会話が噛み合わない人との付き合い方

取引先の会話が噛み合わない人とのやり取りをどうすれば円滑にできるか、ぜひ知恵を貸していただきたいです。 相手がせっかちな方なので、できる限りスピーディーに対応しようと努力した結果、会話が噛み合わず揉めてしまいました。 上司からも相手の立場や忙しさを考慮して上手に質問してくれと言われてしまい、その方とは初めてのトラブルではないため今後もやり取りしなければならないと思うと憂鬱です。 できる限り関わらないようにしたいのですが、上司が忙し過ぎて対応してもらえず私がやるしかありません。 その方は読み飛ばしが多く、毎回メールもラインも電話でも意図が伝わらないため、どういった質問の仕方が適切なのか考えるものの他に相談できる人もおらず、困っています。 前までは上司や先輩が間に入っていたのですが、先輩は辞めてしまい、上司も現在は他のことで忙しく、すぐに相談が難しい状況です。 このままでは同じことの繰り返しになるため、こちらで改善できることはしたいのですが、どのようにするのが良いでしょうか。 皆様の経験やご意見を聞かせていただけると嬉しいです。 最後までお読みいただきありがとうございました。