時は「節約」のため、電話はなるべく相手からかけてもらうように、と指摘されたこともありました。

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言葉通り

藍

2006年06月29日 12:56

言葉通りに受け取ってもいいんじゃないでしょうか。それに電話を受けたときに「○○は席をはずしております。戻り次第ご連絡させていただきましょうか？」というのは当然聞いてますよね。その上で「結構です。電話があった事だけ伝えて欲しい」なのですから、私としては１．「（これから外に出るor会議などで電話が受けられないから）電話があった事だけ伝えて欲しい（再度自分の都合のいい時に電話します）」２．もしくはこちらが客・得意先だったとしたら「（○○様からお電話を掛けさすなど手間を取らせるのは申し訳ない。こちらから再度電話しますので）電話があった事だけ伝えて欲しい」

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それは・・・

元会社員ですが

2006年06月29日 13:15

私が働いていたときは、「･･･と電話があった旨お伝えください。」という言い方は、相手に判断を丸投げする失礼な言い方だと教わりました。折り返し電話が欲しいならきちんとそういうべきだし不要なら「また掛けなおします」なり「それでは結構です。」なり伝えましょう、ということでした。

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ケースバイケース

パキラ

2006年06月29日 13:19

昔は、そのように言われたらかけ直すのが当たり前だったかもしれませんね。少々形式的ですが。でも、この手の伝言って、はっきり言って迷惑なんですよね。どうしてほしいのかイマイチよくわからなくて。実際に折り返し電話をすると、外出中だったりすることも多いようです。で、私の場合は、このように伝言された場合は「折り返しお電話差し上げましょうか？」と必ず聞くことにしています。そうすると、「いいえ、こちらからのお願い事なので、またかけ直します。」とか「それではお願いできますか。」とか言ってもらえることが多いです。電話をした本人は、相手からかけ直しさせるのは恐縮だが、電話をした、という事実は知ってほしい、という気持ちなのだと思います。

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相手による

ぶちゆー

2006年06月29日 14:50

相手が営業さんで外回りが多い人なら、折り返しこちらからかけても不在の場合や、他の取引先と打ち合わせ中でまずいことも多いです。ですから、基本的には電話があったことをお伝えくださいってのは「連絡はしましたから」という意思表示だと思ってます。それと、「連絡してください」とは言いにくい場合に「電話があったことをお伝えください」と使います。強制ではなく、時間があればという意味で。かけなおさなくて”も”いいと私は思ってます。かけなおしたほうが親切なんでしょうけど、相手の都合もありますしね。

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私の場合

きゃりあー

2006年06月29日 16:12

コールバックのお願いやや用件の伝言でなく「電話があったとお伝えください」と言うのは・その後外出などでコールバックを待てないとき・用件を言わなくても先方にはわかっているとき（催促など）・かけなおしてもらうほどでもないが、コンタクトがあったことだけは認識してほしいときとそれなりに使う意図を持っています。自分が受けたときにも特にマナーとして悪いとは思いませんが。

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用件を聞く

ぱふぱふ

2006年06月29日 16:39

居ない時は、まず【用件を聞く】ただ詳細が判らない相手に話すと長くなって伝わらないと相手が思う場合もあります。その場合は「あっ、結構です･･･」というニュアンスになると思うので【戻り次第、此方からお電話差し上げましょうか？】と聞く･･･で伝えて終了←ここまでは電話を取った人の責任だと思う。その後、電話するか？どうかは、その人に任せるしかないのでは？

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それはBさんの判断に任せることでは？

2006年06月29日 16:54

基本的には貴女のおっしゃるように、不在中に電話があった旨を聞けば自分から掛け直すのが基本だと思います。しかし電話を掛けて来た相手との力関係や用件の内容などによって、「敢えてこちらから掛けない」「こちらから掛ける筋合はない」「出来れば避けたい」などの判断があると思います。それはその当事者にしかわからない匙加減だと思います。頼まれた通りに「電話があった」ということを伝えた時点で貴女は「この件に関する自分の仕事は終った」と割り切ってもいいと思います。「この会社の人達は皆、自分からは掛け直さず先方が再度電話するのを待っている」でこれまで特に不都合も無く来たなら、それでも構わない、もしくはそちらの方がよい理由があるのかも知れず派遣の立場なら貴女は気にしなくてよいのではと思います。掛け直さない様子がどうしても気になれば私なら「先ほどの○○さんに電話して差し上げたらどうでしょうか？」のような提案をします。「そうだったね」「いや放置しといていいよ」などの返事が返って来ると思います。

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わかります～！

のび子

2006年06月29日 17:20

私の働いていたところも、皆さんこんな対応でしたよ！「電話があったことをお伝えください」で、伝えたら本当に「おう！わかった！」といって終わり。最初は大丈夫か？この人たち？と不安でしたが、月日が経ったら慣れました。電話の相手も連絡がほしいときは「連絡くれ」と付け足しますし。急ぎの用件ではない（軽いお礼等々）時に忙しい人たちをわざわざ捕まえる程の内容ではない場合に使ってるみたいです。なので、あまり気にされないほうがいいかと…そのうち、きっと慣れます！逆に「伝言承りましょうか？」なんて言うと煙たがられます（同じ会社の人々に）

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言う側の気持ち

2006年06月29日 17:41

伝言をそのまま伝えれば、あとは伝えられた人の判断ですから放っておいてOKですよ。さて言う側の気持ちですが、｢電話があった旨お伝えください｣というのは・用件は相手もわかっていて、思い出してもらう、または催促のためにかけたという時に言うことが多いです。たとえば営業電話のときもそうですし、｢あの件進捗はいかがでしょう｣ってときもそうです。今日連絡もらうはずだったよね？ってマイルドに伝えたいときとか。でも必ず折り返してもらわないと困るほどは切羽詰ってない、とかそういうときです。あとは本当にたいした用はなくて、こちらの存在を思い出してもらえばそれでいいときとか。 >あと最近たまーにあるのが「○○さんはご不在ですか･･･では、先ほどメールを送っておきましたので、メールを見たら連絡をいただけるようにご伝言お願いできますか？」です。 FAXならともかく、メールは見れば分かるんだから、なんでいちいちそんな伝言を伝えなきゃいけないんだろう、何の為のメールだよとゲンナリします。これはメールの返事の催促です。早く連絡ほしいときに言います。それと、念押しです。

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時と場合と相手によります

2006年06月29日 20:06

既に用件がわかっている場合など。ＡさんとＢさんと事前に話しがあって、用件が終了したら電話すると言う事が決められていた場合等は、ＢさんはＡさんから電話があったと言うだけで、その用件が終了した事がわかります。その後、Ｂさんはその用件に関してのその後の作業に取り掛かるなどの行動に移れます。実際にこういう事は良くある事で、その後の行動などでＡさんの作業終了が確認できたりもします。こう言った場合は電話があった時にわざわざかけ直すなんて事はしません。お互いにタイムロスになりますからね。あとは既にかかれているけど、営業さんだった場合ですね。ＡさんはＢさんとお話したいけど、わざわざかけなおしてもらう事は出来ないので名前を覚えてもらう為に伝言しただけで、Ｂさんの方は特に用がないのでかけないのです。仕事の電話は時と場合と相手によりその後の動作もかわってきますよ。

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わかるなぁさんの会社には

想像です

2006年06月29日 20:22

＞あと最近たまーにあるのが「○○さんはご不在ですか･･･では、先ほどメールを送っておきましたので、メールを見たら連絡をいただけるようにご伝言お願いできますか？」です。 FAXならともかく、メールは見れば分かるんだから、なんでいちいちそんな伝言を伝えなきゃいけないんだろう、何の為のメールだよとゲンナリします。それって電話相手が悪いんじゃなくて、わかるなぁさんの会社の人が普段から「メールを見ない」「見ても連絡しない」ような人が多いからじゃないですか？

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そんなに難しく考えなくても

辛口ペッパー

2006年06月29日 20:39

Ａさんが「（Ｂさんに）電話があった事をお伝え下さい」ＢさんはＡさんから電話があった事を知るＡさんが「（Ｂさんに）折り返し電話を下さい」ＢさんはＡさんに電話をしなければならないただ、その違いだけですよ。一般的に電話があった事をお伝え下さい、という人の事情は・かならず連絡をとらなければならないほどの用事でない・相手がお客様、目上の人などでこちらからかけるべき内容だとか、あくまで相手の都合が優先だとか・その時点で話せないのなら用は済んだという場合・この後、外出したり、商談などで電話に出れない場合などですね。＞不在時に電話がかかってきた場合、折り返しじゃなくても念のためかけなおすのが普通と思っていましたが、それはケースバイケース、臨機応変になるものです。

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皆さんの言うとおり

しんば

2006年06月29日 22:36

時と場合・相手にもよりますよ。最近は電話以外の連絡ツールもたくさんありますから。電話を以外で連絡を取っているかもしれません。「電話があったことをお伝え下さい」と、私が過去に言った時を考えてみました。・「電話連絡が欲しい」と、自分の不在時に伝言があったので、こちらから電話したが、不在で繋がらなかった。こちらから連絡を入れた証拠として、伝えて欲しかった。・メール等で連絡しているが返答がなかった。なので、電話連絡をした。回答はメールでも電話でも良いので、とりあえず、私が連絡を取りたがっていることを伝えたかった。などなどです。必ずしも電話が欲しいわけではない時もあります。

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ニュアンスが違ったと思う

ぎんねこ

2006年06月29日 23:19

架け手からの意向を重視するので、お電話があったことをお伝えくださいなら、急がない用事だと思います。どうしても、至急話すことがあるときは、折り返しになると思います。営業マンが○○様からお電話があったら、このことを聞いておいてくれ、とか指示を受けた場合は、その内容をきちんと受けます。営業の部署なら、お客様からのお電話はなるべく取次ぎをするように言われるので、「失礼ですが」とお名前をきちんと聞き、お電話のありましたことをお伝え致します、と感じよく切ります。聞いている内容なら、○○様ですね、営業の××が席に戻りましたら、至急、折り返しお電話差し上げます、と答えます。これが、電話応対ですが、実際は実務がこなせるようになると、名指しで自分の方にかかってきますので、その場合係としてダイレクトに処理します。そうでない場合は、電話の感触、微妙なニュアンスをきちんとメモに残すことです。電話応対は、国語力も要るし機転も要ります。大きな取引も応対の良し悪しで動くものなので、重要です。

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マナーの問題とは限らない

てぃんぴー

2006年06月29日 23:43

電話があったことを聞いて折り返し電話するか否かは、ビジネスマナーの問題とは限らないと思う。その取引先との関係（お客さんか業者さんか）とか相手との関係などもあるし。例えばある仕事の電話だと分かってて、電話するならその仕事を仕上げてからの方がいいなという判断があったり。催促の電話だと分かってて、自分からは掛けたくないという判断もあったり（笑）。お客さんからの電話ならすぐ折り返すだろうけど。でも私の経験では「電話があったことを伝えて」というのは業者さんかせいぜい対等の相手で、お客さんは大抵「折り返し電話ほしい」と言う。だから「電話があったことを伝えて」の時は、あまり折り返さない人もいると思う。業者さんだからまた掛けてきてくれるだろうと。それが多い職場は業者さんへの態度全般がそういう感じなのかもしれないけど。

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「戻りましたら折り返しご連絡するよう申し伝えますか？」

りりぱんだ

2006年06月30日 00:03

「ただ今外出しております（or席を外しております、打ち合わせに入っております）。戻りは○○時の予定です。（orすぐ戻ると思います）お急ぎでしたら、戻り次第折り返しご連絡するよう申し伝えましょうか？」先方が、「いや、折り返しは不要（外出するから、急ぎでないから、etc）」という場合には、そのように返事をくれるので、先方の都合や希望が把握しやすいです。ちなみに伝言は、こちらから積極的には尋ねません。自分の関わっていないプロジェクトの場合、内容が理解できないので、かえって迷惑になることもあるからです。「伝言お願いします」と頼まれたら、承ります。ちなみに「メールを見て電話をください」という伝言は、よくあることです。私は一日100件は仕事のメールが来ます。中には返事不要の現状報告（同報）メールも多く、紛れる可能性があります。（某経済新聞には一日200件メールが来る営業マンの記事がありましたね）ですので、大事な連絡は「メール（証拠残し）＋電話（早く確実に伝える）」のセットが多いですし、私もそうしています。

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社員さんの立場と文明の利器と。

のん

2006年06月30日 08:24

以前の職場が営業をかける側、今は受ける側の担当が多いというだけではありませんか？＞電話があった事を伝えて欲しい電話先の相手が営業をかける側だったら「折り返し電話ください」と言うのは失礼なのです。ので、先方は改めて電話をするつもりなのですが、担当がつかまるのが翌日以降になった場合間延びしてこれもまた失礼。この場合「電話があった事実」が重要なのです。あなたとの件を忘れていません。ちゃんと今日電話しましたよん、という熱意や、例の件動いてますよん、ということを言外に、とりあえず伝えておきたいのです。それを受けるトピ主さんの会社の担当さんは、至急と判断すれば折り返すし先方がかけてくるときでいいやと思ったらかけなおしません。或いは最近では、電話をかけて担当が捕まらなかった時再度電話はせずメールで用件を伝えなおす事も多いです。担当もメールで返信した場合、電話は折り返さないで用件終了です。

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その人によって。。。

営業&事務員。

2006年06月30日 09:15

担当が不在の場合一応「折り返しお電話致しましょうか？」と相手に聞きます。すると相手は「電話があったことだけ伝えてください」か「お願いします。」のどちらかだと思うのですが最近では「それでは要件をメールします」と言われることが多いです。また、営業の立場では取引相手によってまた業務にもよりますがかけ直したり、後回しにするということはあります。

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ほんの一例のケース

の

2006年06月30日 11:09

個人間の関係やそのときの状況等々。。。ホントにケースバイケースですが、それは「あり」だと思います。例えばほんの一例トピ主さんは○さん側の関係者だとして　１．○さんから△さんに電話→留守だったので折り返し伝言。　２．△さんは１を受けて○さんに電話。→なのに留守。。と言う状況だとよく「お電話ありました事だけお伝え下さい。」が発生します。つまり△さんにしてみれば、○さんに要求された折り返し電話はかけて義理は果たしたよ。という証拠だけ残してもらえばいい訳です。でも用があるのは○さんの方なんだから、自分からは要求する必要はない。再度かけるかかけないかは○さん側の判断でしょ。って感じでしょうか？

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