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若い男性への対応のほうが優しい

レス14
(トピ主 6
041
ちさ
仕事
10名程度の部下をもつ40代女です。

部下の中にひとり、なかなか成長ができない人がいて、何度も同じような質問を受けます。

質問には必ず対応するのですが、その際に部下から伝えられる内容では判断がつかない事が多いのです。

ある時は、「分かっていることをすべて教えて」と言ったところ、「だから~、すべて言いました」と切れられ、

ある時は、聞いた内容でわかる限りの判断をし、「〇〇が原因だと思われるので、△△を確認して□□なら◇◇をしてみて」
と伝えたところ、業務にもどり状況を確認し、私の伝えた状況ではなかったため自己判断で似たような操作をし、余計に状況を悪化させ
再度質問に来たため、状況を細かく聞いたたところ腹を立ててしまう。

そんな事が多々あります。

そして先日、彼女に業務報告の仕方を注意した際に、タイトルのような言葉を言われました。

彼女のさす若い男性とは、隣の部署の20代の男性です。

私の席に近いため、雑談をする機会もあるのも事実ですし、私の部署の業務も関わる仕事をしてくれることもあるため、
こちらの業務に関することは丁寧に教えたりもします。

ですが、当然ですが個人的にその男性に興味があるなどということもないですし、同僚に聞いてもそのような態度は感じられないとのことでした。

ちなみに彼女は私より少し年下の独身。
自分で解決出来ない問題が起こるとパニックになっているような様子も、見受けられます。

彼女を育てていかなければいけない立場として、今後彼女にどのように対応したらいいのか、悩んでいます。

良いアドバイスを、お願いします。

トピ内ID:2667817804

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指導内容がハイレベルすぎると思います

041
ひろ
その若い男性との関係を邪推されているという話がお悩みのメインなのでしょうか。 ちょっとそちらは、それこそ状況がはっきりわかりかねるのでお答えしにくいのですが、 指導のやりかたについて思うことを書きます。 「〇〇が原因だと思われるので、△△を確認して□□なら◇◇をしてみて」 これだと高度すぎると思います。 その社員さんが一度に理解できる指示は 「△△を確認してどうなっているか教えて」 これが限度だと思います。 最初の指示内容だと、1:原因について理解し、2:確認し、3:判断し、4:実行する」です。 ムリなのです。しかし指示は4個出たので、とにかく4までやろうとする、結果失敗する。 1こずつ指示すれば確実です。どうせ全容は理解できないし。 「分かっていることをすべて教えて」のような抽象的な指示もそのタイプにはムリです。状況を整理する能力がないからです。 聞きたいことを具体的に1つずつ聞くしかありません。 箇条書きにメモを取ってお互いに確認できれば一番いいです。 能力の低い人はいます。 相手のレベルに合わせた指示、指導は必須です。

トピ内ID:7174411427

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良いアドバイスか分かりませんが。

041
相談員
隣の部署の男性とどう見えるかは、同僚ではなく他の部下に聞きましょう。 指示も曖昧な部分があります。 「すべて教えて」ではなく、確認したいことを具体的に聞きましょう。 多すぎる指示もNGです。 「~が~なら、~を~して」ではなく、「~を確認してきてください」とひとつずつ指示しましょう。 確認が全部出来たら、「では、~してください」と最終判断を下せばいいのでは? 部下の方もなかなかのようですが、トピ主にも力不足が感じられます。 部下を平等に扱うのが上司の仕事です。 年配女性なら、振る舞いには気を付けましょう。 特に部下はよく見ています。 尊敬できない上司の下では、部下は育ちません。 育てたいなら貶めるのではなく、認めるところから始めましょう。

トピ内ID:3570776004

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指示出しが下手

🙂
むー
言い方が回りくどい。相手も 女性上司はやりにくいと思うよ。 短いセンテンスでお願いしますよ。 あと部下に 少しでも色目を使ってると思われたら お終いです。

トピ内ID:7882386233

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ありがとうございます。

041
ちさ トピ主
ひろ様、相談員様ありがとうございます。 相談員様のおっしゃるように、私が力不足だということは否めません。 つい半年ほど前まで、問題の彼女と同じ立場で仕事をしておりましたので、まだまだ未熟です。 彼女がうまく処理ができなくて質問をしてくるのは、主に電話応対中です。 おふた方のおっしゃるように、ひとつずつ確認の指示を出すことも以前はしておりましたが、彼女自身も伝言係のような応対をするのは嫌なようで、確認した内容から検討違いの案内を勝手に初めてしまうことも少なくありません。 きっちりとした研修があるため、他のメンバーなら何の問題もなく解決できることなのですが…。 「若い男性云々」については、無意識のうちにそのような事もあるかもしれないと、何人かの部下にも聞きましたが、そのような事は感じた事がないとは言われました。 むしろ、彼女は難しい性格ですし、理解度が低いので彼女への対応は、他のどのメンバーに対するものより口調などは気をつけているつもりではいます。

トピ内ID:2667817804

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ありがとうございます(続き)

041
ちさ トピ主
ただ、他のメンバーに対するより、こちらからの質問も多くなりますし、指示も多くなるため、自分へのあたりがキツイと不満に感じているのかもしれないとは思いますが…。 40代にもなって、仕事を頼んでも無視したり、「無理です」などと平気で回答したり、体調不良で休んでいるのに、同じチームのメンバーに実はズル休みだとメールをしていたり、尊敬するところのない彼女への私の気持ちが、知らず知らず出てしまっているのかもしれませんね。 彼女への指示の仕方など、引き続きアドバイスいただけるとありがたいです。

トピ内ID:2667817804

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難しいですね…

041
ちさ トピ主
むうさん、ありがとうございます。 色目を使っているように思われるですか… そう思われないようにするのにはどうしたら良いのでしょう? 私からその男性に声をかけることはないですし、現在は職位としては私が上ですが、元同僚ですし、私の直属ではないので質問をうけることはあっても、私から指示を出したり注意をすることは皆無です。 また、彼女は私の前任者、前々任者の男性ともうまくいっていなかったため、私が女であることが原因だとは考えた事がなかったのですが、そこも要因なのでしょうか? どちらにしても、部署変更はありえない職場ですので、私が嫌であっても仕事と割り切ってもらうしかないのです。 指示の出し方については、私に改善が必要であることは認識できました。 ある程度の理解がある事を前提に指示を出していましたが、知識がないとしての指示出しをしたほうがよいようですね。 ただ、電話応対中ですので、何度も保留にするのは相手にも失礼ですので悩むところではあります。 知識の底上げが必須かもしれないですね。

トピ内ID:2667817804

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うーん

🙂
mizu
部下が状況報告したら、あなたは「○○だと思うからこうして」、と指示したけどそうでなくて部下が困ったということですよね。 部下はできる範囲で全部状況を話したのだから「だからすべていいました」以外言えないですよね。全て伝えてあなたの判断が間違っていた・・・部下はそれ以上何を言えばいいのか、何も言いようがないと思います。 あなたの判断・指示が間違っていたのに、状況報告が悪いみたいな言い方をして話をすり替えては誰でも怒ると思いますよ。それをあなたがわかっていないのが問題です。 自分を過信せず、間違っていたと思ったらすぐ部下の所に行ってあげたらどうでしょう?多分男性部下にはそれができているんじゃないでしょうか。

トピ内ID:2117241548

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まって電話対応だったら話は別では

041
ひろ
電話対応ということは 直接顧客やクライアントとやりとりしているのですよね。 そこで正しい情報が提供できず、相手を混乱させる可能性が高いのでしたら、 その仕事から一度はずすのが正しい対応だと思います。 かける側はそちらの事情はわかりませんから、電話口で言われたことを信じます。 「不正確な電話対応」がおよぼす影響についてもっと考えていただきたいです。 誤動作するに決まっている機械を顧客に貸し出すでしょうか。同じことです。 一度実務からはずすべきだと思います。 状況を細かく文書化して会社の信用を損なうことを説明し、上司に判断してもらうしかないと思いますが おきるであろうモメ事を最低限に抑えるのは(複数の上司に根回しなど)、これもちささんの業務のうちだと思います。 たいへんだと思いますが、部下の管理とはそういうことだと思います。

トピ内ID:7174411427

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40代だもんね

🙂
yu~yu
>自分で解決出来ない問題が起こるとパニックになっているような様子も、見受けられます とりあえず、自分で判らない電話なら廻せって指示だしますね。 電話応対なら相手がいることですし、一番に考えないといけないのは相手に迷惑を掛けないことではないでしょうか? 40代の件の彼女の成長って言われていますが、今から覚えていくことが可能ですか? この仕事に向いていないと引導を渡すのもあなたの役目だと思いますが。

トピ内ID:0389008931

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ありがとうございます

041
ちさ トピ主
mizuさん、ありがとうございます。 ただ、ご理解いただいている状況が少し違うようです。 状況の報告をされたものの、問題を解決するための情報としては不足しているため、確認をし状況が一致していれば、という条件のもとに指示を出したのです。 もちろん、その解決方法は私じゃないと判断できないことではなく、他のメンバーなら問題なく解決できる程度の内容です。 また、問題の男性の所に行くことはほぼありませんが、問題の彼女の所には、他のどの部下の所に行くより多くの時間をつかっています。

トピ内ID:2667817804

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なんとかしたいのですが…引き続きアドバイスお願いします。

041
ちさ トピ主
ひろさん、yu~yuさん、ありがとうございます。 顧客に迷惑をかけないようにする事が最優先で必要だという事は理解しています。 このご時世、向いてない などと直接伝えるのは、パワハラ&退職勧奨 になってしまう可能性がありますので難しいです…。 電話をうける業務以外の業務に従事させるということもできません。電話応対が彼女の主な業務のひとつなのです。 ですので、電話を回すという事もよっぽどのことがない限り許されない現状です。 一旦業務から外しトレーニングをするということでしたら可能なのですが、 ・自分だけにトレーニングを課される事を彼女が受け入れない可能性がある ・仕事をこなせない原因が知識不足のみではなく、落ち着いて対応できないことにある可能性があり、その部分のトレーニング方法が分からない という問題があります。 40代だから成長が見込めないとは思いたくはないのですが、無理なのでしょうか? 能力が高くはない方ですので、転職といってもスムーズにいくとは思えませんし、できることならこのまま頑張って勤務を続ける事ができるようにしてあげられればと思うのです。

トピ内ID:2667817804

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録音しましょう。

041
ホロホロ
通話内容を全部録音しておき、彼女が応対出来なかった分を後で一緒に聞きましょう。 2人で聞いて、2人で反省会をする。 改善されないなら、部署のミーティングの時に全員で聞き、どうしたら改善出来るかを皆で検討する。 それでも改善しない場合は、ミーティングの時に皆の前で約款の朗読をさせる。 パワハラと言われたら、通話内容を証拠として、「必要な措置であってハラスメントではない」と突っぱねる。 いやらしいやり方ですが、それくらいしないと自覚してくれませんね。

トピ内ID:2554370328

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勉強会を開くかな~

ハレルヤ
私だったら、まず彼女を40代、新人では無いから…という事を抜きにして、勉強会を開きます。 レスを読んで推察する限りでは、彼女は業務の全体の流れ?仕組み?を理解できていないのでは?と思います。電話の最中に焦って質問をするから、理解できないままに対応して余計にややこしい事になるのですから。 私なら、上司に頼んで勉強会を主催します。彼女以外でも希望者は参加できるようにして、なるべく新しい資料は作らずに、今あるマニュアルなどを使います。 そして事前に彼女に、今まで電話対応で困った点、対応できなかった点を箇条書で良いので提出してもらい、勉強会ではそれに対するシミュレーションを中心に行います。新入社員研修のように1~10まで読み込む、ノートをとるような物ではなく実践&シミュレーション中心にして下さい。 研修は長くても1時間半程、1事案につき30~45分程でまとめられると良いと思います。 彼女から、何で私だけ?と反発されるようなら、普段は電話中でバタバタしていて、落ち着いて説明できていなくて申し訳なかった。今、あなたが困ってる事と対応策をまとめて共有すれば、後進の役にも立つから、と。

トピ内ID:8093527879

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ありがとうございます。早速参考にさせていただきます。

🙂
ちさ トピ主
ホロホロさん、ハレルヤさん、ありがとうございます。 おっしゃるように、業務の中での指導というのでは限界があるということですよね。 上司と連携をとり勉強会の時間を取るようにします。 それを受け入れさせるために、彼女との反省会も是非実施したいと思います。 ハレルヤさん、よろしければ教えてください。 >研修は長くても1時間半程、1事案につき30~45分程でまとめられると良いと思います。 のアドバイスですが、短時間に集中して行うという意図だという理解でよろしいですか? 他に、そのような時間配分で行うことでの利点があるということでしょうか? みなさんからのアドバイス、とても参考になりました。 私自身も彼女と向き合う(対決するということではなく)姿勢が足りていなかったかもしれないと感じました。 道は険しそうですが、毅然とした態度と、一緒に問題を解決するという態度を示し、もう一度彼女と向き合ってみます。

トピ内ID:2667817804

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