研究会の催し物参加の先行きが不透明すぎる

大学3年生女です。 　今度、履修課程に関係する催し物があり、一般参加という形ですが、研究会の希望者が向かうことになりました。 　希望者は私と同学年の2名、下級生数名の予定です。 　その催し物は遠方で行われるため、OBOG会の方から片道分の交通費の支給があります。 　交通費を支給して頂いているので、報告が必要で、実際に参加したことの証明に写真を撮ることが必要になるそうです。 　また、研究会活動のポスターを掲示するような話もあります。 　しかし、写真を撮るにしても、各自で撮るのか、1度現地で集合して撮るのか、行き帰りまで一緒に動くのか。そこが全くはっきりしません。 　おそらく行き帰りは各自で手配して好きなタイミングで帰ることになると思います。 　はっきりしないのは、私と同級生の2名が、2人の世界に入ってしまい、情報共有を一切しないためです。 　2人は研究会の代表と副代表で、今回のことも二人の間だけで主に完結しているようでます。 　聞きたいこと(現地で1度集合するのか、ポスター掲示はどうなるのかなど)を聞いても、要領を得ない答えばかりが帰ってきます。 　あまりにも先行きが不透明です。 　私は大学と学校が片道2時間はかかってしまうので、バイトだったり移動手段がなかったりであまり研究会に関われなかったです。 　なので、2人が2人だけで話を進めているのは仕方がないことだと思います。 　ですが、あまりにも情報共有が無さすぎます。 　あと催し物まで2週間ほどしかありません。 　この場合、どうしたら参加について話をすることが出来るでしょうか。 　長文失礼しました。