業務中のチャットツールで集中力が途切れます

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ないきん

2020年12月28日 10:14

仕事

若手６名（全員同期入社）のチームで働いています。
某チャットツールを使っているのですが、業務中に好きなタイミングで質問をしたりする方が複数（Aさん、Bさん）います。
そのたびで手を止めて対応したり、複数名で話すうちにずるずると会議が始まってしまったりして、自分の作業が中断します。その分は昼休み等に回収しているのですが遅延ぎりぎりになってしまいます。
一度、「会議の時間を予め決めませんか？言いたいことはチャットにパラパラ流さず纏めてもらえますか？」と提案したのですが、「いちいち待っていると進まない」「（私たちのスピードに）ついてこれない方がおかしい」「質問したらすぐに回答してほしい」と断れました。
リーダーに相談したのですが、「AさんBさんは仕事が速いのだからしょうがない。二人ともいい子だから仲良くしてあげてね。」と言われました。それは最もですが、内心では「自分たちのペースで質問・会議をできればスムーズに進むのだから、早くなるのも当たり前でしょ。」とも感じます。加えてAさん・Bさんは人の質問にはご自分のタイミングで答えます。

またチームと言っても個々人でやっていることは別のため、人の質問に答えるには、調べたりなんなりする時間が多少なりとも必要になります。

こんな状態なのですが、自分の仕事を進めつつ、チーム全体にも悪い影響のない、仕事の進め方はありますか？

トピ内ID：9951186572

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スケジュール管理が出来てない

🙂

巣楽

2020年12月28日 16:16

その時点までに出揃ってないとみんなが困るものがトピさんのところで止まってるせいで催促のメンションが飛んできてるように読めるのですが、違います？何がいつまでに必要か先読みしてまとめておき必要な人にありかを教えておけば「いちいち待ってると進まない」とはならないんじゃないかなと思いますが。 AさんBさんが自分のタイミングでの回答で問題ないのは「〇〇がいついつまでに必要で誰に渡しておけばいいか」を理解してそのように実施できてるから即答の必要が無いだけのような。別に作業スピードが早いとかじゃ無いと思う。慌てなくていいように先読みして動いてるからですね。多分同じツールを使ってるんですが、即答しないといけないものが飛んでくるのは仕事の回し方に問題があると思います。

トピ内ID：4395476986

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早速コメントありがとうございます。

🙂

ないきん

2020年12月29日 09:40

巣楽さんご推察のものとは状況、ツールが違いそうです。しかしご指摘の＞〇〇がいついつまでに必要で誰に渡しておけばいいかの認識がチーム内でみんな違っておりこれも原因の一つかもしれません。テレワーク前から元々個々のメンバーが何をしているかわかりにくく、且つ「私の作業で必要な○○を今すぐ用意して。」とお互いに言っている状態でした。また上司があまりマイルストーンを置かないタイプであることも背景にあります。今まで在籍した他のチームでは細かなスケジュールまで詰めたり進捗会議をしたり連携しながら作業していたので、現行チームの方式は初めてでした。コメントありがとうございました。

トピ内ID：7676056425

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権限委譲、スキルトランスファー

🙂

あっち

2020年12月29日 10:33

主さんがすぐに答えないと動かないものがたくさんあるのですか？あらかじめ聞かれそうなことは先に知らせておけばいいのに、と思いました。主さんに判断権があるものは、判断の仕方(チェック項目など)を教えて主さんは最終確認のみにするとか。あるいは、早めに依頼を出してもらって、自分の手が空いた時に考えるとか。調べものは調べ方を教えて各自で調べて進めてもらうとか。技術的なことで主さんが手を下す必要があるものは、やり方を教えて全員ができるようにする。資格の関係などでそれが難しければ、期日に余裕を持って主さんが済ませておけばいいのかなと思います。

トピ内ID：0600989336

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チャットの通知は止めておく

🙂

ねこ

2020年12月29日 14:21

ＡさんＢさんは、自分の都合で返事を返してくるんですよね？だったら、通知を止めておいて、トピ主も好きなタイミングで返事をすればいいのではと思うのですが・・・・。トピ主さんが調べて答える必要があるのでしょうか？Ａさん、Ｂさん、調べてくださいよ～で済まないのでしょうか？せめて、自分の仕事は自分でしらべて、YES,NOくらいにまとめて質問するような流れにはできないのかな・・・って思いました。

トピ内ID：9906222383

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大変かと思いますが

🙂

スラッ子

2020年12月29日 14:21

＞こんな状態なのですが、自分の仕事を進めつつ、チーム全体にも悪い影響のない、仕事の進め方はありますか？・前倒しで依頼してもらう・中身を予測してある程度進めておく・予め渡しておく上記の対処でカバー出来ない性質のものであれば、自動化もパターン化も出来ない業務と思われますので、即時に人力対応するためにないきんさんが配置され通知を鳴らしてもらっているのだと解釈しては・・・？縁の下の力持ち的な感じなのかなと。また、「自分の仕事」が中断されてギリギリに、ということなのですが、優先すべき仕事が降りてきた場合、そちらを先に片付けるのがチームワークとしてはあるべき姿なんじゃないかなぁ？と思いました。急かされて大変なんだと思いますが、頑張ってくださいね。

トピ内ID：5471847575

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あともう一点

🙂

スラッ子

2020年12月29日 14:21

＞＞〇〇がいついつまでに必要で誰に渡しておけばいいか＞の認識がチーム内でみんな違っておりこれも原因の一つかもしれません。彼らの認識よりもトピ主だけゆっくり目の認識になってるということですよね？彼らとしては、待てど暮らせど出てこない。だから「待ってると進まない」「すぐに回答して欲しい」となるのかと。「皆が思うよりも私はゆっくりなんだな」とトピ主の側が認識をアップデートいただけたらもう少しスムーズに回るのかなと感じます。

トピ内ID：5471847575

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集中タイムは？

🐧

けちゃっぷ

2020年12月29日 15:46

　チャットのメンバーで時間を決めてその時間の間はやり取りをしないとか。　メールにしても能動的にならないことっていうのも効率化の王道でしょ。

トピ内ID：4610035889

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相手と同じにすれば良い

🙂

チャー

2020年12月29日 17:30

ＡＢ氏が自分の都合良いタイミングにしか返事返信して来ないなら、トピ主もその2人に対してだけは同じにしていれば良いですよ。今までのやり取りで、証拠はもう溜まっているでしょう？

トピ内ID：2834715468

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話しかけてはいけない時間を作る

🙂

星印

2020年12月29日 17:49

がんばるタイムとか、そういうの。その時間帯は各自集中しているから話しかけたらダメってやつ。

トピ内ID：5194095448

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自分のタイミングで

🐶

ビネガー

2021年01月05日 13:01

チャットって集中力削がれますよね。私は取り込んでいる時は見ません。トピ主さんも自分のタイミングで返せばいいです。秒で返せと言われても「はーい」と言いながらも貫けばいいです。一日も置くわけでもあるまいし、うまくやりましょう。

トピ内ID：1027116638

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自分のペースで返信

🙂

たかたか

2021年01月05日 15:57

会議は、みんなの時間調整など多くの人の時間を取りますし、無駄な場合があります。なので簡易な質問とかはチャットで済ませた方が効率的です。また、相手のペースに合わせて即レスする必要はありません。自分が他の作業に集中してしている時や電話中、他の人と話している時などは、そちらを優先して、後程返信します。返信を催促されるようなら、こっちを優先させたいとか言って止めます。先ずはあなたの仕事の優先順位をつけてください。また、どうしても回答するのが煩わしい時は、チャットのステータスを「忙しい」モードに変更したりしてます。私は基本常に離席中です。

トピ内ID：3519197004

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