県外への引っ越しを経験された方、教えてください。

知人が、県外へ引っ越しました。 しばらくしてから電話した時に質問されたのですが、 賃貸契約をした際に、住民票を取りに戻れないだろう (引っ越しの距離的時間的な関係) から、転出証明書をくださいと言われたそうです。 その後、平日休みを取って役所に転入届を出そう と思い、転出証明書を返して欲しい旨を伝えたところ、 あと１週間待ってくれと。 １週間後、結局、転出証明書は返却されず。 もう一度問い合わせしたら、転出証明書は返せないので、 証明書のコピーを渡します、との返事。 コピーで転入届って出せましたでしょうか？ 私も引っ越しを数回しましたが、賃貸の契約で 転出証明書を求められたことは一度もなかったので、 すぐに返答できませんでした。 同じような事があった方はいらっしゃいますか？ このままだと、再発行を郵送で手続きするにしても、 手元に到着する前に２週間が経過してしまいますし、 免許の住所変更すらもできず、新しい職場にも言い 出せず困っているようです。 あと、14日以内で転入届を出せなかった場合、 ペナルティはどのくらいになるのでしょうか・・・。 ５万円以下の罰金という文字を見て、知人もどうし ようと怖がっています。