リマインドのタイミング

近々退職する同僚の送別会があります。 私が送別会参加者8名(私含め)のメッセージを集めることになりました。 今月初旬にオンライン色紙サイトのURLを共有し入力を依頼。 明日が締切ですが、記入しているのは2人(私ともう1人)だけです。 使ったオンライン色紙のシステム上、締切を過ぎたら記入はできなくなります(締切延長は可)。 送別会中にURLを退職者に送りおそらくその場で開くので、オンライン色紙にメッセージがない人がいるという事態は避けたいです。 今月初旬にURLを共有して以来、締め切りについて直接話したのは2人(「忘れないように記入するね」など言われた)でいずれもまだ記入なしです。 それ以外に督促はしていません。 中には仕事や子育てで忙しい人や普段から締め切りを守らない人もいるのでリマインドを全くしないのも気が利かないように感じます。 どの時点でリマインドをするのがよいでしょうか。 皆さんのご意見を伺いたいです。