幹事　メンバー集めについて

大学のサークルOBOG会の幹事になりました。幹事を引き継ぐにあたり、前幹事から「これからは若い人たちを中心に」と繰り返し言われています。

OBOG会では年1回大会に出ており、メンバーを集めているところです。その件で相談させてください。
大会には5人チームで参加します。出欠の締切の時点で参加者が4人集まり（1人は補欠希望）、その後下記のようになりました。
・前幹事からメンバーが集まってるか聞かれ、「今のところ4人集まり、連絡がまだの人に確認中です」と返信
・前幹事から「Aさんが必要であれば協力したいと言っているので、一応連絡しておきます」と返信（Aさんは同じ大学の卒業生ですが、サークルには所属していなかった方で、人数が足りない時に助っ人をお願いしています。）
・その後1人から参加希望の連絡があり、参加をお願い
・補欠希望者を含め5人集まったので、補欠希望者にメンバーになってもらえないか連絡。「他にどなたもいらっしゃらないようなら。後から参加される方が見つかったらぜひその方をメンバーにしてください」と承諾してもらう。
・それからまた1人から参加希望の連絡がある。（返事はまだしてません）

前幹事が以前「できるだけサークル員だった人でチームを組みたい」と言っていたことがあり、今回はAさんには断りの連絡をしていただき、補欠希望者の意向を踏まえ、その後参加を希望した人にメンバーに入ってもらうつもりでした。が、一度声をかけたのに断るのはどうなのかと思い始め、補欠希望の人も一度参加を打診したのにそれを翻すことになるし、でもその後参加を希望した人が20代なので参加してもらった方が若手中心の希望に沿う…とどうすれば良いか分からなくなってしまいました。

読みにくくて申し訳ありません。何かアドバイスをいただけたらと思います。よろしくお願いいたします。