有休担当者が間違えます

私の職場では、女性の係長が有休担当者です。その人がここ数年有休の間違いがあり私なりの対策をしています。 〇日に有休届を出したのに、出勤簿は未入力だった。月が変わったとかではなく、月内です。忙しくて忘れたこともあろうと思い、前日パソコンで出勤簿をチェックしています。 半休と出したのに、有休となっていたり、別の人は午前半休にしたのに遅刻になっていたこともあります。後者は上の上司が気付いて半休になり、私は「今日午後半休します」と言うようにしています。 面倒臭いと思われがちですが、欠勤防止です。つい最近は、「休日出勤をしなくて良い」と言われたのに、前日に上の上司に確認したら「出勤する予定になっている」とわかりビックリしたことがあります。 彼女は自分が悪くても悪いとは思わなく、相手が悪いと思う人です。なので自分で対策をしないと悪者扱いになります。 以前残業をしたとき、ある日の残業時間が未入力で（時間も少なかったですが）気が付いたときは給料明細を貰った時でした。 そんなこともあり、出勤簿を毎月各個人で確認して貰うようにしています。 もしミスがあればそのときに「〇日は午後半休です」と付箋を貼った方が良いのか、今まで通り「今日午後半休します」と口頭に伝えた方が良いのでしょうか？ 上の上司に相談するのは最終段階で今は考えてはいません。上記以外にお互い嫌な思いをしなく、伝える方法があったら教えてください。