自治会会員の死亡時の弔慰金

分譲マンションの自治会の役員をしています。その会則で、「世帯主や同居の家族の死亡時に○○円の弔慰金を支払う」ということになっています。そこで疑問なのですが、その方が亡くなられたという事をどのようにして自治会が把握できるのでしょうか。届出書のようなものを提出してもらうのでしょうか。名簿はありません。お付き合いもさほどあるとは思えません。（小さいお子さんのいる方同士はお付き合いがあるようですが。）

皆様のお住まいのところでは、どのようになさっているか教えていただけますでしょうか。よろしくお願いします。