クレーム処理の電話について教えて下さい

クレームの回答を留守電ですませる →手を抜いている！ ○○様の携帯ですか？○○の件で～などという 留守番電話を残す →個人情報の漏洩だ！ なーんて2次クレームに発展する人もいるので、 そういう対応はやっていないのかもしれません。 また、一度も相手が出ない場合、 「番号が間違っているのかも？」と思って 余計に対応をとれずにいるのかもしれません。 最初に、「知らない番号には出ません」とか、 「必ず留守電を残して下さい」 と言っておいたらよかったですね。 面倒でも、問い合わせした方が早いのでは。

電話をかけているのが、絶対に 修理の件だということを前提で。 それは航空会社の人が 電話してるの？ それとも 鞄の修理の人が電話してるの？ その辺がわからないんですが、 航空会社のクレーム担当であれば 「×航空の●課、誰々と申します、 　スーツケースの修理の件で 　ご連絡いたしました。また電話します」 ですが、修理技師さんだと そこまで要求できないかもしれません。 職人さんですからね。 愛想より腕でしょ。 また、航空会社の人だとしても クレーム担当でなく、ただの事務の人で そういう仕事をやるはずでない人なら ある程度仕方ないです。

のが常識的だと習いました。 先方は意味不明の着信履歴に困惑するかもしれませんし、要らぬご迷惑をかけるからです。 また、トピ主さんのように知らない番号には出られない方もおられるかもしれませんしね。 「○○株式会社の△△です。××の件でお電話を差し上げました。また連絡させていただきます」程度のメッセージは残した方がいいですよね。

本人またはご家族の方が出て間違いでないことを確認できないと、用件を伝えるわけには行かないという考え方なのでしょう。 個人情報漏洩につながるような重大な用件ならそれでもいいですが、なんでもかんでも杓子定規に適用されると不便でかないませんね。

社の方針で「留守番電話には入れない」ことになっているのかも？ ・「留守電で済ますなんて失礼な！」という客がいる ・留守電では伝言が確実に相手に伝わったかどうかわからずトラブルの元になる ・留守電だと本人以外の人も聞けるので「家族でも他の人には知られたくない」と思っている場合はまずい などの理由が考えられる。 特に「クレーム処理」の場合は「留守電に入れたこと」がまたさらに「クレームの火種」にならないように慎重なのではと。 一般に企業は留守電には入れない方針のところが多いように思う。 だから私は何度か留守電に無言の記録があって思い当たる所があれば「電話いただきましたか？」と掛けてみる。 一番のお勧めは最初に「留守の時は留守電にいれて置いてください」と言っておくこと。「留守電でもいいですか？！」とホッとした顔をされる場合がある。留守電で済めば助かると本心では思っているのではと。 「伝言が伝わったかどうかわからないので留守電には入れられない」と言われれば、「こちらから必ず折り返し電話するから留守電に入れてくれ。不在のことが多いのでいつまでも連絡が来ないと困る」と言うと相手も了承します。

相手が確認できなければ、メッセージを残さないこともあり得るかと思います。 私だったら、「在宅していても電話に出られないことがあるので、用件は留守番電話に入れてください」とあらかじめ言っておきますね。

＞何も言わないで何度もかけるのは、少々慇懃無礼な感じがしてしまったのですが。。 これは逆でしょう。 出ないんだからかけ直すのは当たり前。 普通は、かかってる電話に出ない方が失礼ですよ。 相手にメッセージを残すことは、強要出来ませんしね。

私が相手の立場だったら「○日着予定です」みたいな伝言は残さないです。 間違い電話だったら放置されてしまう可能性も高いですから。 直接会話するまでは、用件の核心部分（この場合、到着予定日）は残さないと思います。 ただ、「○○社の××です。またお電話致します。」くらいは残しておいても良いですね。 一度、公衆電話から折り返してみてはどうでしょうか？

封書の場合は「親展」とつけたり「本人限定受取」にしたりすることで問合せした方にしか情報が渡されないようにすることがある程度可能ですが電話の場合は少々難しいですよね。 ぴえ3さんの意見にほぼ、同意です。 何も問題のない方には不都合な話ですが、後ろ暗いところのある人に合わせないと２次クレームに発展します。 私も税務署が留守電にしてくれなかったために税金の還付が３ヶ月遅れたことがあります。 税務署では、留守電扱いしないのが決まりだそうです。