特許事務所のシステム管理

昔はみんな紙だったんですよ。 うちでは言い出しっぺが紙をデジタルデータにひたすら移す作業をやりました。 主に経理系ソフト、ファイル管理系ソフト、エクセル、ワードぐらいです。 事務所に限らず、小さな組織で何かを教えて貰える事ってなかなか無いですよ。 自分で調べて、提案して、説得して、購入して、導入して、管理する。 これらは寧ろ其処でしか出来ないことです。 真面目な人程損するし、責任ばっかりで給料に見合わないし、実利を受けるのは上だけですけどね。 面白さはあるかも。 福利厚生は悪くは無いですが、所詮は中小企業ですから。ね。

スキャナーとＯＣＲでデジタル化したらどうですか？ 各データのリンク関係は分かりませんが…。 そこまでのデータベースを構築すれば、主様の今後は安泰ですよ（笑 だってそのデータベースの管理、更新は主様しかできませんからね。 以前、そういう事例に関わったコトがあります。 顧客管理を全て事務の”おばちゃん”が管理していて、 その”おばちゃん”が”エクセルマスター”になっちゃって、 エクセルファイルのリンクリンクでその人以外には理解できないそうです（笑 まぁ、アナログ会社に就職したのを良しとして、頑張りましょ♪ 福利厚生に関しては年金、健保以外は有りませんよ（たぶん

代表弁理士の性格次第ですが、年配の方だとパソコンを導入すると本人がわからなくなるから手書きの台帳ですべて管理しているまなな事務所もあると思います。 本人たちが業務を運営しやすいシステムであればどういうシステムでもいいわけですから昔から変化してなくても本人たちは問題ないのでしょう。 近年だと期限管理などは管理用のソフトを導入したりエクセルで管理したりするのが一般的だと思います。 でも紙から移行するとなると大変なのは一番最初にデータ化することです。その手間が面倒だから紙のままなのかもね。 ただし、台帳管理などパソコン導入はある程度されていますが、近年の特許管理においても紙でのやりとりが主流です。作業的にはパソコンだろうが手書きだろうがそれほど変わらないです。実際のところ。

　事務所サイドの人間ではないですが、知っている範囲で 　特許制度は、行政の中でも特別に電子化が進んでおり、出願などもオンラインで行われるものがほとんどです 　 　期限や包体（包袋？）の管理も、規模の大小に関わらず、普通の特許事務所ならほぼ完全に電子化されているのではないでしょうか 　おそらくは、そこの所長さん（弁理士）の資質によるところが大きいのでしょう 　もしあなたがコンピュータ関係に強いなら、その辺のシステムを構築してあげれば、かなり重宝されることになるのではないでしょうか 　これからの日本は特許を中心とした知的財産で稼いでいかないと現状の生活レベルを維持するのもの難しい状況です 　なので、特許事務所の人達にもぜひ頑張っていただきたいと思っています

こんにちは。 海外の中規模特許事務所で勤務しています。事務ではないですけど。 うちは、事務所内の専門スタッフがDBを立ち上げて、期限管理とファイル管理、案件の進捗を管理してます。 審査中の案件は紙ベースでも保管してますが、査定になった案件は、できるだけ紙資料を廃棄して、電子化保存してスペースを確保してます。でないと、ファイルがどんどん増えるので。 市販のソフトで管理をされているところが多い？と思いますけど、所内でDBを作ると、お客様の細かな期限管理やその他の要求にすぐ応じることができます。今のところ、問題もないですよ。 福利厚生は、まあ、いいほうだと思ってます。というか日本の事務所さんの福利厚生がどうなのでしょうか？。 とぴ主様が事務所のみなさんとご提案をされて、管理のしやすい方法を考えればいいですね。特に期限管理は事務所にとってはとても大切だと痛切に感じています。以上、まじめにレス致しました～。

トピ主さんの所の年間案件数はどの位でしょう？内内がメイン？外内、内外がメイン？相手先は大企業？中小？個人？ 自分は80年代にメーカー在籍で全社で特許システムの立ち上げから参加しました。その後、個人事務所（弁理士１名）に行きましたが、外内メインで米国帰りの先生だったのでファイルメーカーと言うＤＢソフトを使い期限管理・顧客管理・経理管理まで連動させました。その次の個人事務所（弁理士７名）では市販の特許管理システム（ベースはアクセス）を使いましたがトップが新し物好きの朝礼改暮のワンマンでてこずりました。今までの台帳を全て派遣社員入力をしてもらったようですが、間違いの多さに唖然です。拒絶理由と拒絶査定をごっちゃにする。登録査定が来た時点で完結させる。（年金管理から外していた）。恐ろしい事この上なしです。お陰で台帳での再確認処理は数年続きました。 トピ主さんがどの程度システム関係が好きかどうかですが、まずは、暑中お見舞いを出せるように顧客の住所管理をエクセルに入れてみては如何でしょう？ ただ、自分しか触れないようにすると全仕事が自分に降ってくるのでご用心を。

返信が遅れてすみません。 事務所内では誰にも相談できず、皆様のご意見とても参考になりました！ 事務所によって、それぞれデータ管理の仕方も違うのですね。 先生のご意向や、得手不得手で作業方法も違うのですね。 比較的データベースの多い中、私の事務所は特に昔ながらの方法を続けてるかもしれません。とりあえず、まずはその仕事にこ慣れてからですね。 内外、外内、内々、と、どれもあつかっておりますが、相手先はほぼ中小企業と個人。DBソフトは高額＆扱えない？とのことで断念したと引き継ぎの方にお聞きました。ほぼ、２人ほどで管理するという規模です。 とりあえず「昔はすべて紙だった」を念頭に置き、エクセルレベルで計画してみます。DB構築までは一人でできなそうもないので．．．ただ、ソフト入れても入力間違いが多いと、結局台帳での再確認処理という地獄話をお聞きすると、まずはアナログで習得し、その後移行できる部分は電子化を考えれば良いのかなと思っております。 みなさま、本当にありがとうございました。

＞んー様、確かに昔は紙ベースでしたね。小さいところならでは生かせる事を考えていきます。 　ありがとうございます。 ＞りんごだぶー様 データ構築、あまり得意ではないですができる範囲でトライしてみます。アナログ会社も良しと前向きに考えてみますね。　ありがとうがとうございます。 ＞孟宗竹様 年配の方が主です。確かにすべてをデータ化するとやりにくいのかもしれません。最初の導入がまず大変。ありがとうございます。 ＞科学者Y様 包袋も台帳もすべて手書きノートです。システム構築、前向きに考えます。地財の知識は目下アナログでも身につけていけますが、今後もふまえて頑張ります。ありがとうございます。 ＞海外特許事務員様 所内でのDB化、すばらしいですね。手間が省けますものね。提案は通らなそうですが、地道にアピールしていこうと思ってます。ありがとうございました。 ＞今は無職様 相手先は中小企業と個人が主です。　拒絶理由と拒絶査定のごっちゃ、怖いですね。入力する上でも細心の注意は不可欠ですよね。台帳での再確認、お気持ちお察しします。とりあえず住所管理をエクセルで作成してみます。ありがとうございました。

まとめて返信させていただきます。 みなさま、ご親切なご回答ありがとうございました。 少しずつシステム化にむけて、構築していくよう努力してみます。 とても参考になりました。