日本の会社、絶対、Eメールの署名を使い分けします？

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雲

2009年03月07日 18:18

仕事

日本の会社で働き始めた外国人です。現在、仕事の事を外国人の先輩を教えてもらう状況です。 Eメールの署名のことについて聞きたいです。うちの会社の人がメールの署名を使い分けしてるんみたいです。 A、（簡略式）社内へメールするときの署名 →JOE　3/9 B、（正式）社外へメールするとき、 →社外へメールするときの署名 ×××××（株）会社　　　　　営業部　　　　　JOE TEL：１２３－５６７ FAX：１２３－３４５私は自動的にB、（正式）の方の署名をメールの設定にしたんです。そして、当然、社内の人にも社外の人にもメールするとき、自動的にBの方の署名が出てくるわけです。そして、誰に対しても、失礼じゃない、しかも、自動的に出てくるわけなので、便利です。そして、外国人の先輩に社内にメールするとき、A、（簡略式）の方の署名を使いなさい、B、（正式）の方の署名を使う必要がないと、言われました。これが日本ビジネス社会のルールですから、守りなさいって言われました。本当にEメールの署名を使い分けしないと、駄目ですか。私はすごく戸惑うんです。うちの会社が小さくて、聞いたら、すぐ、先輩にばれると思います。社内の人に聞けない状態です。私はB、（正式）の署名を自動的に出るように設定したら、メールの署名を使い分けできない人、って日本の人が思いますか？

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かわいそうに

🐤

びびあん

2009年03月08日 11:43

こんなことで指摘されるなんてかわいそうに。Ｂを基本設定にして、誰にでも送っています。社内の場合は、名前以外を手動で消すこともありますが。先輩の言ってることは日本の常識でもなんでもないです。

トピ内ID：1350838072

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絶対ってことはないですよ！うちはむしろ逆

紅茶

2009年03月08日 12:58

会社にもよると思います。我が社では、所属もすべて明記したいわゆるBタイプの正式署名をしたメールがルールになっています。逆に私が社内だから、と思って略式のメールを送信してしまったところ「社内ルールで署名テンプレートも決まっているから」と注意を受けました。日本ビジネス社会のルールか、と言われると自信ないですが・・・社内社外問わず仕事上でのメールなら、所属・連絡先明記のメールの方が正式だと思います。・・・たまに、業務で受信したメールで「あんたいったいどこのだれ？」って内容のメールが来ることがありますが、そういう方が迷惑です。

トピ内ID：1966892594

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使い分けますけど強制はされていません

せれぽん

2009年03月08日 12:58

こんにちは私はＩＴ企業に勤めています。シグネチャは社内用と社外用の２種類を使い分けています。自動設定にはしていないです。２つともメーラーに登録していて、メールを書き終わったらボタンを押してどちらかをつけるようにしています。しかし、会社で強制されていません。会社の先輩たちが使い分けていたので真似をしました。ただ、シグネチャは文字数が少ないほうが良いよ、とアドバイスされたことはあります。外出先等、外でメールを受ける場合、受信相手に不要なパケット代がかかってしまうからです。会社で使い分けしなさいと言われたのなら従ったほうが良いです。『郷に入れば郷に従え』です。がんばってください！

トピ内ID：8535163248

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私もBパターンですよ。

🐤

通りすがり

2009年03月08日 12:17

「日本ビジネス社会のルール」ではなく、「その会社のルール」ですね。私は雲さんと同じく、著名は「B」パターンを使用していますが、特に注意されたことはありません。むしろ、社内であったとしても、連絡先（内線番号など）も分かりやすい「B」パターンの方が、連絡を取りやすくて良いと思います。しかし、会社によって習慣は違いますから、その会社に合わせて著名を変えた方が良いと思います。日本には、こんな諺（Proverbs）があります。「郷に入りては郷に従え。」（ごうに　いりては　ごうに　したがえ） When in Rome, do as the Romans do. 先輩が署名を「A」と「B」に使い分けなさい、と言うのであれば、そうした方が良いように思えますよ。

トピ内ID：3216177428

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使い分けています。

chun

2009年03月08日 12:58

私の会社では社内用と社外用の署名を使い分けている人の方が多いです。私も上記２種＋海外用の署名を登録していて、署名を自動的に入れる設定にせず、その都度選択しています。年輩の社員の中には署名の設定方法が分からない人もいるようですが、誰も署名を使い分けるのが常識とかビジネス社会のルールとは考えていないと思います。使い分けていない人のメールを見て、「メールの署名を使い分けできない人」と思う人は少ないのではないでしょうか？

トピ内ID：3513766697

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使い分けたほうが好感度が高い

CCC

2009年03月08日 13:52

署名の使い分けは社会的なルールではありませんが、部署でそのようなルールがあるなら従いましょう。　日本社会では使い分けたほうが好感度が高いかもしれません。　私自身は署名に注意を払わないのでどちらでも気にしません。

トピ内ID：5273651502

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使い分けしなくても良いと思います

Wisteria

2009年03月08日 13:52

こんにちは。私は社内でも社外でもＢ、（正式）の署名を使っています。社内で私にメールを送ってくる人もＢ、（正式）の署名を使っています。私は社内のメールでＡ、（簡略式）の署名を見たことがありません。ですから、Ａ、（簡略式）の方の署名を使うことが「日本ビジネス社会のルールですから、守りなさい」ということはないと思います。 >私はＢ、（正式）の署名を自動的に出るように設定したら、メールの署名を使い分け >できない人、って日本の人が思いますか？いいえ、そんなことはありません。日本人でそう思う人はほとんどいないと思います。今のやり方で問題ないですよ。安心してください。

トピ内ID：3300150509

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使い分けをしない人もいますが・・・

ゆう

2009年03月08日 15:22

私は使い分けをしています。社内用には簡略にかつ内線番号を書き、社外用にはフリーダイヤルを書いたり、ちょっとしたPRを書いたりしています。私が書くメールは社内用社外用半々くらいなので、その都度署名を選ぶようにしていますが、社外用だなと思う長い署名を全てのメールに使っている社員もいますよ。使い分けができない人だなんて思いませんし、私はどんな署名でもまったく気にしません。ただ、こういうことには社風がありますので、トピ主さんの会社が使い分けをすすめているのであれば、素直に従うほうがいいです。それが日本のビジネス社会のルールとまでは思いませんが。

トピ内ID：0264503039

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会社による

🐧

流浪人

2009年03月08日 17:10

ローカルルールですから、従ってはどうでしょう。社内メールの署名は簡便なようですし、手打ちで問題なさそうな気がします。日本の会社・組織で内向きと外向きでシグネチャを使い分けているところは珍しくはありません。社内の専用電話や部署の詳しい場所、その他社内で使う識別コードなどを記載したシグネチャは、社外には見せないほうがいいですよね（見せて困るということはないでしょうが、社外の人が見てもあまり役に立たない）。昔と違ってネットワークの伝送容量も保存するディスクスペースも比較的大きく、メールの本文の容量ごときで困ることはまずなくなっていますが、そういう歴史もあって「削れるところは削る」という雰囲気が残っているところもあります。失礼ではなくても、慣習に沿わないものは目立ちます。社内なんだからわかりきっている情報を毎回つけてくるのも、鬱陶しいと思う人もいるでしょう。「郷に入っては郷に従え」という言葉もあります。ローカルルールは尊重されてはいかがでしょうか？

トピ内ID：2182905354

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私は使い分けますが

わらしべ

2009年03月08日 17:10

絶対に使い分けしないとダメとは思いませんが、私は社外向けと社内向けを使い分けています。社内のよく知った人とのメール、１行２行で済むようなちょっとしたメールのやりとりに、４行も５行もある署名は、私としては違和感がありますので。使い分けない人もいると思いますが。

トピ内ID：0224653625

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ローカルルール

🐱

こう

2009年03月08日 17:50

会社や業務内容によって、随分、変わることがあります。私も、先輩が言ってるのなら従ったほうがいいと思います。理由は、雲さんの評価は高くなるからです。ちゃんと、使い分けをしてるってコトが仕事ができる人っていうことになります。細かいところをちゃんとできることが評価されたりします。（気配りのできる人) 営業部の方なら、気配りができると思われるのは随分お得だと思います（その業務に必須の能力なので) ただ、逆に、使い分けをしてない人にも、「だめなひと」とは思わないでくださいね。

トピ内ID：6057465799

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連続ですみません

🐱

こう

2009年03月08日 18:23

一つきになったので。先輩の指示も、社内用の署名が短くないですか? メールを見て、社内から、雲さんに連絡が取れる程度の連絡先は書いたほうがよいと思います。（内線番号等）社内と社外とで、使い分ける理由はそこに有る場合も多いので。（社内宛には、社外には秘密の内線番号を書いたりするので) 先輩に聞いてみて、メールに返信すればいいからといわれればソレまでですが、電話で、雲さんに聞きたくなったときに、雲さんにコンタクト取れるのかな? 前に、来てたメールで連絡先を確認したりもしますよ。

トピ内ID：6057465799

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使い分けます

ひー

2009年03月08日 20:49

でも絶対そうしないとだめだとは思いません。使い分けない人もいます。ただ、うちの会社には署名さえつけない人もいます。。。言われても直る気配がありません。会社の方針で使い分けるなら、そうしたほうがいいと思いますよ。

トピ内ID：0432065762

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使い分けてますね

くも

2009年03月09日 10:44

この通りではないですけど、使い分けてます。「ルールではないけど、マナー」って感じではないでしょうか。社外の人には、自分の連絡先や所属が明確でないといけないので、ここでいうBに該当するものを使います。社内の人には、自分の名前と「おつかれさまです」とかの前文だけなので、署名を消して入力するだけです。もちろん、こういうことって、職場によって違うと思うので、絶対ではないとは思いますが、トピ主さんはよその人に言われたわけではなく、社内の先輩に言われたのですから、社風としてそうしてるということでしょう。トピ主さんは逆にどうして、そうしたくないのでしょう？署名を消すくらい、大した手間じゃないと思いますが。

トピ内ID：9667185258

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使い分けない

minami

2009年03月09日 11:51

分けても良いが、強要はしません。日本ビジネス社会のルールではないと思いますよ。

トピ内ID：1243310781

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「日本ビジネス社会のルール」ではないです

🐱

ぬこ

2009年03月09日 11:51

私も使い分けています。私がいる会社では、毎日数百通メールのやりとりがあって、社内向けには極力簡潔な内容だけ送るようにしています。でも、私がいる会社や取引先でも、社外の方向けにもメールアドレスや電話番号等の署名を入れない人もいるし、トピ主さんのように、社内外問わず署名を統一させる人もいます。なので、 > 私はB、（正式）の署名を自動的に出るように設定したら、メールの署名を使い分けできない人、 > って日本の人が思いますか？ということはないです。ただ、他の方も指摘しているように、その会社のルールというものは少なからずあるので、少々手間になる程度の話ですし、ここは先輩達の言うことを聞いて自分が変わるのが良いと思います。

トピ内ID：6104396301

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使い分けます

🐱

mon

2009年03月09日 11:15

私は使い分けますが、うちの会社ではそんなルールはありません。両方簡略な人（名前とメールアドレスのみ）はいますが、両方Ｂの人は周りにはいません。単に省略するというより、署名に乗せる情報が全然違うので使い分けている人が多いです。 A、（簡略式）省略した部署名、階数、名前、内線番号 B、（正式）社外へメールするとき会社名、正式な部署名、名前、電話、ＦＡＸ

トピ内ID：1597702345

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どちらもありだけど

🐱

Nyan

2009年03月09日 11:51

私は日本人で、海外の現地企業で働いています。勿論日本ルールなんて関係なしですが、使い分ける人はいます。だって社内の人間に会社の電話番号や住所なんて送る必要ないでしょ？どなたかも書いていらっしゃったけど、設定に社内用と社外用を作って選んでいます。因みに若い社員ほどそうしていますね。何故かは設定の使い分けができるから。しない人は設定を一つしかしていない、コンピューターに弱い世代です。私は必要不必要に応じて、対応を変えているだけです。また取引先(日本人なし）も、最初だけ住所も含めた署名で、同じ用件の2度目以降のやり取りについては名前だけの人が多いです。大企業から中小までお付き合いがありますが、全員ではないですがそういう人が多いです。因みに日本で働いていた時は、まだe-mailなど一般に普及している時でなかったので、日本のルールなど全く知りません。そんな小さいことでいざこざ起こすのは時間の無駄です。それが会社のルールだというなら、それに従うことでくだらないいさかいに時間を取らないようにしましょう。あなたに発言権ができるほど出世してから変えたらいいのです。

トピ内ID：5846665847

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カナダでも

メープル

2009年03月09日 12:56

カナダの会社で働いています。日系ではなく現地の会社ですが、言われてみればみなさん使い分けてますね。夫の会社も同じなので国は関係ないように思います。私もなんとなく使い分けていますが、全てのメールに署名を入れる人がいても（実際います）なんとも思いません。むしろ全然署名を入れない人の方が、わざわざその人の内線番号を調べるのが面倒くさかったりして「署名入れてー」と思いますけどね。でも先輩がわざわざトピ主さんを気遣って教えてくださったので、会社の慣習に従う方がいいと思います。私もカナダで自分の会社の慣習に従っています。

トピ内ID：0453144093

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ローカルルール

😑

メーラーデーモン

2009年03月09日 12:56

メーラーによるのかな？自動的に出ちゃうから、ってったって、どの署名を使うか選択できますよね？いくつか、社内向け、社外向け、プライベート、雑談用など作っといて、ケースにあわせて選択すれば済む話では？作成画面起動したら瞬時に署名が入らないとダメなほど忙しい？というイヤミはおいといて。私個人がヘンだなぁと思うのは、トピ主さんは「当然」「誰に対しても」とおっしゃいますが、社内向けに、正式会社名、会社住所、代表電話書いてもしょうがないじゃないですか。知ってるっつーの（笑）。社の皆がそうしてるなら「そのくらいのこと」なら、ハイハイって融通すればいいのに、と思います。もちろん、署名を統一することで御社に莫大な利益がもたらされるなら、統一を提案なさればいいと思いますよ。

トピ内ID：6221878290

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使い分けてます。

オーソレミヨ

2009年03月09日 14:12

メールツールに２種以上の署名を設定する方法を検索していないのでディフォルトは社外用です。社内でもグループアドレスを使用して海外のオフィスにも送るような場合には最初のメッセージには対外用をつけ、以降の返信には社内用（ウィリアムならビルのような愛称のみ）を使用します。お客様とのやりとりではあまり返信が多用されないので長い署名でも問題ないですし、実際フォーマルだと思いますが、社内で何度も応答する場合、長い署名は邪魔に感じます。これはあくまでも基本で、相手との親密度やメールの内容でいかようにも変わります。対外用を設定してもいいと思いますが、まずは先輩のアドバイスに従ってみてはいかがでしょうか？他の方のメールはどうなっているか確認してみましたか？

トピ内ID：5939147128

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それは

naru

2009年03月09日 16:28

ビジネスマナーではなくてeメールのマナーですね。あと通常は3行以上の署名はマナー違反とされています。知らない人が多いので形骸化してるかもですが・・・他にも機種依存文字は使わないとか本文と署名の区切りに「-」を連続して2文字以上入れるとかもあります。

トピ内ID：4136824355

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使い分けます。

🎁

アゲヤナギ

2009年03月09日 16:28

使い分けないという方が多くて驚きです。会社によってルールは違うと思うので絶対ということはないと思いますが・・・ビジネス文書は社内と社外で使い分けるのがマナーです。社内の人間に社名を名乗るっておかしくないですか？同じ会社の人間に名刺を出して挨拶するくらい不自然なことだと思います。電話も同じですよね。社外に電話したときは「○○会社△△部の××と申します」と言いますが社内（内線・本支店）の人に電話して「○○会社の××です」とは言いませんよね？普通「△△部の××です」「▲▲支店の××です」と簡潔に名乗りませんか？そう考えると、「Ｂを使う必要はない」という先輩の言葉も少しは理解できるかと思います。私が使い分ける場合Ａ）部署名・名前・内線番号Ｂ）会社名・住所・部署名・名前・電話番号・ＦＡＸ・e-mail・ＵＲＬ私が雲さんの会社でＢの署名で社内メールを受け取ったら、使い分けのできない人だな～と思うでしょうね。小さい会社なのであれば尚更。その会社のルールなのであれば先輩の指示に従うのがいいと思います。

トピ内ID：5202300185

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あはは、なつかしい。

CCC

2009年03月09日 21:32

naruさん。 > あと通常は3行以上の署名はマナー違反とされています。 > 知らない人が多いので形骸化してるかもですが・・・懐かしいですね。　大昔のマナーです。当時は通信回線が細く料金も従量制でした。余計なトラフィックを減らし、通信料金を少しでも抑えるためのマナーでした。「シグネチャは３行以下にしろ」と怒られている人を良く見かけました（笑）。　現在では通信回線が太くなって、かつ定額制が普及したので、この必要がなくなったのです。従量制もある携帯のメールでは、署名を付けない人が多いのでは？

トピ内ID：5273651502

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ビジネスマナーについて

元サラリーマン

2009年03月10日 16:50

元サラリーマンですが、ビジネスマナーについて幾つか講習を受けたことがあります。また本屋さんでもその類の書籍が売っています。しかし細やかなことになると、講習、書籍で主張していることが様々だったりします。「目下の者が目上の者と名刺交換する場合にはテーブル越しは絶対厳禁」というのもありましたが接客用のソファーに座って名刺交換する場合など、立つことはありますが、わざわざテーブル越しを避けて名刺交換など見たことがありません。勿論、一般常識としてほぼ確定的に通用しているマナーについては時代の変遷と共に多少変わることがあっても基本的には変わることがないと思います。しかし細やかなことになると様々で、「実はみんな良く分からない」というのが本音ではないでしょうか？だからこそ、社会人になって数年経ってもビジネスマナー講習を受ける人がいたり、それに関する書籍も売れるから本屋さんに置いてあるのだと思います。冠婚葬祭のマナーマニュアル、手紙の書き方の類も同じようなものだと思いますけどね。

トピ内ID：0038468878

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署名より大事なビジネスマナー

ひろひろ

2009年03月10日 18:05

雲さん誰かに質問して、それに対する回答をもらったら、あなたはお返事をしましょう。短くてもいいのです。回答の内容をどう理解したか、今後どうするつもりか、ここに書きましょう。できればお礼の言葉も書いたほうがいいですよ。忙しくても、日本語を書くのに時間がかかっても、「またゆっくり書き込みます、ありがとうございます。」などと、一度書きこみましょう。メールの署名も大事なことですが、いつメールするか、どんな内容を書くか、のほうがずっと重要ですよ。 3日も放置は、ビジネスマンとしてマナー違反です。一般的なマナーとしてもまずいです。

トピ内ID：8447852453

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