ＰＴＡ役員　連絡・書類はメールでやり取りしたい・・・。

レス18

（トピ主 3 ）

😨

３児の母

2009年09月16日 10:15

ひと

ＰＴＡ役員をしています。ある行事について、役割分担で書類作成を引き受けました。既に担当の行事も中盤にさしかかり、あと少しです。総務の経験もあり、ワード・エクセルともに支障はないのですが、乳児がいるため時間が取りにくいです。なので、できるだけメールでやり取りしたくその旨伝えていたのですが、Ａさんだけ基本手書きなんです。手書きだと、書類の受渡し・文字おこし・修正など時間がかかります。原稿（Ａさん）→作成（私）→校正（Ａさん）→修正（私）→再確認・完成（Ａさん）→後日追加修正ありと、「→」の分だけ書類を印刷したり、受渡しの必要があります。仕事上は、上司部下の間柄でなければ、メールでデータを送付、先方が校正・修正して終了というパターンが多く、保育園の役員のときもそのような感じでした。かつ、原稿もそのまま入力できる状態ではなく、かなりこちらで考えて修正を入れなくてはならないのが難点です。先日、期日３日前にレポート４枚分の書類作成の依頼がありました。文章にするにも時間がかかるし、追加は２日前までに・・・と期限を決めてそれ以降の修正はできないと伝えていたので、私が作成したものをコピーして配布しました。ですが、Ａさんは更に追加したい分があったらしく、来年の引継ぎ用に追加して欲しい様子です。皆さんなら、快く追加の依頼、引き受けますか？もしくはＡさんにデータを渡して修正していただきますか？（ＰＣをお持ちかわかりません）できるだけＡさんに、メールでのやり取りをお願いしたいのですが、ＰＣがなければしょうがないですよね。ＰＣのない方、ワード・エクセルのできない方はどうされているのでしょうか？育児を夫に押し付けて書類を作成していたら、学校ではＰＣができると言わないほうが、簡単な役ができるんじゃない・・・と言われてしまいました。皆さんの意見をお聞かせください。

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携帯のメール

たぬき

2009年09月16日 15:11

ＰＴＡの書類作成大変ですね。お疲れさまです。Ａさんは携帯メールもダメなんですか？ Wordできないという人でもたいてい携帯メールはできますからそういう方にはメールで送ってもらいます。追加の依頼は私なら受けるでしょう。（ただし追加原稿はメールしてもらいます）しかし３日前にレポート４枚分はひどいですね。本人が気にしているならまあしょうがないかなとは思いますが。（お互い様の場合もあるので）

トピ内ID：8963233695

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ＰＣ使えない（と公言している）人は結構いますよ

⛄

吹雪

2009年09月16日 15:11

ＰＴＡ役員、お疲れ様です。私も役員してます。お互い頑張りましょう。 ○メールのやり取りについて「ＰＣでデータのやり取りをしたい」とＡさんに言うのはありです。でも、ＰＣを持ってない（使えない）と仰る方は結構います。真偽のほどはわかりませんけどね。 ○書類作成について書類作成の仕事は、手書き文章の扱いも含むと考えたほうがいいです。最初に「ＰＣでやり取りする文章以外はやらない」と話していれば別ですが。ＰＴＡの仕事は強制的に割り振られることも多いので得意分野の仕事が出来るとは限りません。ＰＣの使えない方は原稿作成、使える方が入力・訂正と役割分担しています。 ○期日後の訂正について私でしたら、手書きの文章のままコピーして配布します。ボランティアとはいえ仕事は仕事。約束事は守ってもらいます。 ○学校でＰＣが出来ると言わないそう思っている方も少なくないと思います。間違った方法だとは思いません。私は仕事で使っているのが知られているので、隠れられませんが（笑）あまり無理せず、出来る範囲で協力するのがいいのでは？

トピ内ID：2555400667

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お疲れさまです。

🐱

pi-

2009年09月16日 15:11

私も昨年は子供会の役員をしていました。書記さんもいましたが我流ながら、簡単なワードエクセルは使えるので急を要する書類は自分で作っちゃう事が多々ありました。最近同じ事を思ったんですがＰＣを使えけど、使えない～と言ってる人って多いんじゃないかと。それはこういう役回りが当たったり、アテにされたりするのを嫌がる人がいるからでしょうね。事実、使えると知ってる人からはいろんな方面の仕事を頼まれます。回答ですが、追加の依頼、私なら快諾します。できる事をできる人が的確にやれば、スムーズに事が運ぶならあれこれ考えずに協力します。私もデータの送受信はＰＣでと書記さんに言った事があるんですがＰＣ使いですらスルーしましたねぇ。何か問題が起こると困るとお考えなのかもしれません。基本手渡しの方が確実ではありますものね。時間がかかるかもしれませんが、会社じゃないのでね。せめてもＦＡＸで送信してもらうのはダメでしょうかねボランティアは、いつか自分に返ってくると信じて、私も頑張ってます。

トピ内ID：3302437757

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あと半年、がんばってください！

小染

2009年09月16日 16:45

＞役割分担で書類作成を引き受けました。ここに答えが出ています。トピ主さんの役割です。責任を全うし、次に引き継ぎましょう。Ａさんは、Ａさんの仕事をしています。ご苦労はよくわかります。そういう意味では、ご主人の意見がもっともかと。苦労はきっと報われます。きちんと責任を果たし、Ａさんともよい関係を継続することできっと得られるものがあると思います。どうせやらなければいけない仕事だと思いますから、Ａさんとも協力してあとの半年がんばってください。ほんとにご苦労様です。

トピ内ID：4089596577

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同意いたしますが

ホームワーク

2009年09月16日 16:45

トピ主さんのご意見に激しく同意致しますがメールはOKですと言われる方も PCでは無く携帯なんですよね。携帯ではワード・エクセルは無理です。逆に役員ではない学年の時に連絡網が回って来た時は送信元が携帯からだった為に BCCではなくTOで送られてきました。なので、私を含む全てのアドレスが公になった事が度々です。個人情報云々と言われているこのご時世にどういうことか・・と役員さんに問いただしたところ BCCの使い方をご存知なかったのでご説明させて戴きましたが自分で調べた限りでは（docomo)は BCC機能の1件目のアドレスだけは表示されてしまう事もわかりました。せめて連絡網の発信元はPCからにして戴きたいと切に願っております。

トピ内ID：8241182662

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うちの場合

toto

2009年09月16日 16:45

今、本部役員やってます。うちの場合は最初に打診をする際に書類を扱う人はある程度 PCができるかどうかを確認します。今は配付する文章は会長や学校側に確認してもらうのもすべてメールです。とても便利で、いろいろな作業もさして苦になりません。むしろ他の役職に比べると、家でPC相手にすることが多いので自分の好きな時に作業もできるので結構楽をさせて頂いてます。

トピ内ID：4017643782

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私なら手書きの原稿を貰う

ひろ

2009年09月16日 16:45

結局、人様からもらう原稿なんてそのまま使えるようなちゃんとした文章はないので、こちらで打ち直す必要があります。むしろ「手書きでもらった原稿の趣旨を踏まえて自分で一から書き直す」ほうが手っ取り早いし、結果的に良い文章ができます。 A4を4ページくらいなら大した量ではないし、たぶん私なら手で自分で打ち込みますね。コピペは手間が省けるように見えて、実は遠回りな手段です。

トピ内ID：5408080365

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FAXは？

明

2009年09月16日 16:45

手渡しではなく、FAXでやりとりはダメですか？多分、メールの苦手な方なんだと思います。はっきりと貴方だけ手渡しは時間的にしんどいと言う事をはっきり言って、メールが無理ならFAXにしてとか、言ってしまった方がいいですよ。ワープロ打てない人はやってもらってる人の時間的苦労なんて考えておられませんから。頑張ってください。

トピ内ID：8959651165

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そもそも手書きだっていいじゃん

😑

よくわからん

2009年09月16日 16:45

なぜ、わざわざトピ主さんが電気代を払って、一円にもならない入力仕事をしなくてはならないのか、全然わかりません。わたしが独身だからでしょうか？そもそも、原稿作成責任者＝Aさんが手書きしかできないなら、配布物も手書きで押し通してなにが悪いんでしょう。字が汚かろうが誤読されようが構わないと思うのですが。肯定を見るかぎり、トピ主さんの必要を感じません。イジワルを承知で言うと、どんな複雑怪奇な文章作成か知りませんが、４枚なら一時間かからないと思いますので、三日前でブーたれる程度のスキルなら、機械はあるけど技術が伴わない、パソコンは夫のだから私はできない、と断っていいと思いますが。ウソも方便ってやつですよ。ご主人はさすがわかってらっしゃると思いました。

トピ内ID：6005495564

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わかります！

さら

2009年09月16日 16:45

今している役員内(八名)でパソコンが出来るのが私だけ。嘘でしょ？！と思いましたもん… (主に文章作成) 確認はFAXを使ってます。何度ももったいないなあ…と思いますし、私もダメなんですが、仮に他の人が修正や追加していて、この場合は○○だろ～…なんて内心思いそうだし(笑) 私も結局、子供が寝た後にやってます。仕事で日中動けないので、私は、自分の時間(夜中)に出来る事となると… 手書きで書かれる方に、最初の段階で、必ず必要な部分を指示もらい、それ以外は主さんに全部任せてもらう。来年度の分は、とりあえず手書きで入れてもらっては？時間がとれたら修正するし、無理なら手書きのままではダメなのでしょうか？

トピ内ID：7424994731

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そんなことは

元役員

2009年09月16日 16:45

パソコンの有無、エクセルやワードを使えるか否か、そんなことは早くＡさんに直接聞いてください。早く本人に聞けばそれなりの対策を考えられるのに、わざわざトピ立てする方が多いですよね。理解できません。まず、Ａさんにきちんと聞いてみてから、その答えによって自分のとるべき行動を考えればいいじゃないですか。こちらで相談するのはそれからです。

トピ内ID：2489477104

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自宅に持ち込まない

かもい

2009年09月17日 04:30

基本、ワードでの原稿作成はＰＴＡの集まりで学校へ行った際などに、ついでにＰＴＡ室のＰＣでやります。ＰＴＡ室のＰＣは過去の保護者の要らなくなった物の再利用です。インターネットを使わないし、殆どワープロ代わりですが色々な記録もＣＤに焼いて保存できますし古いＰＣですが便利に使っています。私は家には作業を持ち込まないし、ＰＴＡ室で出来ない作業はやりません。連絡だけでしたらメールでも電話でも良いと思います。ワードが使えない人の原稿は手書きでも仕方がありません。でも少しでも使えるならＰＴＡ室のワープロで打ってもらいます。そのまますぐに印刷できるし、教室にもすぐ配布できます。修正した内容を確認のため回したい時は職員室のＦＡＸを貸していただきます。もしも急な修正があるなら学校に来てもらい、自分でやってもらいます。記録媒体の管理だけしっかりとしなくてはなりませんが、誰かに負担がかかりすぎることなく今のところ問題なく進んでいます。

トピ内ID：5984158565

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トピ主です　１

😨

３児の母トピ主

2009年09月18日 12:11

ご意見ありがとうございます。様々な角度からご意見を伺うことができてとても感謝しています。少し補足になります。子供は小１・２歳・０歳、仕事をしています。Ａさんは高学年、役員も何度かされています。ＰＴＡ室にはパソコン・プリンターあり。スキルさえあれば学校でできます。担当決めの際、Ａさんを除いてパソコンができるのは私だけでしたので引き受けました。書類は内輪の資料で、既に配布済です。後日データに追加できる？と打診がありました。翌年の担当者が見るまで日の目を見ることは無い資料です。書類作成＝手書きも扱う・・・そう考えるべきだったと反省しています。ＰＣを持っていない方、扱えない方もいらっしゃいますよね。保育園の役員ではＰＣでデータのやり取りをしていたので、手書き原稿のやり取りがこれほどまで時間がかかるとは思わず・・・。ＦＡＸ・・・いいかもしれません。現在、書類はＰＴＡ室においてお互い取りに行くことにしています。最初、受け渡し日時を指定されましたが、それだけのために早退はできないので、上記のとおりとなりました。Ａさん宅にＦＡＸがあるか相談してみようと思います。

トピ内ID：5801736762

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トピ主です　２

😨

３児の母トピ主

2009年09月18日 12:11

トピ題は「メールでやり取りしたい」としましたが、本質はＡさんに対する愚痴です（苦笑）。他の方がどのように活動されているのかお聞きしたいのもあるため、トピ題にいたしました。手書きや書類作成が嫌ではありません。Ａさんの配慮のなさに不満が・・・というところでしょうか。何度もギリギリで追加され二度手間で振り回されています。ひどいときで打合せ１時間前に追加（期限あり）、コピー後の訂正（コピーの承認済み）、縮小コピーの依頼（１枚のみ：一緒にコピーを・・と誘われたので、コピーの仕方をお伝えしましたが、しぶとく依頼があり、結果引き受けました）、直前に書類作成の依頼・・・。メールが面倒だからメモって・・・と携帯に連絡が入ったこともあります。タイトなスケジュールではなく、準備する時間はたっぷりあります。Ａさんは良いものにしたい気持ちが強いんだと思います。だからこそ追加・訂正を依頼するのでしょう。でも作成する側への配慮はないようです。追加したいからデータくれる？直しておくから・・というのを期待するのは無理なんでしょうね。そういう気持ちがあれば、こちらも快く直しますよ～と言えるんですが。

トピ内ID：5801736762

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トピ主です　３

😨

３児の母トピ主

2009年09月18日 12:11

書類作成は子供が寝た後に行います。たかが１時間とありましたが、夜の１時間はとても貴重です。片づけや翌日の準備などに追われますが、ときには一息ついたり・・・その時間を割いて行い、ようやく終わった～と思っても、ギリギリになってもう一回・・・モチベーションが下がります。引き受けた手前、最善を尽くそうと思ってはいるのですが・・・。Ａさんとは簡単な内容は携帯メールでやり取りします。込み入ってくると電話又は手書きになります。電話は仕事中は取れないとお断りしたので、メールで書類を用意した旨といつ渡すか連絡がはいります。学校のＰＣで修正を依頼したこともありますが、データを受け取ろうとしないし、渡しても直してはいただけませんでした。ギリギリになってもいいから私に直して・・・となります。さらに原稿は、項目名と内容が一致していません（涙）。原稿を元に一から自分で作っています。その点ではメールでデータをいただいても直すことになるのは変わらないのですが・・・。ちなみに総責任者は手書き派です。学内への配布物はＰＣで作成しますが、内輪の書類はすべて手書きです。手書きでも十分だと思うのですが・・・。

トピ内ID：5801736762

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あぁ、それは・・

☀

もみじ

2009年09月18日 17:23

完全に主さんが‘下‘に見られてしまっているのですよ。相手は高学年の親、おそらく年齢的にも相手の方が年上でしょう（もしくは、小さいお子さんがいるので、主さんが若く見える）。中学生の先輩・後輩の関係みたいに、まだ入学したばかりで何もわからない主さんに、いかにも‘役員の常識‘みたいに言ってこき使っているだけですよ。主さん、ひるんではいけません。やはりここは、できないことは「できない」ときっぱり言いましょう。役員が終われば、高学年の親との接触なんてまずないですから、怖がることはありませんよ。と、強気な事を言ってますが、私も主さんの立場だったら、文句を言いつつも引き受けてしまうと思います・・。何か理由を作りましょうか。「しばらくＰＣを修理に出すことになった」または「子どもが具合が悪くて私もしばらくは動けない」・・というのはどうでしょう。

トピ内ID：9313498037

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PCは魔法の道具

✨

あさりはまぐり

2009年09月19日 11:19

ちょい横ですけど・・・ PCで作成したものをメールでやりとりしたい・・・・というのは、PTAレベルではまだまだ難しいと思いますよ。ウチの子はまだ小学生ではないのですが、保育園や近所のお友達の家庭がどうかと言うと、パソコンが家にない、そもそもパソコンができないって方がたくさんいます。で、パソコンできない人って、パソコンを魔法の道具のように勘違いしていて「パパッと短時間で何でもきれいにできちゃう」という錯覚してる人が多いんです。頼んでくるほうは、あまり深く考えてない場合もあると思います。少なくともPC以前の、文章を組み立てたりするのにも時間がかかることを少し想像力があればわかるはずなのにとにかく「ササッと」できちゃうはずって思ってる人、多いので・・・ご主人、正しいかもしれませんね。「パソコン家にあるんだけど、私はあまり使いこなせないの～」とか「ものすごーく打つの遅くて」とか言うのも方便？ちなみにウチはワードエクセル入ってません！（本当です！）でもホントはオープンオフィスがあるんですけどね・・・。

トピ内ID：5752290771

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締め切りはきちんと守ってもらう

🐤

あ～ちゃん

2009年09月19日 15:51

大変ですね・・！０歳児を育てる大変さは知っている筈なのに、Ａ子さんの配慮の無さに驚きます・・・Ａ４用紙に４枚というのは確かに簡単ですけど、職場と違って家では作業時間が取れませんし、推敲までするとなると、意外に手間がかかりますしね。読みにくい方もいらっしゃるし。私は、 ●1日に処理できる原稿の数を（少なめに！）伝える。この数を逆算して、締め切りも伝える。 ●これをオーバーして送ってこられても物理的に推敲できません、と言う。 ●それでも追加された分は、そっくりそのまま書類の最後の部分に手書きのコピーを貼り付ける。これでいいと思います。昔は全部手書きだった訳ですし。あと、トピ主さんがわざわざ原稿を推敲する必要はないと思います。そのまま打った方が断然速いし、先方も間違いに気づけるのではないでしょうか？

トピ内ID：9692466021

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