業務の効率化

やらなければいけないことが次々出てきて、どうしたらいいのか考える時間さえもないという状況でしょうか？ ヒントになるかどうか分かりませんが、まず問題点をしっかり把握することが大切だと思います 誰かのサポート的な仕事は細かいことも多いと思います やはりあなたが考えておられるように、後回しにしていいもの、急ぐものを決めて進めるのがいいと思います 全員に対して同じようにフォローは難しいと思います そこで頼まれた仕事を次のように分けます それを４種類の付箋（もしくはトレー）に分けます 「超急ぎの仕事」 「午前中にする仕事」 「今日中にする仕事」 「明日以降でも構わない仕事」 “急いでほしい”と言われてもすぐに対応できない場合は、 「いつまでに仕上げたらいいですか？」 など期限（時間や日）を相手に聞くと仕事がやりやすいと思います たくさん仕事を抱えるとパニックになって何からしたらいいのか分からなくなりますが、数分落ち着いて仕事を分類するだけでも気持ちが違うと思います 頑張ってくださいね

私は机の上に小さいホワイトボードを置き、そこに時間枠を作って ９:００～１１：００　○○の××（業務内容）　依頼者：Ａさん １１：００～１５：００　△△の□□　依頼者：Ｂさん という内容を、見た目でわかりやすい一覧表にして置いておきました。 私に依頼がある人は私のところに置いてあるホワイトボードを見て、空いている時間を探して書き込むか、時間を割り込ませたい人は、直接依頼者に掛けあってもらうようにしていました。 依頼する当事者同士で話が付くのでもめ事になりませんし、私への信頼度も保てます。 この方法を取り入れると、自分がやることは業務をコツコツと進めることと、仕上がりの見通しを立てるだけです。 大手の正社員として入社し、まだ独り立ちする前の新人時代に開発（？）した方法で、当時も先輩や上司に「わかりやすい」と好評でした。 その後、育児退職して、久しぶりの社会復帰は「派遣」という立場で様々な企業さんにいっていますが、この方法はどこでも好評ですよ。 ホワイトボードなど、私物を持ち込めない職場でしたら、ノートでもいいかと思います。

＞与えられた仕事の管理が難しく悩んでいます。 悩む必要はありません。「管理」は上司の仕事です。 ＞状況によって、これやって、あれやってと言われる状況です。 一度に全部はできません。 ＞それは直前になって言われるので 「もっと早く指示をだしてくれ」と担当者に伝えましょう。 ＞後回しにしていいもの、急ぐものを決めて進めればいいのでしょうが、 問題は営業全員に対してフォローしていかなくてはいけないことで。 全員に平等にフォローなんてできません。チームの仕事には必ず優先順位があります。 そしてその順位を決めるのはＳＴさんではなく上司です。聞きましょう。 ＞忘れていたでは済まされない 済ませましょう。 文面から推測するかぎり、ＳＴさんはたぶん一生懸命やっておられる。 それでも「忘れる」というのは担当してる業務量がＳＴさんの許容量をとっくに超えているのです。 そのことを派遣先に知ってもらう必要があります。 ＞こなしている最中に舞い込んでくる依頼。 「今は別の作業をしてるのでできません」と答えましょう。（続きます）

（続きです） ＳＴさんの前任者がなぜやめたのかは聞きましたか？たぶんキツくてやめてます。 わたしも派遣社員ですが「人がやめても補充はなし・残業禁止・有給は消化しろ」です。もう笑うしかありません。 わたしたち派遣社員は倒れても何の保障もありませんから、正社員以上に自分の体調管理を徹底しなくてはいけません。 今は職探しはたいへんですから、なるべく今の職場を続ける方向で考えましょう。 慣れれば、自分で仕事の優先順位がわかるようになって、多少強引でも「これは明日でいいや！！」と思えるようになります。 遅れてる仕事をどうするか？それは派遣先が考えることです。心配はいりません。 （ただし「遅れてる」もしくは「できない」ことは上司に正直に報告しましょう） わたしたちは「責任をとりたく」ても、とれる立場に最初からいないのです。 今はもう正社員の方たちも土日出勤あたりまえ・ボーナスカットで誰もが人のことなんてかまっていられない時代です。 自分がつぶれないことだけを考えましょう。

仕事を請けるときに、それが何時間かかるかを相手に伝え、 さらに今やっていることが何時間、それに続くものが何時間、 と、きちんと伝えましょう。 そして、特急だから先にしてくれと言われたら、それにより 影響を受ける仕事を依頼してきた人を呼び、当事者同士で 優先順位を付けてもらいましょう。 普段から、仕事の見積もりを意識していけば、ＯＫです。