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事務の女性の仕事が遅い?

レス60
(トピ主 3
041
らいとー
仕事
この1月に管理職になったものです。

事務のAさんについてです。
このAさん帰るのが、ものすごく遅いのです。
21時、22時がほとんど毎日です。
18時定時ですが、定時帰ったことは一度もありません。
過去にもAさん上司から早く帰れ、工夫をしろと言われて上司が変わるたび揉めていたそうです。

私の営業所は全体で13人部下がいます。事務はAさんただひとりです。
Aさんの主な業務は外回りの人の精算をチェックすること、週1回、多ければ2回入ってくる販促物を棚に分ける
数ヶ月に1回のパーティーの招待状をソフトを使ってはがきに印刷する。
営業員が頼んだ、見本などの手配等です。
電話は得意先から直接はほとんどないです。電話は多くて1時間に1本、社内が多いです。
訪問客はほぼ0といっていいです。

最も時間がかるのは精算チェックだそうで、2週間に1回、外回りの人たちが2週間分の精算を出してくるのですが
それの、領収と数字が間違っていないかをチェックするのが仕事です。
それがすごく手間がかかるといいます。13人分ですが、自分がやってもどれだけ休憩を挟んでも3時間もかかりません。

前に頼んだ仕事が出来ていなかったので、なぜ?と訪ねたら、精算してました。と言うので
「率直に言って少し時間がかかりすぎるかな。と思っている」と言うと、「私が思っているより雑務の仕事は多い、結構時間を取られるのです。」と言うので
「1週間でいいから1時間ごとのタイムスケジュールを付けてみないかい?」と訪ねましたが、出来ればしたくないといいました。
それによっては人数を1名増やすことを考えていますが、単純にAさんの仕事が遅すぎるんじゃないかと思っています。
企業によって事務の仕事内容は違うのでしょうが、皆さんどう思われますか?

トピ内ID:1448083111

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それは時間かかり過ぎ。

🐧
こっこ
同じような仕事してましたが・・ 総務兼だったので通常業務以外に 来客や電話も多く、雑務(お茶入れ)もありましたが そこまでかかるなんてなかったです。 仕事は早い方ではないですが、残業は月に2回くらい それも19時には終わります。 嫌でもタイムスケジュールつけてもらっては? そこまで時間かかるのは、仕事が遅いとしか・・。 もしくは、思い切ってもう1人入れる。 もちろん仕事の早い人を選んで入れて下さい。 自然と仕事の遅さが目立つようになるので 本人は言い訳できなくなると思いますよ。

トピ内ID:2759895272

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トピを読む限りは

041
にゃにゃこ
Aさん仕事ができない人なんだと思います。 優先順位をつけることも下手なのでしょう。 わざと遅くやって残業代をつけているのもあるでしょうけど。 トピ主さんも上司ならもっと強気にいけばいいのに。 つけてみない?なんて提案の仕方するからAさんやりたい放題なんですよ。

トピ内ID:7950709197

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残業だけで三時間ですよね

041
事務畑
清算チェックが本当に三時間で済むのなら、定時まで何をしているのか…と思いますね。 雑務の内容とやらをハッキリさせるべきです。 事務仕事が異常に遅い人っています。 現在は主婦の私ですが、会社員時代はいつも「遅い人は残業代稼げていいなあ」と思ってました。

トピ内ID:8332143393

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それでよくクビにならないね!ああ、だから仕事遅いのか

041
フルタイム主婦
Aさんは何年勤めてるの?年齢は? 長く勤めてるのに処理速度が遅いっておかしいでしょ。 更年期障害で集中できないとかでも、言い訳にならないよ。 タイムスケジュールつけさせたほうがいい。 仕事が遅すぎるから改善のためにしなくてはいけない事なのだから。 その後、新しい事務員を雇って、その人に同じ仕事をさせて、早くできれば(たぶんできる) 「Aさんはこの仕事に向いていない」ということでリストラ。 ハロワから補助金等を受けていなければ解雇しても問題ないと思います。 さぼっているのかもしれないけど、本当に向いていないのかもしれません。

トピ内ID:2980396085

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早くて質がいい仕事が本当はよい

041
うむ
早く片付けて、しかも質もそれなりによいという仕事が本当はいいのです。 電卓ひとつとっても、商業科できちんと電卓を学んでいる方とそうではない方では雲泥の差があります。 PCのキーボードでは、理系・計量系の世界では当たり前ですが、最近は卒論やレポートをスマホで作るというツワモノもいるらしいので、いろいろと得手不得手はあります。 確かに、精算ならば精算のみの時間を与え、他の雑務を一切させないことはできます。 実際問題、自分のアタマの中に、やらなければならない仕事は誰でも複数持っているもので、途中でイレギュラーに仕事ができることもあって、片手間でいろいろなことをやっていると、精算などの集中処理が必要な業務は阻害されるでしょう。 仕事のやり方に問題がないとも言えないのですが、周りの手の空いた人が積極的に手伝わなければ、業務改善にはなりにくいです。 伝票の提出時間を締切制にするとか、業者対応はサポートに誰かつけるとか。業務改善計画ですね。 事業所のみなさんが、だいたい平均で同じ残業というならば別ですが、突出してAさんだけが多いのならば、他の誰かがカバーしなくては終わらないですよ。

トピ内ID:1011369865

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早く仕上げる方法を伝授すればいいのでは

うーん
貴方がやると3時間で終わるのですよね。 その方法を伝授してはいかがですか?

トピ内ID:7413889418

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見直しが必要

😉
事務歴17年
Aさん、2度3度手間になるような無駄な事してません?(ペース配分できないのかな?) 残業代は出てます? まずは、「1週間でいいから1時間ごとのタイムスケジュールを付けてみないかい?」と言わずに、業務報告書を書かせる。 Aさんだけ書かせるとまた揉める可能性が高いので、部下全員に書かせる。 そこから見直して、仕事量を把握し、精算に時間がかかるのなら、精算しやすいように営業さんにまとめてもうとかして工夫をしてください。 営業さんのサポート何でもかんでも押し付けてません? 急ぎでないもの、自分で出来る事は営業さんにやってもらってください。 1人事務はそんなに暇じゃありあません。 掃除や買い出し皆さんで手分けしてあげてください。 たぶん、Aさん仕事内容を見せたがらなと思いますけど。 上司として仕事は一通り把握しておきたと言って(万が一、Aさんが事故とか病気になった時に困るから)月末月初の1週間ほど、事務を経験して把握した方がいいと思います。 私はやる事多いですが、無駄を省き毎日、定時ダッシュです。

トピ内ID:0174481833

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残業代目当て、かなー

041
ねこみみママン
どう考えても、残業しないと出来ない業務ではないと感じました。 一度、トピ主がAさんの仕事ぶりを一日観察されてみては? 昼間は仕事するふりして遊んで夕方から仕事に取り掛かって残業、だったりするかもしれませんよ。

トピ内ID:5351965346

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トピ主です

041
らいとー トピ主
すみません。補足です。 私はチェック3時間でやりますが、領収書と精算内容があっているか、内容に不備がないかだけをざっと見てます。 彼女は、在来線○○~○○290円と記載されていたら、それをネットで調べて間違いないかまで行っています。 彼女のチェックの方がより精密で深いです、ですが・・・他に雑用あってもそんなに時間かかるものでしょうか? そんなに大変なら人数増やそうよ、パートさんでも週2、3回来れたら助かるでしょ?と訪ねると「それは大丈夫です」との答え。 とは言っても「実際、遅くなるわけで、今の状態は良くない」と言っても「お気遣いだけで大丈夫です」と目を伏せます 大丈夫なら文句言うなよと思うのですが、何かことが起きると「これとこれが大変で出来ませんでした」と言い訳します。 コピー用紙の在庫が無くなっているのに気づかず、文具屋に走っている人です。 ハサミ、ホチキスなど営業所共通の事務用品などもありません。皆さん自分で買って使ってます、と言うのですが 共通のものがあった上で自分のを使うのはいいのですが、ないんです。今までそうやって来たそうです。おかしいですよね?

トピ内ID:1448083111

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やってみないとわかりませんが

041
風任せ
我が社の事務も一人で、酷い時は終電で帰宅、始発で会社へ来ています。 仕事は早いのですが、元々忙しい上にイレギュラーな仕事や、客先からの面倒な問い合わせが入ったり、何かミスが見つかれば余計な手間が増えて時間が足りない状況です。 また、作業の途中で邪魔が入ると効率も悪くなりますし、パソコン作業は人間だから疲れもします。 とはいえ。。。 トピ主さんが13人分を3時間でできるのに数日かかるというのであれば、やり方が悪いのではないでしょうか? 一から確認されてはいかがでしょうか。

トピ内ID:8567885901

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遅い・・と思います。

🐤
こはる
私も事務です。 トピ主さんが3時間でできるとすれば、1日中かかるAさんはやっぱり遅いと思います。 でもやり方を教えてあげても、その通りにはしないと思う。 なぜなら残業することがAさんにとっては仕事をしている証だと勘違いしているから。 残業はつくのですか?それだったら余計にですよね。 タイムスケジュールを付けさせ、時間のかかる処理はどうしているかを詳しく説明させる、そして無駄を省くことを根本から植えつける。 言われた通り、何時間でもお構いなし、それで残業させすぎと会社が訴えられたら、長であるあなたの責任にもなりかねません。 迷惑な人間って、どこにでもいるんですねぇ。 うちにもいますので、ついレスしてしまいました。 女はしたたかですから、長、がんばってください。

トピ内ID:7588461050

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「1週間、1時間ごとのタイムスケジュールを付けて下さい」

🐱
neko
主様がおっしゃったように 「1週間でいいから1時間ごとのタイムスケジュールを付けて下さい」 これで解決すると思いますよ。 「これ以上女性が夜遅くなるは困るので、 夏場は早朝出勤で残業分はやってください」 これでも解決すると思いますよ。 どれだけ忙しいのかは分かりませんが 少なくとも本当に忙しければ、自分の頑張りを 『率直に言って少し時間がかかりすぎるかな。と思っている』 なんて言われると号泣ものの屈辱ですよ。 どうにか自分の頑張りを認めてほしいと思うはずです。 タイムスケジュールで理解してもらえるなら容易いものですから。 少なくとも彼女は頑張りを認めてほしくはなく、 『仕事が遅い』いう評価を打破したいとは思わないようです。

トピ内ID:0374438710

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業務時間配分調査

🐤
レモネード
業務時間の配分調査をお勧めします。 以前勤めていた時、増員の際の根拠として各業務にかかる時間を 調べましたが各業務の平均時間が割り出せて当初の目的以上に効果がありました。 その後Aさんほどではないものの他の社員より残業が多い割に量がこなせていない 社員がいて困ったため、申し訳ないけれど他の社員も同時に調査をしました。 ひとりだけ調べるというと抵抗があるようですし、事情を知らない人から見ると パワハラのように取られるので。 結果、非常に効率の悪い仕事をしていました。 資料を使うなど準備、片づけに時間がかかる業務を1日に 何度にも分けてやっていたのです。 合間に他のルーチンワークが入る時間を避ければ集中できるのに 優先順位がつけらず2~30分の隙間を埋めるためにやっていたようです。 またひとつひとつを気が済むまで時間をかけてたことも判明。 他の社員の平均時間が出ていたのでその範囲でやって欲しいと説得はしやすかったです。 結局ダメでしたけど。 今回は事務がAさんだけなので増員のためと理由をつけて 調査に協力してもらいましょう。

トピ内ID:5055529538

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多分人を増やしても変わらない

041
事務職です
これまでも上司と揉めていたことから見ても、Aさんは業務改善をするつもりがないのは明らかです。 Aさんが独身なのかわかりませんが、完全に残業代泥棒です。なので人を増やしても、減った仕事を更にゆっくりやって残業時間を稼ぐと思います。 タイムスケジュールを「つけてみないか」ではなく、「つけるように」と上司として業務命令してください。上司になられたばかりだから気を遣ってるんだと思いますが、優しすぎです。本気で残業を減らしたいなら、タイムスケジュールを基に業務改善を提案(本来Aさんが考えるべきだけど)、業務の優先順位を明確にしてあげてください。 それでも態度を改めないなら、本来時間内に終わるはずの業務に残業代は出さないくらいの勢いで。 ただAさんの肩を持つつもりはないけど、事務って上司や営業さんが思っているよりもヒマではありません。各自何気なく雑務を頼んでいるかもしれないけど、数分×人数の時間がかかり、雑務だけで1日2時間以上だったなんてこともよくあります。営業さんが自分でもできることを気軽に頼み過ぎている様子なら、営業所全体で意識を変える必要もあるかもしれません。

トピ内ID:0488417363

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残業代稼ぎ

🐱
アキ
 単純に、ダラダラいれば残業代が出るからですよね?家でダラダラしてたって、お金もらえないしね。  私のいた会社でも、一番仕事していない人(30代・独身・女捨ててる女性)が、いつまでも残業していましたよ。親と同居しているから、家事をする必要もないし、彼氏もいないからデートもない。家に帰ったって、家事を手伝え・結婚しろと言われるから、帰りたくない。ゆっくりしていられるのが、会社だけ。  上司が、結婚して辞めてくれないかと愚痴っていました。  時間になったら、すぐ帰りたい子持ち主婦(過去に、それなりの期間の事務職経験あり)でもパートで雇えば、キッチリ終わりますよ。  一度、ピッタリ横で張り付いて仕事ぶりを見てみたらどうですか?嫌がられるでしょうけど、タイムスケジュール出す気がないなら、仕方ありません。  これで、辞めてくれるかもしれません。

トピ内ID:6613815590

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全員で実施するのはどうでしょうか

041
つつら
Aさん一人だけだと角が立ちますし、スケジュール管理は 営業所全員一斉に実行なさってはどうでしょうか。 目的はAさんだけなんですけどね・・・ 人事に関わる判断をするためですので、 ここは管理職権限でいいと思います。 日中に電話や来客対応が無いにも関わらず「雑務が多い」 ということは、事務以外の社員がAさんに何かしらの 業務依頼をしている事も考えられます。 いずれにせよ、時間を取られるというその「雑務」を 洗い出すことが必要です。 どんな小さな事でもいいので、とにかくやったことを全て 書いてもらうようにしましょう。 でも正直しっかり仕事してないと思いましたよ。 私なら、仕事を依頼された時点で、 そのとき受け持っている業務との優先順位を確認しますし、 その時点でどれだけの仕事があるか開示もします。 後は上司の指示通りに進めるだけなのに。 いつでもいいよ~と言われても、 じゃあ今週中にはやっときますね とか言いますけどね。 とにかく何も把握しないままで人を増やしても無駄です。 Aさんと新しい人が揉めるのが目に見えてる。

トピ内ID:2498233062

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トピ主です

041
らいとー トピ主
代休でまったりしてるトピ主です。 レスありがとうございます。 その方は40前半、勤務歴10年以上、残業代ありです。 事務歴17年さん そうです。Aさんは仕事を見せたがないんです。知られるのが嫌がります。 その割に解ってほしいんです。と言うので解るわけないだろと前の上司とも衝突してたようです。 掃除などばビル管がしてくれ、コピー用紙など備品等も業者に頼んで郵送です。 見ていても、1週目に出した精算チェックを2週目でもまだやっています。 なんでも、精算している最中に電話や他の予定が入るとどこまでやったか解らなくなるそうで 自分のペースでやりたいそうです。 自分のペースで遅くなって自己責任ならいいですが、何かあると文句を言うので前任者達は揉めたようです。 転勤前も一人事務さんだったのですが、定時で素早く帰って、繁盛期は少し遅い感じでした。 年柄年中21時とか見たことが無かったので、驚いています。 得意先用の書類作成でもない伝票を打ち出すでもない、こんなに遅いわけないと変えてもらおうか考えてます。

トピ内ID:1448083111

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上司が使えない

041
匿名希望
そういう場合、仕事を変えるとか上司が判断することなのに 残業代だってばかにならないでしょう 査定とかどうなってるんですか?

トピ内ID:4113485475

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トピ主です

041
らいとー トピ主
アキさん レスありがとうございます。 >私のいた会社でも、一番仕事していない人(30代・独身・女捨ててる女性)が、いつまでも残業していましたよ。親と同居しているから、家事をする必要もないし、彼氏もいないからデートもない。家に帰ったって、家事を手伝え・結婚しろと言われるから、帰りたくない。ゆっくりしていられるのが、会社だけ。 彼女が言っていたことそのままで笑ってしまいました。 上記に+弟がいい年してニートなんです、家嫌いなんです。会社は好きです。と言ってました。

トピ内ID:1448083111

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日誌は?

041
yuki
業務報告書というか業務日誌は元々ないのでしょうか? 一般事務の仕事で毎日3~4時間残業って異常だと思います。月に60時間以上です。残業代目当てならまだいいのですが、ひとり事務で経費関連を丸抱えして離したがらないって・・・。 営業所ということで本体は別にあるのですよね?本体に相談して2週間程度の出張扱いで経理の方など別の方に入ってもらって一体全体なぜそんなに時間がかかるのか見極めてもらったほうがいいのではないでしょうか?その結果を根拠にして業務改善なり、本当にそれだけ常態として残業が必要なら人を増やすしかないと思います。 それから、タイムスケジュールの記録については、あなたが上司なのですからお願いではなくて業務命令として書かせていいと思いますよ。

トピ内ID:2324697394

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無駄が多すぎる

041
凛々
私はAさんのような人の下で仕事をしています。 本当に本当に無駄が多い。 私が入社した時上司から残業は月20時間くらいと聞いていました。 確かに初めの月はそのくらいかかりましたが、それからは5時間くらいで済んでいます。 つまり15時間は残業で賄わなくても翌日の隙間時間で充分対応出来る仕事なのです。 Aさんから指摘された時だけ殊勝な面持ちで頷きその通りにしてAさんが別の方向を向いている時にはそのやり方は見事スルーしています。 Aさんみたいな人はまず隙間時間自身の仕事を先回りすることに膨大な労力を費やしています。 データをあれでもないこれでもないと眺めたって出てくるものは変わりません。 時には先回りしたことが吉となる場合もあるでしょう。 でも、それには残業代=経費が発生しているのです。 電車代を毎回調べるための残業代>申告が間違っていた時の損失 これに尽きます。

トピ内ID:6720993906

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事務力が低い&残業代稼ぎ

041
美伊
そりゃ改善しませんね。毎日それだけ残業していて残業申請しているんなら 月に何万もつくんじゃないですか?キチンと効率化なんてしたら月収が数万 単位で減るとなればしませんよ。事務担当が一人で比較対象が無いことを 逆手に取っているんだと思います。業務命令として業務記録を付けさせ、 仕事の配分を見直すべきです。会社は慈善事業じゃありませんし。 元々要領が悪くて時間ばかりかかっていたがかけた方が儲かると知り、 一石二鳥だと思っているのかと。もしも可能なら事務担当が複数いる部署に 異動させて別の人と入れ替えたらどうですか?

トピ内ID:9682785215

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ほぼ黒

041
リコ
たぶん、残業代稼ぎでしょう。営業さんがいない間ネットでも見てるんじゃないですか。 と言うのは、うちの会社の派遣さんがみんなそんな感じでした。 とにかくどの人も仕事をしない。40代~50代のせいでパソコンもあまり使えず、その中で数人残業しまくってる人がいましたが、日中遊んでるんでしょって感じでした。 どなたかのレスにあったように、子供がいて残業出来ない人を雇ったら、他の派遣の何十倍の仕事をしてきっちり定時。 よく考えたら、今のお母さん達って20代後半~40代前半、腰掛バブル時代と違ってちゃんとパソコン使って働いてた人が多いんですよね。 それから子持ちの人をどんどん雇うようになりましたが、大正解でした。 もちろん、残業代稼ぎや仕事しない人達は契約解除。 小さい子供がいると迷惑じゃないかって? いやいや笑、一日や二日、いや子供がインフルで一週間休んでも、仕事しない派遣さんよりは全然ましですよ。 話はずれましたが、子持ちの事務経験があるパートさんを雇ったらいいんじゃないですかね。

トピ内ID:8415852176

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日報を提出して貰っては?

041
落ち着け
タイムスケジュールが無理ならせめて日報を出して貰う。 書くことが少なければマズイと思うのでは。 後はトピ主さんが彼女にやり方を聞いて、一度13人分の清算をやってみては? どこに時間がかかって、何が無駄な作業か、どう手順が悪いのか具体的にできるのでは。

トピ内ID:2403227470

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競争原理が働かない

041
一人事務
社内ではその人の独占業務ですから。 上司が変わるたびに揉めても、まだその座にいるという事は安泰なんです。 なので、本当に仕事が遅いのならば、パートを入れるのは有効だと思います。 代わりがいる事を示せば、尻に火がついた事を知るでしょう。 人を入れるのは最終手段、という事でしたら、一日の業務を箇条書きで出させましょう。 タイムスケジュールは難しいです。 例えば私なら、電話や来客の取り次ぎ、お茶出し、会議室の片付け、それこそ備品の注文や荷物の受け取り発送手配等、微細な業務で一日が終わる事もあります。 ただ気になったのは、精算チェックのやり方です。 領収書と精算内容のチェックだけでトピ主なら3時間との事ですが、290円の電車代も領収書を出すのですか? 出さないのであれば、トピ主は領収書の無い交通費はチェックをしていない事になりますが、それでいいのでしょうか。 もちろん、それがダメという事ではありません。 チェックの精度とコストのどちらに重きを置くかは会社によって違いますから。 とは言え、社内で違いがあるのはおかしく、精算ひとつでそうならば、他にも業務の認識に齟齬があるのでは?

トピ内ID:5345569363

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残業代で

🐱
ぷ~さんパン
週一の人が1~2人雇えるぐらいの給料出ていませんか? トピ主さんが上司かな?その上の上司と相談して、残業禁止にしてみては? 確か労働基準法36条(サブロク協定)で残業の上限があったはずです。確か1ヵ月45時間だと思いました。 これでは会社が違法になってしまいますから、事務の方がもう違法ですよね 会社も責められるよ。 だから、許可の無い残業は基本禁止!どうしても残業したい人は許可を得てください ただし残業は月に30時間内に納めてください。と話しあったらいかがでしょうか? 仕事が終わらないなら、1人雇う。それでも終わらないならもう一人雇うって感じにすれば? 雇おうか?と聞くのでなく上司の判断で「雇います」と言えば良いと思うよ

トピ内ID:9309302707

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残業代稼ぎでは?

041
うるる
そんなに遅いなんてありえません。 業務命令でタイムスケジュールをつけさせるべきです。 仕事を人に見せたがらないのは、見せたらどれだけ仕事が遅いかばれてしまうからでは? 大体運賃をわざわざ調べるなんてばかげてます。そこまでして、どれだけの価値があるのですか? かりにそれでいくらか節約できたとしても、彼女に支払う残業代とくらべたら返って損してるのではないかと

トピ内ID:4607589087

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四半期ごとなど、査定とか評価とかしませんか?

041
在米小町
人事部と相談してもいいですね。 四半期ごとなど、査定とか評価項目など作成して、 彼女の「大丈夫です」が、具体的に、周囲にとって大丈夫という評価ではないこと、 気づかせるシステムをつくってみませんか。 自分基準の人なのでそういう思考なんでしょうね。 評価、査定は周囲が行うもの、という認識がないんだと思いますよ。

トピ内ID:0938513069

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残業するべきか、主さんが毎日判断する

041
プチプチ
>>Aさんは仕事を見せたがないんです。知られるのが嫌がります。 私の職場の 残業代目的で毎日3時間残業してる人も 全く同じです。 帰る時は会社のデスクに 処理中の書類を格納して、 鍵を閉めて帰る徹底ぶりです。 定時になったら、主さんが 今日は何が残ってるか説明してもらって、 残業してやるべきか、 明日以降(○日まで)に処理すればよいかを 判断してあげるのはどうでしょう。 私の職場の上司はこれをしてくれないため、 彼女だけやりたい放題になっています。

トピ内ID:9990210768

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会社として問題となりませんか?

041
2児のはは
今は有給も使わせる方向で、残業も法で決められた時間を超えると何かとうるさくなってきてますよ。 それを、こんな怠慢な社員のために会社の看板に傷がつくようなことがあってはならないと思いますが。 まずは経費節減とAさんの体のことを考えると称して、残業時間分のパートさんを雇うことを提案してみてはいかがでしょうか。 残業手当よりパートの時給の方が安いのですし。 そうするにあたって、業務を振り分けるために何にどれくらい時間がかかっているか表を作らせましょう。 それと、主さんが前にいた部署の事務員さんにも同じ表を作らせて、Aさんの仕事量がどれくらいかを比べてから本社にパートを雇う申請を出すなどと言ってみたらどうですか。 これは「あなたのためにやっている。業務命令だ!」ときちんと言わないとダメですよ。 反抗するなら「もちろん、あなたが残業なしで仕事を終わらせることが出来るのならパートは雇わなくていいんだが」と最後に逃げ道でも作って様子をみましょう。

トピ内ID:8817249176

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