後輩の行動についてどう思いますか？

入社3年目の総務の後輩がいます。 私は入社5年目、営業事務ですが小さい営業所のため、総務についても指導してきました。 新卒入社ではなくフリーター出身のこの後輩ですが、コミュニケーションも苦手、基本的なビジネスマナーなども全く分からない、に加えてとにかくやる気がなく、仕事を覚えない、苦手な仕事は放置、同じミスを繰り返すなど、指導がとても大変でした。 3年目にしてようやく落ち着いてきたかな、と思って最近は細かいチェックなどはしていなかったのですが、最近、またごまかしをしていたことが発覚しました。 社内の書類（会議の議事録）データを、該当箇所の担当者が更新したら、更新したという証拠として担当者本人が名前をサインし、総務に提出する決まりがあります。 そのサイン欄にサインするのを忘れて総務に提出する担当者が多いのですが、担当者の許可なく、受け取り手である総務の後輩が勝手にサインしていたのです。 しかも今回だけでなく結構前からしていたとのこと。 後輩はコミュ障なので、担当者に直接「サイン忘れているのでしてください」と言えないらしく…。 たかだか形式的な議事録、社内用の記録書類、とはいえ、担当者の許可なく、上司に相談することもなく勝手にサインする、という感覚が私には理解できません。 サインを忘れている担当者が悪いですが、勝手にサインする方もどうかと…。 サインを忘れているのは総務の責任ではないけれど、許可なく勝手にサインするのはよくない、きちんと担当者に伝えるべき、できないなら上司に相談するべき、と注意したのですが、皆さんならどう対応しますか？ 社内の書類なんだしそのくらいいいじゃん、大げさな、という感覚が普通でしょうか。 上司は後輩への指導に関しては全部丸投げなので、上司に相談してもめんどくさがられて終わりです。 アドバイスいただきたいです。よろしくお願いいたします。