小企業、事務がすべて手作業。PCに移行するには。

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（トピ主 1 ）

ぱいんちゃん

2012年02月07日 16:19

仕事

義実家が製造業を営んでいます。創業７０年です。夫と私は５年前に結婚し、今は義実家で見習いとして働いています。社員は１０人。うち事務員は義母と私の２人です。私は事務はまったくの未経験で、結婚前はプログラマとして働いていました。（有資格は基本情報処理（旧２種）のみ）今回お聞きしたいことなのですが、仕入、売上、給与計算、などがすべて手計算なんです。 PCが１台もないので、紙が絡む作業はすべて手作業です。義両親の代は何とかそれでやってきたようですが、私達の代になったらPCを入れてもいいと言ってくれていますが、外部の会社に委託するほどの資金はないので、どこから始めたらいいのか分かりません。小企業がみんな外部委託しているようにも思えないのですが、同じような規模の会社の方は、どうしているのでしょうか。すべて手作業なんでしょうか。何でもいいです。アドバイスお願いします。

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それは

通りすがり

2012年02月08日 10:34

・ＮＴＴさんとかが、企業のＯＡ化のＣＭ流してますよね。　そういった外部専門業者にところに相談委託して社内のＯＡ化をしてみるとか。・自社内にＯＡの管理部署を創設し、ネットワーク管理関係のソフトウェア技術者、管理者を増やすとか。・企業向けの給与計算ソフトとか個別パッケージで対応するとか。

トピ内ID：8686036905

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ファイルメーカーを勧めます

酔うぞ

2012年02月08日 10:34

全部をコンピューター化するというのは現実的ではないので、バラバラに汎用ツールで組み立てる事になりますが、それでも、各データーのつながりが欲しくなるので、結局はデータベースが、いちばんツブシが利きます。ファイルメーカーが簡単で、アプリとはして安くて安定しているのでお勧めです。データベースですから、全くの素人にはちょっと以上に難しいですが、プログラマの経験があるとのことなら、出来ますよ。むしろ、大変なのは要求仕様がはっきりしていないことで、ＳＥが丁寧に書き出すところを、プログラムを作りながらとなりますからデータベースの作り直しぐらいは覚悟して、気楽に勧めるのがお勧めです。

トピ内ID：7816872470

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パッケージソフト

ochapi

2012年02月08日 10:34

外部委託するほどの予算はないということだと、カスタマイズなしでも使えるパッケージソフトを買ってくるのが現実的でしょう。「財務会計パッケージ」あたりで検索すれば山ほど出てきます。販売管理は業種によって差が大きいのでパッケージでぴったりはまるモノは難しいかもしれません。しかし、財務会計や給与管理はパッケージソフトでもなんとかなる可能性が高いと思われます。

トピ内ID：6062294284

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人数が少ないならExcelでいけちゃう

菜々子

2012年02月08日 10:34

うちも零細企業です。少ないのでExcelでいけちゃいます。プログラマさんならExcelでフォームとか作れますよね。 VBAとかも使えるでしょう？私はプログラマでも何でもないので、すごく苦労して作りましたが、フォームは一度作ってしまえば使い回せるし、使っていくうちに変なところが見つかったら修正しますよね。何ヶ月か使っているうちにかなり完成度が高くなりますし。まずはPCを導入して、今まで使っていた紙を元に、Excelでフォームを作るところから初めてみては？

トピ内ID：8053160374

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専用システムじゃなくて

🙂

都

2012年02月08日 11:41

大企業みたいに、専用の内部システムを作ったりはしないと思いますが、会計ソフト入れて、給与計算はエクセルか給与計算ソフト入れてたりするのでは？？請求書とかは、エクセルかアクセスで好きに作れると思います。発注だって、在庫管理だってエクセルで好きに作れるし、私があなたの立場だったら、わくわくしますね。どうやって効率化しようかって。

トピ内ID：7269356707

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トピ主さんが作る以外ない

ぽぽろん

2012年02月08日 11:41

正にわが社がそうでした。小規模企業です。当時就任した社長が趣味でＰＣの知識を持っており、自分でプログラムを組んで作ってくれました。その後別の人が引き継ぎ、半分くらいＰＣに移行しています。お金のある会社なら、全部お金で済ませられるんですがそうもいかないので、独自で作ったものと、従来型の手書きと併用しての状況です。一度セールスマンが来てわが社が希望するプログラムを見積もったことありますが、かなり高くてわが社では注文できませんでした。＞仕入、売上、給与計算だけでよいなら市販品でも売ってます。それ以上の会社独自の細かなデータ処理になったら、自分で作るしかないですね。トピ主さんが作るしかないのではありませんか？会社には以下の条件は付けてですが。・作らない人間は出来栄えに対して文句を言わない（内容を改善する要求は別）・担当者が制作している期間に、他の事務全員（特に社長）にパソコン検定２級程度のＰＣ知識を持たせる。超最低これくらいが必要です。

トピ内ID：2096627700

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業務用ソフトをどうぞ

あやの

2012年02月08日 11:41

会計給与販売仕入すべて、業務用ソフトがありますよ。有名どころはPCAやオービックでしょうか。「勘定奉行」「PCA会計」等等、たくさんの業務用ソフトがうってます。大きな電気屋さんの「業務ソフト」コーナーを見てください。安いソフトなら、一本数万円です。会計でしたら、お世話になっている税理士さんに相談すると良いです。そこの会社で使っているソフトと互換性のあるソフトを選ぶと、決算の時に楽かもしれません。

トピ内ID：7063840102

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全体の流れを把握してから細部へ

オーソレミヨ

2012年02月08日 11:41

小企業とはいえ、10人それぞれちょっとずつ違う仕事をしているかもしれないので、まずは各人が何をしているかを確認します。お姑さんが全体像を把握しているならまずトピ主さんお得意の業務フロー図を書いて、だれがどの作業に関係しているか書き出します。次にそれぞれの作業に必要となる情報をリストアップ。情報元、情報形態も。同じく作業の結果、出力される情報の内容と出力先、形態。その後、グレーな部分をちょっとずつ茶飲み話をしながら実際に作業をしている人に確認してゆきましょう。あまり大げさにしないこと。人を削減するつもりか、と警戒されますから。最初に手をつけるところは同じ情報を異なる作業過程で作成しているところをみつけて作成作業の回数を減らすこと、かな。あまり高度な変更（マクロやピボット程度でも）をするとトピ主さん以外さわれなくなってしまうので、「汎用性」を高めることも重要です。他の会社、ですが、まちまちだと思います。担当者におまかせ、好きなようにやって、のところもありますし、昔ながらのやり方で間違いが起きなかったからこれからもそのまま、って頑固なところもあります。

トピ内ID：2283091765

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何の冗談だろう・・・？

2012年02月08日 11:41

＞結婚前はプログラマえ…、それなのに分からないのですか…？元同僚やお友達に聞いてみてはどうですか？＜案1＞今まで紙で管理していた物をエクセルで作成すればいいじゃないですか。元プログラマならマクロなども簡単に組めますよね。やった事無くてもちょっと自分で調べれば出来ますよね。エクセル持ってないって言うなら、openoffice使えば良いですよね。＜案2＞ソフトを使う。有名なのだとテレビCMもしている勘定奉行シリーズや弥生シリーズなどでしょうか。その他フリーソフトもあるから自分好みのやつを探せばいいと思います。弥生シリーズなら一ヶ月間無料で使えたと思うので試しに使ってみてはどうですか？＜早く始める事＞エクセルで自分で作るなり、ソフトを使うなりしてとにかくデータにする事。今からすれば、紙で作成とデータ作成と二度手間にはなりますが、紙はご両親達がするんだし、データはトピ主さんがするんだから仕事量はトピ主さんの仕事量が増えるだけですよね。紙とデータが最後に合えばOKと確認も取れます。

トピ内ID：3774532015

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税務関係から

匿名

2012年02月08日 11:41

委託は無理とはいえ顧問の税理士の方はおられますよね。最近はどこもデータで処理される事が多いのでまず税理士さんに相談されてはいかがでしょうか。よくわかっておられる方なら手放しで段取りしてくれますよ。義理の両親さんの世代だとちょっと厳しいでしょうが…。

トピ内ID：9463512295

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会計ソフト

とあるダンナ

2012年02月08日 11:41

まず、経理の電子化から手をつけるのが良いと思います。そのためには、ソフトウェアを購入する以前に、簿記の知識が必要です。最低でも日商簿記3級、できれば2級の資格を取得することをお勧めします。簿記の難易度はそれほど高くないので、独学でも勉強出来ますが、数万円払って学校に通うのも良いと思います。経理の仕事は簿記の資格がなくてもできますが、少なくともそれと同等の「知識」は必要です。ここまでくれば、会計ソフトを使用して日々の「仕訳」ができるようになります。とはいえ独力で決算まで処理するのは大変ですから、月次決算、年度決算等の部分だけを税理士さんにおまかせすれば良いと思います。まずは、税理士さんを呼んで相談してみてはいかがでしょうか。経理は大事な仕事ですから、相談する手間は惜しまない方が良いです。経理部分が電子化できれば、在庫管理等も電子化することも楽でしょう。経理ソフトの中には、姉妹ソフトの在庫管理ソフト等と連動して使える物もありますので。

トピ内ID：0765512444

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市販の会計ソフトでいいのでは

ふーん

2012年02月08日 13:01

とりあえず市販ソフトで十分だと思います。お金を払うのがイヤならフリーソフトを試してみてもいいとは思います。 PCで検索すればいくつかヒットすると思いますけど。わざわざ委託して独自システムを構築する必要は無いと思います。

トピ内ID：9547718550

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ソフト

ぴろみ

2012年02月08日 16:09

市販の会計ソフト、色々ありますよ。それを使っては？

トピ内ID：5511679596

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トピ主です

ぱいんちゃんトピ主

2012年02月08日 17:00

さっそくありがとうございます。もちろんExcelなどで自己流にプログラムを作ろうと思えば作れると思いますが、（汎用系プログラマなので勉強は必要でしょうが…）そういうことよりも、汎用の仕方など、あくまで事務をPC化するにあたって考慮していることがあったら教えていただけると嬉しいです。業務用ソフトはよさそうですね。顧問の税理士さんもいらっしゃいますので、整合性が取れるように相談してみます。もう１つお聞きしたいのですが、セキュリティ面やバックアップはどうしているのでしょうか。そういうことも気になっています。

トピ内ID：7103252628

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初期投資は必要

♨

おじさん

2012年02月09日 11:42

IT企業で管理職をしています。お付き合いのある同規模企業などに紹介してもらって、信頼できる販売代理店さんなどに軽くコンサルティングしてもらって、IT化の提案をしてもらうのが一番いいと思います。パッケージを組み合わせた在庫管理・経理・税金処理・人事・セキュリティ・バックアップを提案してもらい、あとはお値段との相談で中身や導入時期を調節する流れです。 PCベースのソリューションの方が安上がりに思えるかもしれませんが、中小企業での伝統があるオフコンクラスの方が正解かもしれませんので、両方取り扱っている代理店さんのほうがいいかも。それから手作りはあまりおすすめしません。作りきれないと思いますし、ソフトウェアの保守負荷に押しつぶされる日が間違いなくやってきます。

トピ内ID：3997602188

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セキュリティポリシーとかBCPとの兼ね合い

ochapi

2012年02月09日 16:05

セキュリティについては、アクセス権限や重要度にランク分けをしないと大変なことになります。全てのデータを「外部に出たら即死レベル、アクセスできるのは社長だけ」みたいにしたら仕事回りません。責任逃れでセキュリティポリシー作る人がやりがちな罠。バックアップについては、「どのレベルでシステムが死んだとして、どれくらいの時間で復旧したいか」という要求仕様を企業の戦略として決めないと先に進めません。単にデータを記録しておくだけなら、安いNASでも買ってきて日々更新でもいいでしょうけど、NASごと盗まれることを考えると暗号化あたりは必要かも。このへんはセキュリティポリシーとも絡みます。 ……しかし、「自作しろ」という意見がこんなに出るとは思いませんでした。外部に委託する金はないのに、内製する工数はokってちょっと新鮮。開発と将来のメンテにかかる工数考えたら、業務パッケージの値段は安いと思うんですけどね。

トピ内ID：6062294284

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おまかせあれ～

あい

2012年02月09日 16:05

某会計ソフトを使ってました＆売ってました会計ソフトは、パソコン1台（スタンドアロン）で使うものであれば、パスワードでロックします。ソフトウェアでは通信はしません。もちろん、PCのセキュリティソフトは必須です。バックアップは、指定フォルダにできました。内部HDDでも外部HDDでもOKです。どの業務ソフトも似たようなものだと思います。一つ注意は、時々「ものすごく高額」なソフトウェアを紹介されることがあります。税理士さん経由の場合やパソコン系営業さん経由で相談した場合です。その場合は「それと互換性のある、10万円以下のもので」とリクエストしてください。業務ソフトは数万円～数百万円でありますので。パッケージは、安いものでも十分です。

トピ内ID：7063840102

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バックアップ

💤

ぴろみ

2012年02月09日 17:48

バックアップの方法は色々ありますよ。 PCのディスクと外付けディスクに同じデータを持つ方法や、壊したくないデータは全て外付けディスクに置き、ディスク自体を冗長構成にしたりと、多種多様。専用のソフトがあったりもします。まず、以下の項目について計画してみては？・バックアップ対象・バックアップ先・バックアップスケジュール・世代管理必用な設備、方法が見えてくると思います。

トピ内ID：5511679596

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経験しています・その１

酔うぞ

2012年02月09日 19:15

町工場を経営していたので、町工場のIT化というのに挑戦しました。ずいぶん前の話で、ＰＣなど無い時代からです。＞事務をPC化するにあたって考慮していることがあったら教えていただけると嬉しいです。最初にやったのは、スケジュール管理です。まあ、納期は客先との交渉で決まってしまいますから、作る方の段取りをどうするか？当時は、現場任せだったので現場の人は手帳に自分で、スケジュールを作ってましたが会社全体としては、よく分からない。一見簡単そうに見えたスケジュール表を作ろうとしたら、カレンダーが決まっていない。早い話が、翌月の休みを来ぬめるという感じになっていたのです、だから３ヶ月かかるなんて仕事では、スケジュールが描けない。必要なのは、一年分のカレンダーを決めることだとなりましたが、当然翌年にしか適用できない。つまり、カレンダーを決めるのが１年がかりになる。カレンダーを決める段になって、「日給月給だな」と気づきました。（週休二日制制度以前）必要なのは、月額給与の安定のために、年間何日働くのかを決めること。になりました。どんどん根源に戻ってしまいました。

トピ内ID：7816872470

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経験しました・その２

酔うぞ

2012年02月09日 19:15

次に給与計算のＰＣ化を考えました。これは後にある団体でのバイト代計算ルールを作るときも役立ちましたが、タイムレコーダーには時刻しか記載がありません。個人の始業時刻と、終業時刻が載ってますが、会社の始業時刻以前は無視で、終業時刻が定時を過ぎていたら、残業扱いになります。だから、終業時刻から、始業時刻を引き算する、なんて方法は使えません。エクセルでやったとしても、計算の基礎になる数字、として修正した始業時刻と終業時刻を作る必要があります。一般に時給換算は出来ますが、分給とか秒給はナンセンスですから、わたしは1／10時間給つまり６分刻みの修正時刻にしました。残業で考えると、仮に１７時が定時であった場合、17時01分から17時6分までは、 1／10時間給（割り増し）、17時7分から17時12分までは、2／10時間給といった計算をしました。当然ですが、この計算の都合は全員の了解を得ないと、いけません。つまり、ＰＣ化すること自体が実は経営の実務に大きく係わることで、相手のあることなので、そうそう簡単には出来ません。ＰＣをどんどん手直しすればよいのです

トピ内ID：7816872470

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ソフト自作って（1/3）

2012年02月10日 11:48

後から助言して下さっている方々は小企業の実情を分かってらっしゃらない方のように思います。ついでにトピ主さんも、汎用系のお仕事をなさっていたせいなのか何やら大事に考えているように思われます。＜エクセルで管理の件＞今現在は全て手書きの帳簿管理ですよね。その帳簿と同じようなフォーマットを1シート一ヶ月分として作成します。加算減算などは関数(+・-・SUM等)を使って自動計算にします。一年分を1ワークシートで管理って感じです。これだけでも手書きよりは断然良いですよ。また、トピ主さんの追加質問「セキュリティ面やバックアップ」ですがセキュリティは今までの帳簿管理と同じで大丈夫です。ノートPCを使って、使い終わったら今まで帳簿で使っていた鍵付きロッカーに保管。スタンドアローンで使えばウィルスとか心配無いですが(ウィルス対策ソフトくらいいれておいた方がいいかも) バックアップは月1でCD-Rに2枚程焼いて置くくらいです。

トピ内ID：3774532015

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ソフト自作って（2/3）

2012年02月10日 11:48

トピ主さんだって、お金があれば企業に見積もりしてもらって検討しますよね。それが出来ないからここで聞いているんだと思いました。私の過去の経験は、取り合えず最初はノートPCでエクセルで管理。その後、資金に余裕が出来たら、数社企業へ見積もりをお願いし今まで利用していたエクセルデータを取り込む事までやってくれる企業に管理ソフトをお願いしました。最初は会計のみでしたが、その後また資金に余裕が出来たら製品管理ソフト。また資金に余裕が出来たら、製品管理ソフトにバーコード管理の追加機能。商品のバーコード管理で売上個数なども全て管理出来ました。あ、タグやシールへのバーコード印刷機械など特殊な印刷機が20万程したのがちょっと痛かったです。

トピ内ID：3774532015

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ソフト自作って（3/3）

2012年02月10日 11:48

知人の話などを聞いていると、管理ソフトを他社の物に切り替える時にはやはりCSVかエクセルにデータをダウンロード出来る方が良いようです。市販のソフトを使う場合はその辺の汎用性があるかどうか確認した方が良いと思います。知人の会社では付き合いのある企業に管理ソフトをお願いしていたのですが毎月の管理費用が値上がりして出費が痛いので、管理費用の安い他社に変えようとしたのですがデータ抽出が出来ず、データ抽出には多額の費用が請求されたそうです。支払えない金額だったのですが、幸いにも印刷機能だけはついていたので全てデータを印刷して、次に頼む企業に依頼して紙のデータを入力してもらったそうです。もちろん入力料金は掛かりましたが、データ抽出よりは格安だったそうです。

トピ内ID：3774532015

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まずは定型業務から

アントレプレナ

2012年02月10日 17:34

コンピュータを導入して最も効果があるのは、定型業務です。効果のある順に、販売管理、会計、給与でしょうか。これらはパッケージソフトで対応されるのが現実的です。企業規模から、ほぼ弥生シリーズ一択だと思います。ただ何でもコンピュータ化するのではなく、費用（教育や運用のコストも含めて）と効果をよく考えてください。例えば、月1回、10名の給与計算は、PCを導入してもメリットはあまりないかもしれません。仕入れ管理も同様です。会計も、もし青色申告だと商工会の記帳サービスなどで対応したほうがいいかもしれません。合理化は大切ですが、現状、お義母さんとあなたの二人、最低限の人員で事務をされているのであれば、人員削減によるコスト低減は期待できません。将来、お義母さんが引退されても、やはりもう一人、事務員さんは必要でしょう。バックアップは、NASでもファイルサーバでもクラウドでも、お好きに。バックアップの世代管理さえ気をつければ、メディアは何でもいいです。

トピ内ID：0393375211

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