部下の仕事ぶりについて

なぜミスしたのか、なぜ繰り返すのかの原因分析、対策検討を本人にさせていますか？ その結果をトピ主は把握していますか？ 把握してる場合、結果が出不十分だったり、方向性が間違ってたら軌道修正してあげて、習慣づくまでは長い目でみる感じだと思います。 例えば、こんなのは不十分です。 事象：書類の提出しなかった 原因：期日を忘れていた 対策：忘れないように意識する 期日を忘れていた理由はなんなのか、別の作業に忙殺されてて余裕がなかったのか、社内の業務だから重要じゃないと思っていたのか、うっかりミスなのか、その他なのか。忙殺されてたなら、そんなに負荷がかかっている理由はなんなのか。人不足なのかスキル不足なのか。きちんと深堀が必要です。 対策も「注意する」「意識する」などの精神論はやめましょう。具体的な行動レベルで設定しましょう。 たとえば「期日を確認したタイミングで予定表に期日を登録し、1時間前に通知が来るように設定する」みたいなイメージです。

仕事は大きく分けて2タイプ。 製造業で毎日全品を完全同一に作れることがベストなのか、対人職で状況判断が必要なのか、どちらですか？

例えば、Aという書類は作成したら2部コピーを取ることになっているが、1部しかコピーをとっていなかったというようなミスの場合、マニュアルを作成してAは2部コピーを取ることと明記するだけでは再発防止策としては不適切です。Bという書類は3部コピーをとる場合だってあるからです。 その場合トピ主さんはAは2部、Bは3部コピーを取る、とマニュアルを改定して説明して終わりにしているわけです。さあCという書類は何部コピーをとるのでしょう？ 目先のことだけの再発防止策だから同様のミスが再発しているのではないでしょうか。他の方のレスにもあるとおり原因をもっと深く追求する必要があるのだと思います。真の原因を知るにはなぜを繰り返す方法（トヨタ法として有名）、FTA（Fault Tree Analysis）、いきさつダイヤグラムといった分析方法で原因を追いかける必要があるかもしれません。 また、再発防止策の立て方が悪いと別のミスを誘発する可能性があります。これはやってみないとわからないこともあるので、観察期間をおいて再発防止策自体の評価をする必要があります。同様のミスが何度も起こるというのは「マニュアルを作って丁寧に説明する」という再発防止策自体が部下にあっていない、もしくはミスを起こす作業の再発防止策として妥当ではない可能性もあります。

ミスする本人に、ミスしない為のマニュアルを作成させれば解決しますよ。

トピ主です。 業種はメーカー、我々は営業職です。 私は課長。部下は係長です。 期日までに書類を提出という業務は、社内経理部や工場等の他部署に対しては期日までに提出しますが、営業部内の期日は一切守りません。 マニュアルは部品発注方法、メールで営業事務に発注依頼をかけるのですが、決められたフォーマットは守らずめちゃくちゃ依頼をかけるので、事務員が困っています。部下の作成しやすいフォーマットをヒアリングして部署内でその部下に合わせて変更しても守りません。 経理や工場等のフォーマットは必ず守りますし、対客先のフォーマットも守ります。 私は２年前に、異動となりこの部署に来ました。事務員さんに聞くと前々から部署内のみミスをして約束を守らないとの事です。 再発防止策を話し合っていたら不機嫌になり、それも困ります。 部長は、客先相手にはミスがないのだからと言って腫れ物にさわる感じで対応しません。 板挟み状態で胃が痛いです。

部署内だけのミスを連発するのは間違えても許されると思っているから注意散漫になるのだと思います。能力がない人ではないのでしょうね。そのミスの尻拭いも本人にやらせてはいかがですか。あとはボーナスや昇給の査定を下げるかです。多分トピ主さん優しい人だから大目に見てもらえると思っているのだろうな。

これは、当人がわざとやっていることなので、普通の指導では治りません。 本人に、「なぜ、わざと間違った仕事のやり方をするのか」をとことん聞いてみることでしょうか。簡単には口を割らないでしょうから、硬軟取り混ぜてやる必要があると思います。たとえば、フォーマットからはずれた発注は、今後一切受け付けないとかね。 昔からそうだったのではなく、何かを切っ掛けにしてだと思いますので、昔を知る人にその切っ掛けとなった情報を求めてヒアリングする必要もあるかもしれません。

で、部署内での印象だけは悪くなるよう振る舞っているような気が…

それか、事務員と過去いざこざがあって、件の部下側に大いに同情できる内容だったから、部長も曖昧にやりすごしてるとか。 まあどちらも推測の域を出ずで。 いずれにせよ、本人の故意によるものでしょうから、アプローチするなら彼の思うところは何なのか、になるでしょう。