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会社での電話応対が苦手です(事務パート)

レス11
(トピ主 0
🙂
みかん
仕事
従業員10人以下の会社で事務パートをしています。 他に3名のパートさんがいますが、勤務年数10年以上のベテランさんばかりで、ついていくのが大変です。 小さい会社ならではの良さもあると思うのですが、独特のやり方や暗黙のルールが多く、長年勤めている方の経験と勘がないと分からない業務ばかりなので、なかなか慣れません。 中でも一番の悩みは電話応対です。 取引先から頻繁に問い合わせがあり、仕事柄専門用語が多い上に、短縮された言い回しで、もちろん相手はこちらも理解している前提で早口で話されるので、私は電話が元々苦手なこともあり、毎回パニックになってしまいます。 必死でメモを取り、内容を一語一句そのまま他のパートさんに聞くことしかできません。 すると電話を代わってもらえる時もありますが、忙しいと「こんな感じで答えればいいから〜」とその場でざっくり言われ、余計に焦ってしまいます。 私以外のパートさんはすごく忙しいので業務についてじっくり説明していただく時間もなく、毎回私の質問で手を止めさせてしまうのも申し訳ない気持ちです。 以前は中小企業の正社員として働いており、マニュアルがあったり、部署ごとに業務が分かれていたので、分からないことは他に回すことができました。 しかし今の職場では、臨機応変に対応する力が求められます。 入社して3ヶ月とはいえ、今後やっていけるか不安です。 早く慣れなければと焦り、電話が鳴るたびに心臓がドキドキします。 どうすれば電話への恐怖を少しでも減らせるでしょうか。 アドバイスをいただけると嬉しいです。

トピ内ID:a90b0ce1c9d42d76

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レス

レス数11

メモが取れるなら後一息

🙂
cloud
兎に角場数を踏むしかない。 そこからあなたなりの、手順書に落とし込めるまでを一つ目標とされては。 大丈夫ですよ。メモが取れるのはちゃんと聞き取りが出来てる証拠だから。 焦らず慌てず。

トピ内ID:05f9031811b70eae

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勉強して自信をつける

🙂
瀬戸
「仕事柄専門用語が多い上に、短縮された言い回し」 ・・仕事なら当たり前のことですから、 いっしょうけんめい勉強して自信をつけるしかありません。

トピ内ID:d5fdc851d39ed7fe

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感想です。

🙂
HB
臨機応変に対応たって、トピ主さんが答えられることはまずないんでしょう。なら他の人の手を止めて質問するしかないですよね。正しい対応の仕方だと思いますよ。 それで理不尽に怒られるならともかく、トピを読む分には同僚も取引先もみんなそんなもんだと思っているみたいで、焦っているのはトピ主さんだけみたい。 あと3か月位頑張ってみれば、専門用語も慣れるだろうし、やっぱりだめなら他のパートを探せばいいんじゃないですかね。 それと、事務職なのに電話が苦手っていう言い訳はどうでしょう。ホントに嫌なら事務職は避けた方がいいんじゃないですか。

トピ内ID:65f9eeef5e6c68c7

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慣れるしかない

🙂
へるなん
数をこなして慣れるしかありません。 人間って大体のことには慣れるようにできてます。 知らない言葉はネットで調べる(意外と出てくる)か、周りの人が手が空いていそうな時に教えてもらう。 どうしても無理と言うなら辞めて他の仕事を探す手もあるかと。

トピ内ID:9227e435bceef578

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分かります!

🙂
ロッ君ママ
事務歴30年でも電話応対は嫌いです(笑) ◎他の人の応対の言葉を聞いて専門用語や取引先名を覚えていく ◎「申し訳ありません~もう一度御社名をお教え下さい」みたいな…なんでも聞き返す勇気!!と、言葉を持っておくことです あと……電話取ったら【ゆっくり】喋ることです 焦って早口で自社名を名乗ると~相手も早口で返してきます 頑張って!

トピ内ID:eee4b28a36f65d67

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別トピでも書いたのですが

🙂
メンドウマメ
電話の取次は私も得意じゃないので ・誰から ・誰宛に ・日時 ・要件 ・折TELの要/不要 をテンプレートにしたメモをA4サイズの用紙に20枚とかレイアウトして印刷していました。 (A4は210×297mmです) これをカッターなどでカットして、電話の時はこのメモを取りだし、順番に埋めていきました。 埋まっていない部分は先方に聞きます。 なお、ほかの方のレスで↑のようなメモが100均に売っているとありましたので、良かったら探してみてください。

トピ内ID:c10204a773754906

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すみません意味履き違えていました

🙂
メンドウマメ
取次じゃなく、ご自身で回答する必要があるということですね。 とりあえず慣れるまでは今のようにテンパりながら受け応えするも、 電話応対の後に「FAQノート」みたいなものを書き留めておいて、次回以降に活かすのはいかがでしょう。 質問内容と、同僚の方が教えてくれた回答をメモしておくのです。 これ、新しく入ってきた方にも役立つと思うし、同僚の方も巻き込んで何の質問があって回答したかを記載してくれるようになると、もっと良いですね。 アナログじゃなくてデジタルでエクセルなんかにまとめられたらもっと利便性が上がると思います。 また、先輩方が答えてくれているうちは訊いて大丈夫ですから、先輩方が教えてくれた答えは値千金の情報と思って忘れないようにしましょう。 「何かあったら先輩や上司が助けてくれる」こう思うしかないのではないでしょうか。 そのためにあなたの上司は存在するのです。

トピ内ID:c10204a773754906

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正しい対応かと

🙂
ぴーしゃ
出来ないものを出来ないふりをする必要はないから、トピ主さんの対応で問題ないと思う。手を止めさせようが、わからないものは聞く。なんなら一旦折り返す、で切る。 アドバイスするなら余計な事は覚えなくて良いってことと、 その職場なら一つだけトピ主の専門を作る、逆に周りからのヘルプに対応できるようにする。 ってことかな。 電話対応で、周りに聞くのは ・何を聞いておいたらいいのか   ← 折り返しをするにしても、引継ぎをするにしても相手の質問内容はしっかり把握しないとね ・誰に聞けば良いのか   ← トピ主が覚える必要はないです、     トピ主は この項目は誰に聞く、引き継ぐ をしっかり把握する事です。 それを把握したら丸投げした上で、終わったらさっきのどうすれば良かった?を繰り返していけば 少しずつ覚えるのでよいと思います。

トピ内ID:969fb675f91ca7a9

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電話番号さえ確実にメモれば大丈夫

🙂
ダイジョブよ!
社名や個人名は聞き取りにくかったり字がわからなかったりしますが、電話番号は確実に聞き取りできますよね。 聞いてメモした後に、 「番号復唱致します」 と一言言ってから、トピ主が書取りした番号を読み上げる。 そしたら後は、要件が曖昧とか雰囲気になってしまっても、担当者本人に番号と共に伝えれば担当本人は絶対になんとかできます。 安心して電話に出てみてね。 あとはパソコンが使えるなら、パソコンのメモ帳とかエクセルとかに短縮語と未短縮の一覧を作っておくとすぐに検索できて便利ですよ。

トピ内ID:9eb4f828b3b41d3f

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「慣れるまで」の辛抱

🙂
ライムカレー
電話の応対というのは、その会社の「業務全体の仕組み」を、おおまかにでも理解していないと、難しいでしょう。 慣れるまでの辛抱だと思って、ひとつひとつの電話がかかってくるたびに「ひとつのパターンを勉強した」と思って、その電話の「意味」を理解すること、ではないでしょうか。 そうすれば、次に「同じようなパターンの電話」がかかってきた場合には、すんなりと対応できる、ということになって。 今のつらい状態が永遠に続くというわけではないでしょうし、「慣れるまで」と思えば…。

トピ内ID:76c3663435ebb760

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飲まれちゃだめよ

🐤
さいでんな
慣れた人の早口に流されないように 自分はゆっくりめに話して、 イチイチ復唱して、その間にメモして 経費削減に反するけど、できるだけ 確認しまして、お返事を差上げますと言って伝言にしてしまう。 そうなればこっちのモノです。 詳しい方に聞いて自分からお返事をすると 一つ詳しくなります。 繰り返すほどにQ&Aリストが増えて身に付きますよ。 取引先さんも新人さん相手だと解ると 急ぐときは〇〇さんに代わってとおっしゃるでしょ? 今スグでなくても確実な返答を得られる方が喜ばれる事が多いですよ。

トピ内ID:a8beadfe805f1a66

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