秘書の方へ質問。上司のスケジュール管理のやりかたがわからない

転職で部長づき秘書になりましたが前職では秘書経験がなく部内の雑用係（文房具買って、とか電球取り替えてとか）しか経験がなくて困っています。 とくに部長のスケジュール管理のコツがわからず困っています。 うちの会社ではoutlookのカレンダーを利用して部長のスケジュール管理をしてます。そしてそのoutlookは部長も閲覧、確認ができるので秘書検定のテキストにあるような「毎朝、その日のスケジュールをプリントアウトして上司に渡しましょう」という業務はありません。 この前提で質問します。 1部長が外出中に他部署の方から電話がかかってきて「部長と会議したいのだがスケジュール今日、いつあいてる？」と聞かれたとき、私はoutlookのカレンダーを見て「午後○～×時まで空いてます」と勝手に答えてしまっていいんでしょうか？ 本来なら部長に確認しないといけないんでしょうけど外出中は確認できないしどうすればいいんでしょうか？ 2すでに予定が入っている時刻に外部から「部長のお時間をもらいたい」と聞かれたとき、すでに予定が入っているのだから問答無用に断っていいんでしょうか？それとも部長としては新しい予定を優先させるかもしれないので、一応部長に確認してからのほうがいいのでしょうか？ 3他部署の部長大勢が参加される会議のスケジュール調整をしていた時先輩秘書に「あなた、全員のスケジュール合わないからって、では来週、そこでも合わなくてその次の週・・ってやっていて、スケジュール管理の意味わかってないね？」と言われたのですが、どういう意味でしょうか？参加者のスケジュールが合わない以上、次の週に移すしかないですよね？（ちなみにface to faceの会議で不参加者にはあとで資料配ればいい、という状況ではないです）。