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オフィスの電話に関しての提案

レス6
(トピ主 1
🙂
さとう
仕事
ある企業で営業職をしています。 転勤し、今の事務所勤務になり約1年です。 事務所に掛かってくる電話対応についてご意見を下さい。 今の事務所も以前の事務所も内勤の方が基本的にはまず電話に出ます。 ただ、内勤の方が電話に出られなかった場合、以前の事務所では、営業職の社員も電話に出ていました。 今の事務所は何コールも外線が鳴っているのに、営業職はほぼ電話を取りません。 以前から、内勤の方達の直属上司より事務所内の全社員へ、「基本は内勤職が電話に出るが、他の電話応対中等で電話に出られない場合は、電話に出ることに協力して欲しい」と依頼があります。 事務所のトップもこの内容を了承済みです。 この時、私の直属上司(営業課長)からも皆協力するようにと言われています。 私は異動直後から、内勤の方が電話に出られない様であれば、出ていますが困っています。 今の事務所の外線が入る固定電話の場所が、各営業課長のデスクの上です。 課長がデスクにおり、それ程取り込み中ではない様であれば、課長に一声かけ、了承を取り、電話に出ています。 ほぼ立ったまま電話に出る事になります。 課長が携帯で電話中等であれば、固定電話には出られません。 そこで、固定電話を課長のデスクではなく、課員のデスクの方へ移動する提案をするのは差し出がましいでしょうか? 事務所全体ではなく、私の所属課だけです。 以下に社内の状況を記載します。 課長含め、営業職が固定電話から電話をかけることない。 内線も会社貸与スマホで可能。 営業課長デスクの固定電話の内線の割り振りは「〇〇課」。 課長個人宛の内線は課長のスマホに繋がる。 デスクの席は、会社の方針としては、課長職以上は固定、他社員はフリーアドレス。 フリーアドレスの大きなデスクに課長のデクスが付いている配置で、固定電話の移動自体は配線を含め可能。 宜しくお願いします。

トピ内ID:7f92162ae433188b

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ペーペーが言うことではない

🐶
わーまま
下っ端が言うことではないです。 営業の立場が上なのは、営業が収益をあげているからですよね。 営業課長のデスクに電話がないなんて、示しがつかないでしょう? せめて各営業課長より年次が上になってから物を申しましょう。

トピ内ID:60856c98a26d1406

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提案していいと思います。

🙂
夕凪
仕組みを把握しきれていないのですが、置き場所が変われば、課長の許可を得る必要なく、また場所によっては座ったまま出られるんですよね。お客様をお待たせすることが減るという観点で改善策になり、良いと思います。 うちの会社だと自分の携帯で外線をピックアップできますが、そういう設定はないのですかね。何社か経験してますが、わざわざ取りに行くとか、なかったので不思議でした。 ひとつ気になったのが、外勤の方があまり出ないということです。受電は内勤の人仕事って思ってるんですかね。だとすると、外勤の方が集まるデスク近くに置くと嫌がられるかもしれないですね。表立ってはっきりは言わないとは思いますが。 私だったら、課長と二人で話せるタイミングで相談し、移動の指示とかは課長から総務担当にしていただくようお願いするかもです。 業務改善提案、素晴らしいですね!

トピ内ID:f33afec914202a8a

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電話を動かせるなら提案すれば?

🙂
cloud
勤め先は1人1台ピッチ配布で、それぞれの内線になっています。 トピの場合だと課でグループとし、そこで鳴ってる電話は、短縮ダイアルで外線を含め取ることができ、取次も出来ます。 他ブランチへ出張でも移動後は、使用が可能になります。 配線として動かせるなら、フリーアドレスに持ってくるか、フリーアドレスの島に子機を置くか、が現実的かな? 稟議が通るならね。

トピ内ID:edf263a439d43401

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ご意見ありがとうございます

🙂
さとう トピ主
提案して良い、すべきでないどのご意見も参考になります。 提案を迷った理由は ・固定電話を使っていなくても、課長席にそれが無いこと自体良くないという考えの人がいるのではないか ・電話に出る習慣のない社員の近くへ電話移動の案は、同僚に嫌がられないか という懸念があったからです。 どちらもレスで指摘される方がおり、考慮すべき点なのだと改めて感じました。 固定電話を増やし、課長席とフリーアドレスデスクに各1台にするには予算や申請が必要で、(直ぐには)難しいのかなと思い、今ある固定電話の移動を考えました。 子機はありません。 電話は業者に依頼せず社員で動かせます。 変えるなら、フリーアドレスの島への電話移動が現実的でしょうか。 うちでは外勤、内勤問わず、全社員(派遣の方も)スマホが貸与されています。 貸与スマホで出来る電話用途は、以下のように職種により別れています。 内勤職 ・通常の携帯電話 ・事務所の外線に出る(恐らく転送も可) ・個人内線 ・所属課の内線に出る 外勤職 ・通常の携帯電話 ・個人内線 会社側が、外勤職が事務所宛の外線を取る想定をしていないからかもしれません。 外勤職の私が事務所外線に出るには、固定電話を取るしかありません。 フリーアドレスの島に固定電話があれば、課長の許可なく、座ったまま、PCを見ながら電話に出る事が出来ます。 課長へ許可を取っていたのは、課長のデスクで通話をしメモを取っても良いかというものです。 PCは質問回答や、転送出来ない関連会社の代表番号をお伝えする時等に使用します。 時には、課長の横で、課長デスクの隅を借り、通話やメモ、場合によりノートPCを置かせてもらう現状です。 課長が煩わしく感じているのではと心配になる現状ですが、課長からは出てくれて助かるとは仰って頂いています。 課長と2人の時に相談をしてみようと思います。

トピ内ID:7f92162ae433188b

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電話なくせば?

🙂
まなか
うちの会社は電話機自体を撤収しました。全員に外線が割り当てられており各個人のPCに繋がります。また会社貸与の携帯も全員持っています。転送機能やチャットで電話がなくてもビジネスとして成り立っています。 電話応対は嫌いではなかったですが、なくなってみると本当に負担だったのだなとつくづく思います。しかも若い人は電話応対が苦手な人が多いし。時代は変わっているので過渡期かと思います。

トピ内ID:264049a0ef1b2c72

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へんなの

🙂
電話とらない営業課長の電話機にのみ外線がかかってくるなんて。 内勤の人の電話機に外線がかかってくるよう設定すればいいのにと思います。 うちの職場も役職ついている男性社員は電話が鳴り響いていても電話とりません。 不思議です。

トピ内ID:82a2e1f59a788960

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