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話が迷走する先輩社員からの業務引き継ぎ

レス13
(トピ主 1
041
チャコ
仕事
最近職場で組織の再編があり、仕事内容も大幅に変わることになりました。 私は勤務場所も部署も変わり、全く初めての仕事を任されることになりました。 そこで先日から先輩社員(40代女性)の業務を引き継いでいるのですが、この先輩の指導がとてもわかりづらいのです。 余談や脱線が多く、ひとつのことを説明するだけで話があっちへ飛びこっちへ転がり…という感じで、話が大変長く、結局何が言いたいのかがよくわかりません。 例えば「ある商品をデータ登録する」にあたって、入力の仕方を説明するだけでいいのに一つ進むごとに「ついでに」「ちなみに」「ところが」が必ず入り、本筋から脱線、さらに横道からも脱線したりします。 そして本筋の結論にたどり着けないまま「~さん、お電話です」と中断されたり、「あれ、何の話だっけ」となるので聞いてる方もストレスが溜まってしまうのです。 こちらもムダな話に時間は使いたくないのですが、先輩の話の腰を折ることはできず「はい」「はい」と話が終わるまで黙って聞いています。姉御肌の大変世話好きで親切な方ですが、正直あまり怒らせたくないタイプの女性です。 しかし私としてはできるだけ早く新しい業務を覚えてしまいたいので、次からの対応を変えようかと思っています。 相手の気を悪くしないように(失礼にならないように)余談の腰を折り、話を本筋に戻し、できるだけ話をシンプルかつ的確にまとめてもらうための対応のコツをご伝授ください。 上司や他の社員に相談、というのは最後の手段に取っておきたいので、今回はとりあえずの対処方法についてのアドバイスをお願いします。

トピ内ID:9098271143

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頃合を見て話をふる事

041
小梅
脱線に少し付き合ったら、 「では、入力の仕方は~、~、ということでよいですね? 次には○○の件を伺っていいですか? お手間取らせてすみません。お忙しいのに。」 聞き上手な人は、本線に戻すタイミングを、 ずっと狙いながら聞いていますよ。 自分から話題をふればいいと思います。 そのためにはあらかじめ、何を聞いておかなければいけないのか ポイントをまとめておく準備をしないとダメですよ。

トピ内ID:6857160021

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マニュアルを一緒に作る

041
あらら
そういう人いますね。たぶん、その先輩、お人柄はすごくいい方なんじゃないんでしょうか。 仕事にトラブルはつきものなので、本筋はこうなんだけど、イレギュラーなこともある、 そんなときはこうしたらいい、ということを事細かに教えてあげよう!と思われてる感じですね。 でも、大変だ、こりゃ。 そのお仕事に、明文化されたマニュアルはないのでしょうか? なさそうですね・・おそらく・・。 であれば、「私、覚えが悪いので議事録を取っていいですか?」とPCを もちこみ、教えてもらったことをすべてメモって、マニュアルをいっしょに 作ればいいんじゃないんでしょうか。 たとえばですが、エクセルの1シート目に、スムーズな時の標準的なフローを書いていく。 2シート目以降はイレギュラーバージョン。 先輩の話が本筋の時は1シート目に書いていき、脱線したら、2シート目以降の イレギュラーバージョンのほうに書いていく。 思い付きの提案で恐縮ですが、ご検討いただければうれしいです。

トピ内ID:2399201237

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「ごめんなさい、基本的な質問で申し訳ないのですが」

041
ヨクデル
話しを聞く際にメモを取ってますよね。 そのメモを書きながら、話が脱線し始めた瞬間に、 「ごめんなさい、基本的な質問で申し訳ないのですが●●について、この後は…えーと。」 とあいまいながらも本筋に引き戻すと良いですよ。 シンプルかつ的確にというのは、こちらから要望として出すにはおこがましいでしょう。特にそういったタイプの先輩の場合。 あくまで低姿勢で軌道修正するのみだと思います。

トピ内ID:3706411324

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「ごめんなさい。さっきのところ、もう一度…

041
たかこ
引き継ぎおつかれさまです。 そういう要領を得ない人からの引き継ぎは本当に大変ですよね。 切り返しトークの例ですが、話が脱線しはじめたら 「へえ。なるほど。なるほど」 といったん聞いてるそぶりをして 「ごめんなさい。さっきのところ、もう一度、教えてもらっていいですか?」 と脱線前のところの確認作業をするようにしてみてください。 あと、すでに実施済みかもしれませんが 話を聞く時は、前任者の目の前で必ずノートに手順をメモするようにしましょう。 教える方も、記録を取られていると分かると気分がシャンとするものです。 頑張ってくださいね~。

トピ内ID:3918934859

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大変ですね

041
メモっち
そういう人に引き継ぎを受けました。 ノートをとりながら話しを聞き、後で声に出して話しかけて要点整理、確認。 聞きながら書いて、脱線されたらノートを読み上げて○○で、○○で、で、ここまできた次はどうするんですか?と本題に引き戻し。ですね

トピ内ID:7562298639

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どちらの気持ちも分かります

041
職人
話が脱線しまくって目的地を見失いそうな時は、ちょっと飲み込みの悪い振りをするといい場合があります。「ちなみに~」が始まって長くなりそうな気配が見えたら、「あれっ…? すいません、ちょっと“混乱”(←ここ強調)して来ちゃったんですけど、さっきのこの流れは○○して××でよかったでしたっけ?」とか。何回かやると、「ちなみに~」をやると混乱してわからなくなるんだと思ってもらえるかもしれません。 ただ、「ちなみに~」「ところが~」をやりたくなる気持ちもわかるんですよね。大抵の仕事は、ルーティンワークでも例外対応がしばしば発生します。事例をできる限り伝達しておかないと後任者=トピ主さんが困ると気の毒というある種の親切心だったりもするのではないですかね。 全部を真剣に聞かないまでも、頭の中で重要な部分を再構築しながら何となく聞いておいてもいいのでは? 思わぬところで役に立つかもしれませんよ。

トピ内ID:6613704425

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Yes or No?

041
ワルキューレの奇行
「つまり、この作業はこれこれこうすればいいんですね?」 という形で、イエスかノーかを聞いてみてはどうでしょうか。 イエスならそれでいいし、 ノーにしたって、話の骨格が少しはわかってくるのではないでしょうか。 まあ、説明ベタな人っていますからね。 そういう人から要点を聞き出すのも、スキル磨きのうちと思ってがんばってみてください。応援します。

トピ内ID:4913591908

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予習・復習

🐷
空飛ぶ豚
当方男性です。 話が迷走する、まさに僕がそのタイプです。つい「ついでに」マスターしておいて欲しい事柄を思いついてしまい、口走る癖のようなものがあります。 > できるだけ話をシンプルかつ的確にまとめてもらうための対応の > コツをご伝授ください。 やはり「予習」しておくのが効果的でしょう。 手順書や引継ぎ書などを一通り目を通しておき、明確にしておきたいポイントをノートにメモしておく。 話の筋が外れはじめたら、ノートを見せて「この箇所なんですが」とトピ主さんから「質問」するのです。 あとレクチャーの最後に「このように理解しましたが間違いありませんか?」と復習ついでに取りまとめておく。 組織の再編があった場合は上も混乱していることが多くあります。上司もその全体像を把握していないこともありますので、引き継いだ「業務内容」と「結果」が、あとあと必要とされるケースがあります。 大変でしょうけれども頑張ってください。

トピ内ID:9567830556

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それぐらいゆるい方がいいと思うけど

041
雛菊
脱線が多いのは困りモノですが、隙間無く高速餅つきのように次々と手が入ってくるよりは良いように思いますよ。 >「ついでに」「ちなみに」「ところが」が必ず入り、本筋から脱線、さらに横道からも脱線したりします。 横道といっても、イレギュラー処理に関する重要な事が含まれている可能性もあるんじゃないですか? >姉御肌の大変世話好きで親切な方ですが、正直あまり怒らせたくないタイプの女性です。 なんか(人間的に)イヤらしい描写ですね。 これって必要な情報なの?(笑) そう言うイヤらしい見方で相手を見ちゃうからイライラしちゃうんでしょうね。 あまりにも離れすぎれば、遠慮なく「おーい、戻ってくださ~い」ぐらい言ってもいいんじゃないですか? こんなところでコソコソと陰に隠れてイヤらしい人物批評するよりよっぽどまともだと思いますよ。

トピ内ID:4348999618

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引き継ぎノートは作ってますか?

041
腹黒ちゃん
>「ある商品をデータ登録する」にあたって、入力の仕方を説明するだけでいいのに一つ進むごとに「ついでに」「ちなみに」「ところが」が必ず入り、本筋から脱線、さらに横道からも脱線したり するのもノートにまとめていきます。 >姉御肌の大変世話好きで親切な方 なら、自分が操作上で気づいたコツや要領、別の作業で関連のあるものの説明をしているのかなと思いました。 自分が得た知識はすべて教えましょう! と、ありがたい先輩だと思います。 >正直あまり怒らせたくないタイプの女性 なら、説明を聞きながらノートをとると時間かかるので、事前にお願いと事後に感謝の言葉を。 トピ主さんのスキルを把握していないから、1から説明してあれもこれも増えていくのだと感じました。 でも、必要なことだけ教えてほしいと言いづらいなら、全部教えてもらう気でいた方が精神的に楽だと思います。 ノートにとっていたら中断しても続きが分かるし、分からないところがあっても見たら再度教えてもらう率は減るし、慣れたら「このことを言っていたのか」と分かると思います。 教える方が負担が大きいことを忘れずに。

トピ内ID:5949738944

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なんで…

041
りんこだプー
なんで口頭なの? 書面(ドキュメント)化すれば良いだけじゃないですか。 もしくは、ヒアリングから主様がドキュメント化して、 ”これで間違い有りませんね?” で、済む話。 横道にそれたのならば、 ”その話は今の件に関係ありますか?” と、言えば良いだけ。 そもそも、業務の引き継ぎに口頭だけって言うのが異常です。 言った言わないって会社において一番多いトラブルの”元”です。 書面でのやり取りに徹底すれば良いだけ。 私は似たような状況になれば、 必ず文章(最低メール)じゃないと動きません。

トピ内ID:8578309458

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トピ主です!

041
チャコ トピ主
まとめてのレスになりますが、皆さまありがとうございます。腹黒ちゃんさんまで拝見しました。 小町はさすが経験豊かな方が多いですね~。 その先輩の人物像や引き継ぎ状況など、ずばりそのもの!という回答が多くてびっくりしました。 確かに現場は混乱していて、皆大変忙しい状況にありますので、引き継ぎする方もいろいろ焦っていることはよくわかります。 その方も人柄はよく、親切心からアレもコレも、となってしまうタイプの方です。ただ怒ると若干後に引くようなので、そこは要注意かなと感じました。 マニュアルもシステムリニューアル以前の古いものしかなく、現状では使い物になりません。もちろんノートは取っていますので、後から自分でマニュアルを作るつもりです。 あとは皆さまの回答を、毎日ローテーションで使わせて頂こうと思います。 ありがとうございました。

トピ内ID:9098271143

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お気持ちわかります

041
せろり
ワタシも上司がこのタイプです。お察しします アタシも聞きたい。参考にしたいです。 1~10までの工程を書き留めても、上司も迷走し経過の順序が逆転したり、「ちなみに~」で自分の武勇伝で5年前に一回あっただけのトラブルについて嬉しそうに話し出したりして、全然参考になりません。 「前回は1・2・3と言っておられましたが、2と3は逆ということですか?」と聞いても「実は5・6の話が重要な所で~」等など、話が迷走します ホントにイライラするんですよね。疑問点今そこじゃないんですがってことばかり 1年くらい引継本の作り替えだらけでした。 そんなの簡単だって言うなら、あの人と会話してほしいわ

トピ内ID:7219325315

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