言った言わない問題について

レス17

（トピ主 0 ）

きゃん

2024年11月06日 14:37

仕事

営業事務をしている者です。大きい施設を持っている営業マンを担当しているのですが最近担当変えがあり所長がそこの施設の担当になりました。その所長に変わってからというもの、俺は頼んだ→実際頼まれてないいらないとか言ってない→昨日いらないとしっかり言われました等言った言わない問題が多発しています。そのため上記を改善するため全て文面でのやり取りにしましょうという案を出しました。それを伝えると自分は大きい施設を持っている。忙しすぎて文章にする暇がないから電話や口頭で伝えているのにどうしてわかってもらえないのか。もう少し大変ということをわかって欲しい。と言われました。上記の件に関して全く納得できず忙しいのはわかりますが業務に支障が出ているためにお伝えしています。協力をお願いしたいです。とお伝えしてこれに関しては納得いかないから考えると言われて終わりました。わたしはどう対応するのがいいのでしょうか？

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無礼不躾不遜無配慮OKのチャット化

🙂

装甲の妻

2024年11月06日 17:20

＞忙しすぎて文章にする暇がないじゃあ電話や口頭よりもっと便利になればいいんですよ。きっと、形式の整ったメールをしているのだと思う。私のいた会社では、社内宛は無礼不躾不遜無配慮でＯＫになっていました。例えば田中様（仮名）お疲れ様です。忙しいところ申し訳ありませんが、通常月末発送の△△商事宛の請求書を今月は28日までに発送するように手配願えませんでしょうか？ 28日から月末までは発注は無いとのことです。先方の経理の都合で早めに請求書を送って欲しいとのことですので、忘れないようにお願いします。営業課　山田こんな感じになるでしょう。忙しい時に億劫でしょうね。しかし無礼不躾不遜無配慮OKにしてしまうとこんな文章になるでしょう。「△△商事宛請求書、今月のみ28日までに発送して」「宛先」「署名」はメアドで分かるから不要にする。「敬語」も不要。「説明」は後回しにして確実にすべきことだけを書くのです。受けた側もなんでそうする必要があるかは後回しにして「了解」とか「OK」だけ送る。疑問に思ってもその場では説明を求めずに後で聞けばよいと割り切る。形式が整っていないことを互いに問題視しないことが掟。上司相手に「補足資料いる？」「いらん」なーんてやり取りもアリ。無礼も不躾も不遜も無配慮も、単なる指示連絡の切り抜きって割り切ればどうってことはない。後でできることは後でやればいい。今は忘れないようい伝えるべきことだけを伝える。それでいて記録が残るというのがミソ。くだんの上司が作る文章は「〇〇をやっておいて」「××は不要」電話するよりも早いはずです。なにより。行き違いによるタイムロスの方が大きいんだから、記録に残した方が結局は時短になる。その記録が簡単で短時間で付けられれば良いのですから、全ての形式を省略すればいいんです。

トピ内ID：5b7f9b7790339937

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メモしてあげたら？

🙂

ふう

2024年11月06日 20:06

親切に行くなら、トピ主さんが所長からの依頼をメモして毎回チャットで共有してあげたら良いと思います。箇条書きベースならそんな時間もかからないですし、許可なんて得ずとも「先程の会話のメモ共有します。認識と違う所があれば今日明日中にご指摘ください。」と毎回送り付けてやれば良いと思いますよ。それなりに物忘れもあるお年でタイピングも苦手なんじゃないかしら。

トピ内ID：60d8fff72cc8770f

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トピ主さんから返信不要のメール送る

🙂

はなお

2024年11月06日 20:06

頼まれた件。電話や口頭で何か頼まれたら「〇〇を〇日までに作成（仮）、承りました」と直ぐにメールしておく。いらないと言われた件。言われた直後に「〇〇は不要ということで承りました」とか所長宛てにメールしておく。署長さんには手間かからないし、記録も残せます。

トピ内ID：1977107d5cfe09ee

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簡単ですよ

🙂

とぐろ

2024年11月06日 20:06

録音すればいいんです。

トピ内ID：4afb85eac751e0a4

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いや

🙂

たんたか～ん

2024年11月06日 21:51

普通、LINEやパソコンメールで業務報告しない？証拠も残るし。急ぎなら加えてTELする。所長は年配かな？メールとか苦手なのかもね。

トピ内ID：ae8af1329ffeda3f

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録音に１票

🙂

怖いね

2024年11月06日 22:19

でも、｢俺は言った｣｢聞いてません｣の場合だと、｢録音がないから指示がなかった、とは言い切れない。録音を忘れたんだろう｣と言われる可能性が残りますよね、、、困りましたね。文書化に応じないのは、所長自身に落ち度があると認めているも同然だと思うんですけどね。ミスをトピ主さんに擦り付けられる余地を残したいとしか思えません。事務がうっかりしてしょっちゅう指示と違うことをしているのなら、絶対に所長の方から、｢全て文書で指示するから、読んだら必ず返信すること！｣というお達しがあるはずですもん。文書化提案の前段階も含めて、何月何日何時に所長とこういうやり取りをした、と記録は残しておくべきかと。いざというときの保険です。

トピ内ID：ffb94c1bae848009

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録音

🙂

お疲れ様です。

2024年11月07日 10:10

録音しましょう。スマホでもできるし、別途、機器を買ってもいいし。だから証拠って、大事なんですよ。

トピ内ID：5716a4d9f600b359

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誰が書く書かない問題も併発してるのね

🙂

押す所と引く所

2024年11月07日 09:59

言った言わない問題だけじゃなくて、誰が書く書かない問題も起こしてるのですね。誰が書く書かない問題に関してだけは、相手が上司でトピ主が部下という立場を慮って、全てトピ主が議事録係になれば良い。 ※トピ主が参加してない場の議事録係はしないで良い。そして議事録文書は、メールで上司に送信しましょう。可能なら、社内の関係者にもCCで同送します。送信タイミングも、可能な限り会議の直後にしましょう。他の方が言ってるように、録音もしておくと良いですよ。議事録が間違ってるとか言い出しかねないので。

トピ内ID：0b43b15f2c2a6a17

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メッセージアプリないのですか？

🙂

のの

2024年11月07日 09:57

メッセージアプリやそれに近しいものが入っているなら、手配が終わった完了連絡を入れたらいいのですよ。電話で指示をもらったなら、なにかしらメモりますよね？それをメッセージアプリでメモるもちろん相手をメンションした状態でですつまり、そこにメモっていないことは受けていないことになりますまた、丁寧な言葉である必要はないので先程の○○の件 ○/○ 何時納品単価@○○、運賃○○にて手配済みたいな感じで相手に送りつけておく相手に手配したものは全て報告を入れることで、手配したはずなのに報告が来ていないと気づけなかった相手の落ち度になりますよねやっていることは報告入れているのだから、相手が頼んだはずなのにと違和感にきづけということ相手がメールする時間がない、気遣ってくれというなら、相手の行動はそのままに、こっちが動いて証拠を残していけばいいんですよどのみち仕事を受けたらメモるのだから手間もそこまで増えないでしょう？メッセージアプリのようなツールならメモるだけメモって、終わったら完了スタンプ押しておくでもいいし頼んだものが手配されているかどうか、内容が間違っていないかの確認は事務ではなく営業の仕事ですからメモを共有するツールをつくればいいんですよメッセージアプリが便利ですねメールでやり取りは面倒でしょうそういったものを使えばいいと思います

トピ内ID：78a3817e5fb46226

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すぐに言われたことをメールかチャットで文字で所長に返す

🐤

オレンジみかん

2024年11月07日 10:24

口頭で決めたことはすぐにテキストにして、話した日にち曜日時間を添えて、チャットやメールなどのテキストツールで相手に返しますすぐ、すぐです今決めた内容はこういうことでしたよ、いいですね？と言質を取ると言いますかそれを繰り返すと、所長も口頭で決めたことはトピ主さんが文字で教えてくれるのがルーチンとなり、文字で所長の手元に来ていない内容は自分が指示していないこと、と習慣づくのではないでしょうか出来れば㏄で誰か他の人も入れると良いですねお仕事増えて面倒ですけど、相手が自分の業務をしっかり覚えられそうもなさそうなので自衛的対策を講じるしかないです相手は変えられないのでしょうがないと思います

トピ内ID：cbfb5dc7dd74ce14

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私も録音

🙂

とろん

2024年11月07日 11:06

って思ったけど、それにはなおさんのアイデアの返信不要のメールもやっておくと万全では？

トピ内ID：2b39296886fac768

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返信不要のメールに一票

カリフラワー

2024年11月07日 11:06

録音でもいいけど、少し面倒なので。その都度、こちらからメールを入れておけば、少なくとも「なんでメールを確認してないんですか？今後は必ず確認して、違っていたらすぐに連絡下さい」って言えますもんね。

トピ内ID：eac3c7035b78e5fc

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トピ主さんのほうから確認メールを送信したらどうかな。

🙂

バッフクラン

2024年11月07日 11:27

その所長の「忙しすぎて文章にする暇がない」というのは明らかにいいわけだろうね。おそらくメールなどの操作が苦手なのか、思い付きで依頼をするのかどちらかだろうね。でも大事な取引先だからムゲにはできないし個人間の「言った言わない」ではすまないトラブルや損害になってしまう可能性もあるよね。いっそのことトラブルが発生して「ですからこれからはきちんと記録を残しましょう」とか所長の他に担当者をつけてもらう方がいいかもしれないけどね。まずは所長から依頼や注文を受けたらトピ主さんのほうから確認メールを送信するのが今のところ一番の対処法だと思うよ。念のために上司にもCCで送信して共有しておこう。

トピ内ID：b39034c0302950a5

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時給が安い人が文書化する

🙂

ochapi

2024年11月08日 14:35

電話で指示受けたらメモは作成しますよね？　そのメモを所長とトピ主さん以外の人も後で検証可能な会社の公式なサービス（会社のメールでも、slackでもteamsでも）で、所長と共有しましょう。所長の方がトピ主さんより多分時給は高いので、文書化を所長の時間でやるのは会社にとって損です。録音については会社で通話を録音する装置が入っているならともかく、業務上の会話を私的な録音装置で録音して保存しておくこと自体がコンプライアンス上の問題がありそうです。この方法はあまりお勧めできません。直接関係ない上司にCcするのは止めてください。そのメールを「要らない、無関係だ」と判断するために使う上司の時間が無駄です。トピ主さんの保身のために上司の時間（多分高い）を浪費するのはダメ。後で第三者が検証できるサービスなら問題が発生したときにチェックすればいいので、いちいちCcする必要はありません。

トピ内ID：705325f44c44ab2f

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主様がやるしかない。メモを残して。

🙂

まちこ

2024年11月10日 10:27

わかります、私もありました。いまだにその人に絡まれることも多いです。私は対策にメモに残しました。いちいち違う話にしてきて腹が立つのでこれは揉めるなと思ったらメモに残して関連書面にくくりつける。これを繰り返すうちに相手も下手なこと言わなくなったので溜飲が下がるようになりましたよ。本当にひどい時があったし、今もある。うざいですよね。でも誰も守ってくれないので自分でやるしかないです。チャットで相手に送るようなことをしなくてもメモでよいです。相手に関わりたくないですし、得させるのも嫌ですよね。自分のメモであれば敬称省略されてても一言だけでいい。とにかく残す。かつ、毎回日付と自分の名前も残せば、積み重ねればちゃんと記録として有効性を持ちます。いついつのメモでこう残ってるし、そこから変わるなら言ってくださいよ（お前怠慢だな）と言えるようになります。相手や仕事のためと思うと嫌になるので自分の防御のためにメモとるようにするといいですよ。また、録音はそれこそ自分が有責にされそうな上との面談などでは必要かもですが、差し違える覚悟がない限りは録音しても使わない方がいいです。主様と上司だけの職場ならともかく他の人も怖い行動だと思うのでそこは気をつけて。まずはメモやってみてください。がんばれ。

トピ内ID：a8fee50e48f1f60b

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