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FAXが届いたか電話で確認…

レス28
（トピ主 1 ）
🙂
りんか
仕事
初めまして。 大卒後新卒で入社した会社で10年以上働いています。 出産後、時短勤務にしていただいてから、社内業務を担当することになりました。 会社自体、割と大きな会社ではありますが、受注等は本社一括で行っているため、それ以外の細々とした問い合わせを含めた対応をしています。 私の課自体は、朝晩を除いて、私1人で対応しているため、かなり忙しい状況ではあります。 電話も午前中は頻繁に鳴り、取れない際は別の課の方が取ってくださる場合もありますが、なりっぱなしの場合も… そこで、緊急を要しない場合は、FAXにて返信をお願いする旨を書いていますが、タイトル通り電話で要件を一通りに話してからFAX入れます…という方。 そもそものFAXが届いたかの確認電話を入れる方が多過ぎて…どうにかならないかなぁと思ってしまいます。 もちろん、FAX《メールでも》届いた後の対応は、きちんとしてるのですが、そういう方は、その会社のルールで、FAXプラス電話で確認を！という風にでもなっているのでしょうかね… 一つ例えを挙げるならば… 注文のFAXを流しました→受注を受けるのは、専門の部署です。→そのFAXが届いたかの確認の電話が掛かってくる。在庫の有無や出荷日確認等…→私が社内システムにて検索という感じなのですが、私の会社は受けた受注は20分程度で、然るべき内容を明記して、自動でリファックスされる仕組みとなっており、正直、もうちょっと待ってもらえれば知りたい情報は届くのに…という気持ちが拭えません。 大概説明しても、届いたか心配…や急いでいたので等。変わらず掛かってくるのです。 初めて、事務をやり始めて、こんな効率の良いシステムなのに、何故？！という気持ちが拭えず、こちらで聞いてみたいと思いました。 私なら、その電話かけている間に、別の仕事して、返事が来てから着手するのになぁ …と思ったので。

トピ内ID：7289980323

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誤送信するからね

🐱
猫技師
人間はミスを絶対にしないという人はいないと思うんですよね。 Faxも番号をFax機自体に登録はしているでしょうが、それでもボタンを押し間違えた、とか何等かの原因（機械が故障とか通信状況が悪くて、とか）で届かない可能性もあるわけです。 それはどんなに素晴らしいシステムだろうと起こりえる事で、発注がもし届いていなくて手配が遅れたら致命的だという企業であれば確認するのは当然かと。 逆に考えてみると、もしそのトピ主さんの会社の素晴らしいシステムが何等かの原因で正常動作していないで、誰一人それにも気づかずにいた場合、発注をした側は２０分待ち、返信がないからと再送して更に２０分待ち、それでも来なくて再送して２０分・・・これで１時間も遅れてしまうわけですよね。 それで「おたくのFaxどうなってるんだ！発注が遅れたせいで損害が出てる！どうしてくれるんだ！」って怒鳴りこまれても良いのでしょうか？ それも事務という仕事なんですよ。いやなら転職してください。

トピ内ID：0964813297

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確認したほうが良い。

🐱
メイ
送り先間違いって結構ありますよ。 以前我が家の電話（FAX）番号と似た番号の会社宛のFAXがよく送られてきて、うちのロール紙を勝手に使われるので迷惑しました。何かの注文のようでしたが電話代使って教えてあげる義理も無いので放っておきましたけど。FAX機能無しの電話にしてからは送信できないと自動再送されて何度も電話が鳴るのでそれもまた困りました。 面倒でもFAXで送る旨は互いに知っておいたほうがいいですよ。

トピ内ID：2018758600

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昔はそれが常識でした

🙂
asuka
数十年前はFaxを送ったら確認の電話をするというのが常識でした。 誤送信、Faxに気付かない、無視されるという場合もあるからです。 今でもその習慣を残している方がいるのだと思います。

トピ内ID：8669235303

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テストファックス

🐱
匿名
私の職場は、ファックスを送る前にテストファックスを送り、届いたか確認の電話を頂いてから、リダイヤル機能を使って本文を送ります。 個人情報が漏れることがないように配慮したものです。 以前、誤送信があり、上司が謝罪のために誤送信先と本来の相手先に伺うということがありました。 気軽に送れるのは便利ですが、誤送信の不安があるので、確認しているのかもしれませんね。

トピ内ID：0310524060

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おそっ！

🙂
あるある
＞受けた受注は20分程度で、然るべき内容を明記して、自動でリファックスされる仕組み ２０分って遅いと思いました。 それに注文内容が間違いないかとかまで自動では書かれないでしょう？ ＦＡＸが届いた確認じゃなくて 発送までの日にちによって仕事の割り振りをしたい その先のお得意様も大体の日にちを所望している 物が無ければ代替案の検討もしないといけない わが社ではそう言う感じです。

トピ内ID：9598655938

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私はFAX後必ず確認の電話を入れます

♨
maru1101
確実に担当者に届き、内容に不備が無いか確認の電話をします。 それは、そのFAXの返答を受けてからでないと次のステップに進めないからです。 極稀に会社に届いたものの、担当者に届かないと言う事が過去にありましたので、私は必ず確認の電話は入れます。 主さんの忙しいのは解かりましたが、不測の事態が起きて困るのは自分ですので、念には念をです。

トピ内ID：1247890248

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ちょっと理解しづらかった

041
ぴぴん
トピ文がすんなり頭に入ってこないのは私の老化のせいでしょう。 取引先がＦＡＸを送る旨の連絡が来て、ＦＡＸが届き、その「届いたか？」の伺い連絡がくるということでしょうか？ ＦＡＸを送るという電話が来たときに「送信後、こちらから（トピ主会社）３０分以上たっても連絡が無ければご連絡ください」と伝えては？

トピ内ID：5197931258

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ＦＡＸの不確実性

041
ジジコマチ
　が、かつて、あったからです。 　届いている筈のＦＡＸが届いていないケースが一昔前には時々発生しました（この原因は発信側・受信側・中継側等いろいろ）。 　また、小さな画面しかなく、送信先を間違うケースも。これは今でも発生しそうです。 　従って、貴女の言い分も分かりますが、大事な注文になればなるほど、確認したくなる人達が居る事も理解して欲しく思います。

トピ内ID：6403157966

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トピ主さんの会社も経験あるかも知れません

041
凛々
注文する側からだと、トピ主さんの会社だけに注文してるんじゃないんです。 REFAXするという規則があるのに返って来ない会社、注文通ってるのかなと確認したらFAX来てませんと言う会社。 そういう時に自社ルールとして、A社はREFAXあるので放置、B社はREFAX帰って来なかったら連絡、C社はFAX送ったら必ず連絡とやるより、どんな会社でもFAX送ったらまず届いてるか確認とした方が作業は明確になります。 私もトピ主さんのように考える方なので出来るだけ先方の手は煩わせたくないなと思います。 でも、REFAXが来るまでの間、届いたかな届いてないかなと心配するより、まず送ったら届いたかTEL確認した方が早いんですよね。 FAX送って別の作業してる間にそのことが頭から抜けて、REFAX来なかったのに放置なんて失態もTEL連絡してれば起こりません。 そう。私、何度かREFAX来てないの気づかなくて送りっぱなしで注文した気になってて、商品届かなくて真っ青という事態になったことがあるのです。 だから送ったら届いたか確認します。 お手数おかけして本当に申し訳ありません。

トピ内ID：9207926928

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どいつもこいつもコンプライアンス

🙂
なは
騒ぐ人があまりにも多いので、 FAX誤送信しなかったと一安心するために、 確認電話を入れることになっている。 ちなみに、FAX番号は「2人で」押す。 （一人は間違えていないか監視する） コンプラ不況になるわけだ。

トピ内ID：5693371592

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わかります

🐤
とおりすがり
派遣で10年以上勤務しています。 大手ほど「ＦＡＸ送信後は必ず電話確認」が徹底していた印象ですね。 私自身は、トピ主様と同じような立場を経験しているので、めちゃめちゃ抵抗ありました。 なので、こっそり受領返信依頼の文言を入れたりして（笑） ほんと、なんなんですかね、あれ。 でも、「電話確認が当然」という環境で育つと、むしろ「電話しないなんて信じられない」って思うみたいですよ。どんなに忙しい時でも、せっせと着信確認、かけたり受けたりしてましたし。お互い様って思えるんでしょうね。 でも、私は積極的に電話をとるタイプなんで、本当に勘弁してよね、でした。外部ならまだしも、社内で「まーた着信確認かい」なんて電話受けちゃうと、もうね。 ここだけの話、うんざりしていた時は、わざとのんびり確認に行ったりしてました。性格悪いです。すいません。 でも、同じフロア内でも端（こっちの電話）から端（あっちのＦＡＸ）、みたいな職場もあって、本当に迷惑してましたよ。

トピ内ID：4510131710

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う～ん

🐤
ちょっぱるふぃ
ＦＡＸ後電話は、会社のルールではなくビジネスのルールだと思うが。つまり一般的 トピ主さんの会社では相手の会社の担当者（営業？）と言うのはいませんか？ ＦＡＸが流れてきた専門部署に行くのでしょ？ 電話が掛かってきたら「届きました」相手が何か言って来たら「担当の者にこちらから連絡させます」と言うのは出来ないのでしょうか？ 長年販売に勤めてますが、取引会社へＦＡＸしたら確認の電話。期日を聞くのは当たり前になってます。 でも出た方が担当でないのはわかっておりますので、「担当の方をお願いします」と言いますよ そこで担当の方に期日など聞いたりします。 客注の商品だったら、お客さまに知らせる必要があったりしますからね。ちゃんと連絡しますよ。 お客様がその場に居る状態なら今知りたいわけなんですよ。要望の期日でＯＫなのかＮＧなのかを トピ主さんがトピの中で言っているシステム たぶんそういうのを見越して考えてないシステムなのでしょうか？思ってしまいました

トピ内ID：1929889584

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ビジネスマナーだからじゃない？

🙂
独り事務
担当者がすぐにFAXを確認出来る環境かどうか、社外の人は知りません。 また、間違い電話なら相手が出ればわかりますが、 間違いFAXをしてしまった場合、 送達確認をしなければ間違いに気づきようがありません。 だからFAXの送達確認は、ごくごく一般的な事です。 また、システム自体は効率がいいのかもしれませんが、 システムの運用には問題があるようです。 「緊急を要しない場合」とおっしゃいますが、 裏を返せば、電話優先、FAXはその後の処理と宣言しているも同じです。 電話が集中すればFAXは後回しとも取れるので、 電話を入れたというアリバイ作りは必須です。 誰も好んで、後回しにはされたくないからです。 電話を減らしたいのなら、 「FAX受信後、30分以内に回答を返信します」と周知したらいかがでしょう。 事前に待ち時間を周知しておけば、待てる人は待ってくれます。 登録済みの番号宛に送っている取引先なら、 処理の優先順位を気にしての送達確認でしょうから。

トピ内ID：2062647779

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状況は違うかもなので・・ずれたレスですみません

🙂
ノイッシュ
書店勤務あるある・・、でもあると思いますが ＦＡＸって、本当に届いているか不安で不安で。 もちろん、宛先もあっていますし、送信完了も確認できていますが 例えば、出版物。完全限定生産などとなると、締め切りが大変早い場合があります。 発売半年前には申込み締切なんてのも当然あります。 そして、そういう商品に関しては「買切」「高額」なものがほとんどで、どこのお店も店頭用に余分に仕入れること言う事はほとんどありません。 （超大手様などは別格かもしれませんが） しかし、そういう商品のほとんどは「ＦＡＸ」での発注となります。 あとは、届いていることを祈るのみ。さて、発売日直前。 「入荷予定０」なんてことになると目も当てられせん。そういう商品は間違いなく「客注」ですから、「入荷しません」は許されません。でも、半年も前のＦＡＸ。送った届いてない、の水掛け論になるのを防ぐため「確実に注文が通っている」という保障が欲しいのです。そういう商品に対してだけは、受注確認のメールや電話での確認・ＦＡＸ返信を求めることがあります。全てがＷＥＢなどで「受注済」と確認できるようになればいいのですが

トピ内ID：9902588508

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その２０分が長いんじゃないかと。

041
ゆきうさぎ
ちょっと違うとは思いますが、 個人でネット通販を利用していますが、 オーダーして１分程度で、 注文受付、納期目安等書かれた 自動メールが返ってくる会社があります。 顧客は、そういう速さを要求しているのでは？ （単にせっかちというのもあるでしょうが） せめて、ＦＡＸやメールがちゃんと届いた、という ことだけでも真っ先に知らせれば、 多少は電話問い合わせが減る、、、とか？？ 緊急を要しない、っていえば、後回しにされそうで、 のんびりやってください、と、言えないでしょう？ すぐかければ調べてもらえることがわかっているなら、 ２０分待つより早いわけだし。 私なら２０分待てるのに、って話じゃないと思うのですが。 顧客に対して失礼なものいいに聞こえますが？ てんてこ舞いなあまりの感想なんだとは思いますが。

トピ内ID：2968382830

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誤送信

💔
sora
ＦＡＸ入れますと言われたら、届いたら届きました＆確認しましたって先方へ連絡いれますよ。 相手も不安に思っていると思いますし。 私の家にはどこぞの会社と番号が似ているらしく　結構誤送信のＦＡＸガンガンきます。 最初は丁寧に　送信元に間違ってますよと連絡いれていてあげたけど一向に減らないんので今は無視してます。 きっと　送った送らないでトラブルになっている事と思いますが、こちらも無駄に紙を使わされた訳で（当時は紙）知ったことではありません。 社会人なら　そういったリスク考えて行動しませんか？

トピ内ID：2099348538

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規定があります

🙂
KK
FAXを送ったあとは確認するよう 社内規定があります。

トピ内ID：5750108639

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信頼されていないということ

041
えいりあん
＞そもそものFAXが届いたかの確認電話を入れる方が多過ぎて… だとしたら、あなたの会社が信頼されていないという事です。 過去に何かあったのかもしれませんし、そうでないにしろ相手に不安を感じさせる状況であるという事です。 少なくとも受注側の人間としては、相手に問題があるからという前提で話をしているのは筋違いです。 そういう電話がおおくて困っているなら、ＦＡＸを受けたら即受注しましたというＦＡＸを即返信するとか。 あなたにとって、たった20分待てばというのは、あなたの勝手な都合です。その20分、何の音さたもないことが相手を不安にさせるという事です。 実際発注する側として、ＦＡＸに対して何も反応しない会社、即ＦＡＸ受け取りましたという返事をＦＡＸしてくる会社、さまざまですが、どっちがより相手に安心感を与えるかは言うまでもありませんよね。

トピ内ID：8162070533

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トピ主です

🙂
りんか トピ主
ご意見ありがとうございます！ 誤送信の為…というご意見がほとんどですね。 確かに、価格が書いたものなどを、他社へFAXしてしまうと大変ですもんね。 そこは理解出来ます。 ただ、FAXが届いたかどうかもですね、送信後してすぐには分からないので、5分程度おいてから電話を掛けて来られるんですよね。 結局ワンクッション置いてる間は、別の作業をしている訳だったら、単純にもう少し待ったらいいのにな…と思うのです。 どなたかが書かれていましたが、ずっと待ってよ！とそこまで傲慢な事は思わないんですよね。例えば、あれ返信来てないな。じゃあ電話してみるか！とはならないのかなと。 また別の方が、20分が遅いと書かれてましたが、20分後には、FAXを受けた事ではなくて、受注完了で必要事項が全て明記されたものが届く形になります。まぁ、これは会社ごとで色々あるとおもいますが。 実際の所、FAXでのやり取りは、10年前と比較すれば格段に減っており、今はFAXしか手段のない取引先とのやり取りでの出来事であるため、やはりそういう方々が見ると、FAXなんて信用ならん！やはり電話で確認を！！という事でしょうね。

トピ内ID：7289980323

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理由はいろいろ

🐤
ふう
ＦＡＸ後に電話をする理由は皆さんがコメントしていますが （１）会社のルール （２）誤送信が心配 （３）過去にトラブルがあった （４）本当に急いでいる （５）担当者の性格（せっかち、電話しないと気が済まない、他） （６）その他 こんな感じでしょうか。 私がトピ主さんの立場なら、ですが、相手先担当者や入電内容で対応を変えますね。 （例） Ｘ社のＡさんは心配性で急いでるわけでもないのに注文内容を確認させようとする。 （Ａさん） 「先ほど注文のＦＡＸを送りましたが届きましたか？」 （トピ主さん） 「今、他社様からも問い合わせを受けておりまして・・申し訳ございませんが折り返しお電話させていただきます」 →ＲＥＦＡＸが届いたころを見計らって架電 「あ、ＲＥＦＡＸが届きましたか。お待たせして申し訳ございませんでした。」 トピ主さんの会社は「割と大きな会社」とありますが、ＦＡＸ受注システムを使っているということは、相手先の会社は中小規模の会社も多いのではないですか？ また、業種もＩＴ化が進みにくい、昔ながらの業種が多いのでは？ そうであれば入電はなかなか減らなさそうですね。 頑張ってくださいね。

トピ内ID：9689306206

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効率が良いは、トピ主さんの会社にとってですよね

041
ななみ
２０分程度でリファックスされる仕組みとありますが、まずすぐに、「受注のファックス頂きました。在庫確認、出荷日程等確認して、２０分ほど（余裕をもって３０分～１時間でも）で、詳細をＦＡＸいたします。」という内容で、１通送るようにシステムを変えてもらえばどうですか？２０分で送られるＦＡＸの然るべき内容って、在庫や出荷日等すべて明記でいいんですよね。 自分の会社のシステムに顧客を合わせようとするのは失礼だと思います。それでも、届いたか確認をする顧客に対してはすぐにリファックスで対応できるのではないですか？システムの効率化って、顧客にお願いすることもあるかもしれませんが、基本は社内で自分たちのやり方を変えてより良くしていくものでしょう？「割と大きな会社」という割に、電話対応が杜撰すぎませんか？ ＞電話も午前中は頻繁に鳴り、取れない際は別の課の方が取ってくださる場合もありますが、なりっぱなしの場合も… これがよくあるなら、すぐに対処すべきことですよね。

トピ内ID：5210060777

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いや本当に

☀
ねじっこ
お気持ち、とてもよくわかります。 個人的な感想にすぎませんが、要領のあまり良くない方に限ってそういうことをする気がします。 でも「それが常識」「誤送信やエラーで不達になったらどうするの」といった意見が大半を占めるのでしょうか。 そういう小さな無駄の積み重ねが長時間労働の一因にもなっているとも思うのですが、 それをおかしいと思う人が増えないことにはどうにもなりませんよね。 今後そういうことを「当然」としていた世代は徐々に減ります。 合理的と言われるゆとり世代の比率が増えてくれば何か変わるかもしれません。

トピ内ID：3331543942

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もう一つ思い出した

🙂
FAXは確実に。
エピソード 確かにFAXしたのに届いていないと言う担当がいます。 送信には正常送信とも履歴が残るので届いていないはずは無いのですが 届いていないと言い張る人もいて間違って捨てちゃった？ 大きい会社なら別の方が持って行っちゃったのかな？と思っていますが 宛名の人に渡さないのは社内いじめか？とも想像しています。

トピ内ID：4815021329

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社内ならメールでよいのでは？

🙂
とおりすがり
言った言わないの話にならないために、依頼業務は文書化する必要があると思います。定型フォーマットを使うのもそのためでしょう。 でも社内ならFAXにする必要ないですよね。開封機能（または受信確認機能）付きのメールにすれば良いのではないでしょうか。うちの会社では社内依頼は全部メールにしてます。 相手が見たかどうかは開封確認でわかりますので、開封していない時に催促の電話をするようにしてます。

トピ内ID：4199829803

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あるんだね

🙂
どーにもこーにも
大変ですね。これからも対応してください。 うちは電話確認はしないですね。 2日経っても返事なかったら再送信するぐらい。 基本的に急ぎの要件はfax使わないし。

トピ内ID：2886542562

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仕方がない

🐧
ナホ
各々やりかたがあるので。 あなたがたがリファックスされるといってもあちらにも仕事の段取りがあります。２０～３０分待つ間ちがう仕事してうっかりわすれていた→遅れてなかった、発注ミスがあった では困るのです。 便利なシステムが相手にあってもこちらではそうではないです。 どの会社も効率よくいきたいでしょうけど、所詮人の手使う仕事にはミスもつきものなので確認はしつこいくらいがちょうどいいのです。

トピ内ID：4565368798

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電話確認するようになりました

🙂
ぴんか
私も以前は電話確認なんて…と思っていましたが あったんです、FAX届いてないって言われたことが、 つい最近の事です。 送信履歴にきちんとあったので誤送信ではないです。 ＦＡＸは誰が受け取るか分からない、 確認の返信ＦＡＸもだれが受け取るかわからない なのでそれ以来面倒でもこちらから電話で確認する事にしました。 ＦＡＸよりＥメールが好きです…

トピ内ID：5626572446

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色々

🙂
ss
＞送信後してすぐには分からないので、5分程度おいてから電話を掛けて ＞単純にもう少し待ったらいいのにな…と思うのです。 単に、トピ主さんの会社の都合だけ、相手が自分のやり方に合わせろ、という話だよね、理解してる。 ＞これは会社ごとで色々あるとおもいますが。 理解してないじゃん。

トピ内ID：2033466448

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