総務・経理（請求書等の扱い方ついて）

小さい会社でも、担当の税理士さんがいますよね？ その人が「問題ない」と言えば問題ないと思います。 領収書等の原本保管は、外部の調査が入った時にすぐ出せるのが理想かな？と思います。 請求書に細かい科目を書いたりしてた様ですが、 過去の処理を確認したい時などは、経理ソフトで検索すれば一目瞭然なので、不要じゃないかな？と個人的には思います。 私も中小企業で経理をやってましたが、振替伝票(経理ソフトに入力したものをプリントしただけ)の後ろに請求書等必要書類をつけてファイルしてました。 私も経理経験者ですが、経理の人って昔のやり方を変えたがらず、無駄な作業を増やす人って多いんですよね。手書きが好きな人も多いし・・・ トピ主さんの職場の場合、どうなってるのが一番理想なのかイマイチ理解出来ませんが、今のやり方で実際困ったことがあるなら、職場の方にトピ主さんのやり方を提案してみたらいかがでしょうか？ ※<支払い請求書>というのがよく分からないので、トンチンカンな答えになってたら申し訳ありません。

<支払い請求書>はやったことないです。その会社独自のもの（Excelとかで作ったとか）ではないんですか？ それなりに大きい会社にいますが、取引先からもらった請求書はそのまま綴って保存です。 前の会社で手書きをする手間を掛けていたのは、同じ書式にすることで比較や探し物を容易にしたり、すっきり保存するためではないでしょうか？

<支払い請求書>とは、従業員や取引先への支払の際に添付する申請書兼伝票のようなものでしょうか？ 税務上、伝票とその証拠書類（取引先からの請求書や領収書）については、それらが保管されていればOKです。 私も転職を経験しましたが、私の場合、前の会社がトピ主さんの今の会社のやり方で、今の会社がトピ主さんの前の会社でのやり方です。 転職当初、私はトピ主さんと全く逆の感想を持ち、この申請書方式や一括管理方式について否定的でした。 「ペーパーレスの時代に申請書はともかく伝票を書く必要があるのか？」 「そもそも、伝票と請求書という違うものを一緒にファイリングしていいものか？」 など。 ま、今となってはこの申請書方式や一括管理方式も、きっちりした管理という面でメリットがあると思っています。 これらのやり方はどちらも正しく、それぞれ一長一短です。 会社の規模や業務内容でどちらが良いか決まると思います。 今の会社のやり方を覚えた上で、自分なりのやり方を提案することは良いことでしょう。 あくまで上司がそういうことを聞いてくれるタイプならの話ですが。

中堅のような会社でのやり方は、小規模の会社にはあっていません。 恐らく扱う請求書の数がそれほど多くないのでは？って思います。 私も以前経理補助をしていましたが、 「え？これでいいの？」って思うような感じの処理をしていましたが、社内監査と税理士が普通に 「はい、ＯＫです。」 で終了していました。 恐らく会社ごとのルールがあるのと、税務上問題がなければこれでいいのだと思います。 今またそれなりの規模の会社で、経理補助をしていますが、うーん、チェックが厳しいですね。 これぐらいいいじゃん！っていうのも、却下されます。

弊社では「支払い依頼書」なる物が存在します。 それは、取引先から請求書が届き支払いが発生した場合、 各営業所が本社経理部へ文字通り支払いを依頼する為の雛形です。 トピ主さんの会社は、トピ主さんが請求書の処理をしているのなら誰にも依頼するステップがないかと思いますが、それなら支払い請求書は不要だと思います。 心配なら、数センチ角のタグのような物を作り、必要な情報だけ書き出し角にホチキス留めして、確認しやすく管理してみたらいかがでしょう。 ＞経理の人って昔のやり方を変えたがらず、無駄な作業を増やす人って多いんですよね。手書きが好きな人も多いし・・・ 分かりますー、 私が入社する2年前までは、カーボン複写式の用紙を使っていたようです。（東京の会社です。） 事務職するくらいなので書く事は苦にならないのですが、それを全く同じ通りにPCのExcelで作成させてもらい保存し易くしました。 私の前にいた人は字を書くのが苦手で、PCで作成したいと申し出たら「手抜きだ。」と却下されてしまったので私の意見がすんなり通った時は所長が驚いていました。 あ、これは余計な事ですね。

トピ主さんがおっしゃるようにある程度の規模の会社では支払申請とか支払依頼とかカバーレターのようなものを請求書に添付していますよね。 私の会社でも使用しています。半端じゃない支払処理の量なので請求書だけを綴っておくだけでは不十分でもあります。それに特に古い体質だからというよりむしろ今のご時世に合ったものだと思いますよ。 日本でもJ-SOX法が導入されることになり、支払いなどの一番不正が起こりやすい業務に関しては、支払依頼書などに起票サイン、上長承認、など一層手間隙をかけてから経理部へ支払依頼を行います。その後経理部ではさらに細かい承認手続きを行って、やっと支払処理を行えるといった流れです。 業務を細分化して細かく検証するのがSOX法の意義の一つでもありますから、正直言って面倒です。 但し、こうした処理を行っているのはある程度の規模の企業とかJ-SOX導入を準備している企業などが多いのではないでしょうか？ 他の皆さんが書かれているように、その会社にはその会社のやり方があるので、一通り仕事をこなせるようになった段階で他の社員の方に提案された方がよいのでは？

社内での経理実務の質問は、上司あるいは勤務されている会社を担当していらっしゃる税理士または監査法人で質問されるべきだと思います。どの程度のことを外部監査・社内監査されているのか聞かれてみてはいかがでしょうか？ 担当されている業務の改善が必要だと思われるのなら、直接上司の方々にお話されてみてはいかがですか？ ただ、以前勤めていた会社がこうだから、私の知っている友人の会社がこうだからではなく、具体的にどんなところが改善されるという利点を挙げて説明されると、上司の方も納得されると思いますし、はなさんの仕事への取り組みも評価されると思います。

支払いで一番大切なのは、それが例えば架空の請求書などナはなく、確かに有効な支払いであること、その金額の支払いの決済権限のある人の承認が、客観的に確認できること、そして帳簿についている支払いが、確かに実際に支払われたことが、客観的に確認できることだと思います。 それさえ満たしていればどんな書類でもいいと思いますが、今の会社のように請求書と銀行の明細だけなら、２番目の決済者の署名もしくははんこが抜けていませんか？ もしも、社長が承認しないと支払いが行われないような仕組みになっているなら、今の会社のやり方でも問題ないと思います。 １５名の会社ですから、コストとベネフィットのバランスを考えて、なるべく経費と時間をかけないで最低限の管理と記録ができる仕組みにするのがベストだと思います。

みなさんのご意見がとても参考になりました。 今までのやり方も、今のやり方も間違いでないということが確認できたことが、とても助かりました！ ＞支払いで一番大切なのは、それが例えば架空の請求書などではなく、確かに有効な支払いであること、その金額の支払いの決済権限のある人の承認が、客観的に確認できること、そして帳簿についている支払いが、確かに実際に支払われたことが、客観的に確認できることだと思います。 大切な基本ですね。 みなさん、ありがとうございます。 様子を見ながら、よりよい管理の仕方を工夫したいと思います。